🤔 รู้ไหมว่า.. 41% ของ Solopreneurs รายงานว่า ‘การบริหารเวลา’ คือความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุด
นอกจากเรื่องเวลาแล้ว สิ่งที่ท้าทายไม่แพ้กันคือการที่ Solopreneurs ต้องสวมหมวกหลายใบเพื่อจัดการงานทุกอย่างพร้อมกัน ทั้งผู้บริหาร, นักการตลาด, ครีเอทีฟ และอื่น ๆ อีกเพียบ ซึ่งปัจจัยหลักสองเรื่องนี้ ทำให้เหนื่อยจากการรับมือหลายอย่างมากเกินไป ตั้งแต่การทำงาน การวิเคราะห์ ไปจนถึงการตัดสินใจ เลยทำให้ Solopreneurs หลายคนหมดไฟไปกลางทาง
แต่ในวันที่เทคโนโลยีเริ่มเข้ามามีบทบาทในการทำงานมากขึ้น การทำทุกอย่างด้วยตัวเองไม่ใช่คำตอบเดียวอีกต่อไป เพราะเราสามารถใช้ AI เข้ามาช่วยในส่วนต่าง ๆ เพื่อให้เราไปโฟกัสกับเรื่องสำคัญได้มากขึ้น
ในบทความนี้เราเลยจะพามาดู 4 งานที่ควรส่งไม้ต่อให้ AI ช่วยจัดการ เพื่อคืนเวลาและพลังงาน ในการทำงานของ Solopreneurs
1. งานจัดระเบียบข้อมูลที่กองเป็นพูน อยู่เต็มหน้าจอ
งานคัดแยกข้อมูล และจัดระเบียบ เป็นหนึ่งในงานที่ใช้เวลามากที่สุดในการจัดการ เพราะมีทั้งจัดกลุ่ม, แบ่งไฟล์ และเรียบเรียงให้ถูกต้อง ซึ่งในการคัดแยกข้อมูลแต่ละครั้ง รู้ไหมว่าเราใช้เวลามากถึง 4.1 ชั่วโมงต่อวันในการจัดการ แถมบางครั้งเมื่อต้องจัดหรือเรียบเรียงข้อมูลที่มากเกินไป ก็เกิดข้อผิดพลาดตามมาอีกต่างหาก เพราะสมองของคนผิดพลาดได้เมื่อต้องรับข้อมูลเยอะ ๆ
แต่เมื่อเราใช้ AI เข้ามาจัดการในส่วนนี้แทน ก็จะช่วยแก้ปัญหาทั้งเรื่องของเวลา เพื่อให้เราได้ไปโฟกัสในสิ่งที่สำคัญ และลดความผิดพลาดได้ถึง 40% เลยทีเดียว
ซึ่งการสั่งการ AI ในการทำงานนี้ก็เป็นเรื่องสำคัญ เพราะฉะนั้นเราจำเป็นที่จะต้องให้ AI เข้าใจวิธีการทำงานของเรา เพื่อให้การทำงานออกมามีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถทำได้ง่าย ๆ ผ่าน 3 วิธี ดังนี้
- บอก AI ให้รู้ว่าข้อมูลที่ต้องจัดการคืออะไร เช่น ไฟล์สรุปยอดขายรายเดือน หรือกล่องข้อความจากลูกค้า
- ต้องวางโครงสร้างให้ AI รู้ว่าต้องแบ่งกลุ่มยังไง เช่น ข้อมูลหมวดหมู่ A ให้จัดเก็บลงโฟลเดอร์ A หรือคีย์เวิร์ดแบบไหนที่ต้องแยกเป็นเรื่องเร่งด่วน
- อย่าคิดว่าให้ AI ทำแล้วการจัดการจะไม่ผิดพลาด ต้องตรวจสอบการทำงานอยู่เสมอ เช่น ก่อนนำไปใช้จริง ควรเช็กความถูกต้องในการทำงานของ AI ก่อน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกจัดเก็บเข้าโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง และไม่มีการส่งข้อมูลไปผิดที่
Anna Burgess Yang นักเขียนอิสระ เคยบอกไว้ว่า “เมื่อก่อนตอนเก็บงานลูกค้า และบทความลงฐานข้อมูลใหญ่ ๆ จะต้องนั่งเพิ่มหมวดหมู่ไว้ 2-3 หมวดหมู่เพื่อให้หามันเจอ แต่ตอนนี้ AI ช่วยหาให้เจอได้ จากการตั้งรายการล่วงหน้าไว้ ถึงจะไม่สมบูรณ์แบบ แต่มันถูกต้องถึง 90% ซึ่งมันก็เพียงพอแล้วกับการค้นหาแบบนี้” ซึ่งมันย้ำให้เห็นว่า AI ไม่ได้ทำงานถูกต้อง 100% เราจึงต้องตรวจเช็กความถูกต้องเสมอ แต่ที่สำคัญ มันเข้ามาช่วยให้เราประหยัดเวลาไปได้มาก
2. งานที่ต้องต่อยอดจากไอเดียเดิม แต่ไม่มีเวลามาคิดเพิ่ม
Solopreneurs ส่วนใหญ่มักจะสร้างหรือคิดคอนเทนต์ในรูปแบบเดียว และไม่ต่อยอด ทำให้คอนเทนต์นั้นถูกใช้ได้แค่ครั้งเดียว แทนที่จะต่อยอดเอาไปใช้ได้เรื่อย ๆ ในแพลตฟอร์ม หรือรูปแบบอื่น ๆ
ในยุคที่แต่ละแพลตฟอร์มอาจต้องการคอนเทนต์ที่รูปแบบต่างกัน อาจเป็นโพสต์สเตตัส, บทความ หรือการส่งอีเมล การสร้างคอนเทนต์หนึ่งอย่างเพื่อตอบโจทย์หนึ่งแพลตฟอร์ม เป็นเรื่องที่ใช้เวลา และพลังงานมากเกินไป สำหรับ Solopreneurs ดังนั้นการเอา AI เข้ามาช่วยในการคิด และต่อยอดไอเดียเดิมเพื่อให้คอนเทนต์ที่ทำไปตอบโจทย์ หรือแตกรูปแบบได้มากยิ่งขึ้น ก็จะประหยัดเวลาและสร้างผลลัพธ์ได้มากขึ้นด้วย
เช่น ถ้าเราโพสต์หนึ่งบทความลงใน Facebook และใช้ AI เพื่อเข้ามาช่วยในการต่อยอด เราอาจจะสามารถโพสต์เนื้อหาต่อได้บน LinkedIn, บนกระทู้ของ X รวมถึงสามารถส่งไปยังอีเมลของผู้ติดตามของเราได้ด้วย ที่ใช้เนื้อหาเดิม แต่ปรับหรือเสริมให้เข้ากับแพลตฟอร์มนั้น ๆ มากขึ้น
แต่ต้องย้ำให้ชัดว่า สิ่งที่ทำไม่ใช่การ ‘ให้ AI คิดใหม่ทุกอย่าง’ แต่คือ ‘ให้ AI ต่อยอดจากสิ่งที่เราคิด’ เพราะคอนเทนต์ที่มาจากวิธีการคิด หรือการสื่อสารต่าง ๆ ของเราเอง จะสื่อสารได้ดีกว่า การให้ AI คิดเองทั้งหมด เพราะ AI ไม่ได้เข้าใจ และเห็นความสำคัญได้เท่ากับตัวเราเอง
3. งานที่ต้องเดินหน้าตามเป้าหมาย แต่ไม่มีคนมาคอยติดตาม
ศิลปินยังมีผู้จัดการ นักกีฬายังต้องมีโค้ช จะออกกำลังกายก็ต้องมีเทรนเนอร์ แต่ความยากคือ Solopreneurs ไม่มีใครมาคุมให้อยู่ในเส้นทาง แถมไม่มีผู้จัดการมาคอยตรวจสอบงาน นั่นทำให้บางครั้ง Solopreneurs หลายคนเคว้งคว้าง และหลงทางจากเป้าหมายอยู่บ่อย ๆ เพราะไม่มีคนมาคุม หรือติดตามความคืบหน้า
ดังนั้น AI จึงเป็นตัวช่วยสำคัญที่จะไม่ให้เราหลงทาง เพราะนอกจากมันจะเตือนเกี่ยวกับรายการสิ่งที่ต้องทำได้แล้ว มันยังเข้ามาตรวจสอบ ติดตามความคืบหน้า ปรับเปลี่ยนกิจวัตรประจำวัน รวมถึงยังแนะนำแนวทางปรับปรุง และพัฒนางานของ Solopreneurs ได้ด้วย
ซึ่งเราสามารถออกแบบให้ AI ตรวจสอบได้ทั้งรายสัปดาห์ รายเดือน แล้วกระบวนการตรวจสอบความคืบหน้าจะทบทวนสิ่งที่ทำสำเร็จ สิ่งที่ตกหล่น และสิ่งที่ควรจัดลำดับความสำคัญในการทำงานได้ และ AI จะคอยเตือน และตรวจสอบความคืบหน้าตามเราตามที่เรากำหนดไว้ เช่น AI จะมาเตือนว่า ที่เราบอกว่าจะทำงานชิ้น ABC เมื่ออาทิตย์ที่แล้ว ตอนนี้มีอะไรทำเสร็จไปแล้วบ้าง และมีอะไรบ้างที่ยังค้างคาอยู่
เมื่อใช้ AI มาเป็นคู่หูคอยติดตามความรับผิดชอบ ก็จะช่วยให้การโฟกัส และการทำงานตามที่ตั้งใจไว้สำเร็จไปตามแผนแบบที่ไม่หลงทางนั่นเอง
4. งานวิจัยที่ต้องหาข้อมูลเพิ่ม แต่ไม่อยากเสียเวลาเปิดหลายเว็บ
ถ้างานคัดแยก และจัดระเบียบข้อมูลกินเวลาในการทำงานมากแค่ไหน การวิจัยและสรุปข้อมูลก็กินเวลาไม่แพ้กัน เพราะการทำสองสิ่งนี้จำเป็นที่จะต้องใช้ความสามารถในการหาข้อมูล ซึ่งเมื่อข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ตามเว็บไซต์ต่าง ๆ มากมาย เราก็ต้องจำใจในการเปิด เพื่อหาข้อมูลที่ต้องการ
รายงานจาก McKinsey & Company ชี้ว่า เราเสียเวลาถึง 20% ของสัปดาห์ไปกับการค้นหา และรวบรวมข้อมูล ซึ่งทำให้เราเสียเวลา เสียสุขภาพจิต แถมเสียความสามารถในการสร้างผลงานอื่น ๆ ด้วย
แต่ในวันนี้มีเครื่องมือ AI หลายตัวที่สามารถเข้ามาแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ เพราะ AI บางตัวมีความสามารถโดดเด่นมาก ๆ ทั้งในการวิจัย การระดมสมอง หรือการสรุปเอกสารที่ยาวหลายหน้า ซึ่งมันไม่ได้เข้ามาแทนที่การคิดของเรา แต่มันคือจุดเริ่มต้นที่ช่วยไกด์ให้เราต่างหาก
เช่น หากเราต้องการค้นหาเทรนด์ของการตลาด ในปี 2026 เราก็สามารถบอกให้ AI ช่วยค้นหาเรื่องเทรนด์การตลาด ภาพรวมของการแข่งขัน หรือแนวโน้มสำคัญที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตข้างหน้าได้ เพื่อให้เราสามารถนำกลับมาวิเคราะห์ ต่อยอดกับธุรกิจของเราให้เดินต่อได้อย่างมีทิศทางมากขึ้น
แทนที่เราต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลตัวเองทั้งหมด เราสามารถใช้เครื่องมือ AI ในการเข้ามาช่วยคัดกรอง และค้นหาให้เรา แถมยังได้ข้อมูลเนื้อหาข้างในคร่าว ๆ โดยที่ยังไม่ต้องกดอ่าน แต่สำคัญคือ เมื่อได้ข้อมูลมาแล้วเราจำเป็นต้องตรวจสอบผลลัพธ์ด้วยเช่นกัน เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีอะไรผิดพลาด เมื่อเราใช้ AI เข้ามาช่วยในการทำงานนี้ก็จะทำให้เราเจอข้อมูลที่ต้องการได้เร็ว และแม่นยำมากขึ้น
ซึ่งเครื่องมือ AI ในการจัดการงานทั้ง 4 รูปแบบนี้ ก็มีตัวเลือกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น Claude, ChatGPT, Gemini หรือ Perplexity ซึ่งเราสามารถบันทึกคำสั่งหรือใช้คุณสมบัติของ AI ตัวนั้น ๆ ได้อีกเพื่อให้การทำงานลงลึกมากขึ้น เช่น อาจใช้คุณสมบัติ Deep Research เพื่อหาข้อมูลได้ลงลึกมากยิ่งขึ้น เป็นต้น
เมื่อเราลองส่งไม้ต่อให้ AI ทำงานที่ใช้เวลาแทนเรา ก็จะช่วยให้ Solopreneurs แก้ปัญหาของการจัดการเวลาได้ดีมากยิ่งขึ้น รวมถึงผลักดันผลงานให้ไปต่อได้แบบไม่ติดคอขวดจนเกินไป แม้จะทำงานตัวคนเดียว
แปล เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา
- 4 tasks that solopreneurs can hand over to AI
- How To Overcome Common Challenges Of Solopreneurship: Lessons Learned
- 6 AI Agents for Personal Productivity
- How I Use AI Tools Daily to Build Better Habits and Hold Myself Accountable
- Time Wasted Searching Information: Why It’s Killing Employees Time + Our Biggest Findings
