เคยไหม? ประชุมทั้งวันจนไม่มีเวลาทำอะไร งานที่กองไว้ก็ยังไม่เสร็จ แถมประชุมแต่ละครั้งก็ยังเจอแต่การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพอีก แล้วจะแก้ปัญหานี้ได้ยังไง
มีการสำรวจจาก Microsoft พบว่า 64% ของคนทำงานกล่าวว่า พวกเขารู้สึกขาดเวลาและพลังงานในการทำงานอื่น ๆ ให้เสร็จ เนื่องจากการต้องเข้าประชุมที่มีมากมาย ยิ่งไปกว่านั้นยังดูดพลังและเวลาไปจนหมด รวมถึงทำให้ไม่สามารถโฟกัสกับงานอื่นได้เท่าที่ควรจะเป็น นอกจากนี้การประชุมในแต่ละครั้งก็ไม่ได้มีประสิทธิภาพจนยิ่งทำให้รู้สึกหมดแรงเข้าไปอีก ดังนั้นควรวางแผนการประชุมให้มีประสิทธิภาพจริง ๆ เพื่อรักษาเวลาและพลังงานของพนักงานให้มากที่สุด
มาลองดู 7 เคล็ดลับ ประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ที่ต้องเตรียมให้พร้อมตั้งแต่ก่อนเริ่มประชุม
1. ความเครียดในที่ประชุมจัดการได้ ถ้ารู้ทัน
การประชุมในแต่ละครั้ง ไม่มากก็น้อยมักจะมีอารมณ์และความตึงเครียดซ่อนอยู่ ซึ่งถ้าหากเตรียมตัวรับมือล่วงหน้ามาก่อนแล้ว ก็จะช่วยให้การนำทีมในช่วงเวลานั้นเป็นไปด้วยความใจเย็นและสงบมากขึ้น สามารถทำได้ผ่าน 2 วิธี คือ
- การจำลองเหตุการณ์ล่วงหน้าที่จะเกิดขึ้น เป็นการคาดเดาล่วงหน้าว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับการประชุมที่กำลังจะมาถึง เช่น มีใครเข้าร่วมบ้าง บริบทจะไปไหนทิศทางไหน เพื่อช่วยให้รับมือได้ดียิ่งขึ้น
- การให้เวลาตัวเองก่อนและหลังการประชุม เป็นการให้เวลากับตัวเองเพื่อจดจ่อและทวบทวนก็เป็นสิ่งสำคัญ โดยแบ่งเวลาก่อนเริ่มประชุม 10 นาทีเพื่อให้ได้จดจ่อกับเนื้อหาที่ต้องการ และหลังประชุม 10 นาทีเพื่อให้ได้ทบทวนเนื้อหาและปรับตัวสำหรับการทำงานหรือการประชุมต่อจากนั้น
2. อย่าให้อาการเมาค้างจากประชุมอยู่นาน รีบจัดการก่อน
ความรู้สึกอึน ๆ มึน ๆ ไม่มีสมาธิ หลังจากที่เข้าประชุม มีชื่อเรียกว่า อาการเมาค้างหลังการประชุม (Meeting Hangover) ซึ่งเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่พนักงานต้องเคยเจอ อาการนี้มักจะเกิดจากการประชุมที่มีระยะเวลานาน หรือบางครั้งก็ยังไม่ได้ข้อสรุปเกี่ยวกับเรื่องที่เข้าประชุมสักที ซึ่งอย่าปล่อยให้ความรู้สึกเหล่านี้อยู่กับตัวหรือทีม จงแก้อาการเมาค้างให้หายไปด้วย 5 กลยุทธ์ ได้แก่
2.1 - เปิดทางให้ทีม การที่ทีมไม่ได้มีส่วนร่วมในการประชุม อาจทำให้รู้สึกเสียเวลาและอึดอัด ดังนั้นควรเปิดโอกาสให้ทีมรู้สึกว่าสามารถที่จะแสดงความคิดเห็นได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดอาการเมาค้างหลังการประชุม
2.2 - จำกัดคนเข้าประชุมแค่ที่จำเป็น อาจเชิญเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องในการประชุมจริง ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการประชุม เนื่องจากเมื่อคนน้อยลงก็จะช่วยให้ทุกคนจดจ่อกับเนื้อหาได้มากขึ้น และได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
2.3 - จำกัดเวลาในการประชุม ควรจำกัดเวลาก็เป็นสิ่งสำคัญ จำกัดเวลาให้พอดีกับเนื้อหา ไม่น้อยหรือมากเกินไป เพื่อช่วยรักษาเวลาและพลังงานของทีมสำหรับงานอื่น ๆ
2.4 - เปลี่ยนหัวข้อให้เป็นคำถาม หัวข้อวาระการประชุมอาจทำให้ทีมรู้สึกเบื่อหน่ายและไม่อยากฟัง ซึ่งถ้าหากลองเปลี่ยนเป็นคำถาม อาจกระตุ้นทีมและส่งผลที่ดีกว่า เนื่องจากต้องหาคำตอบด้วยกัน
2.5 - กำหนดหน้าที่ในการรับผิดชอบ การกำหนดหน้าที่จะช่วยบ่งบอกว่า ขั้นตอนของงานอยู่ในกระบวนการไหน ต้องทำอะไรต่อ และเมื่อมีหน้าที่ที่ชัดเจน ก็จะลดอาการเมาค้างหลังการประชุมได้นั่นเอง
3. ให้ทั้งทีมพูดคุยกัน ไม่ใช่คุยฝ่ายเดียว
สิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการประชุมคือการทำงานร่วมกัน ยิ่งมีทีมเวิร์กมากเท่าไหร่ ประสิทธิภาพของการประชุมก็จะยิ่งมากขึ้น เพราะฉะนั้นควรให้ทีมมีส่วนร่วมระหว่างกันมากที่สุด เช่น บอกสิ่งที่ต้องการให้ชัด การคุยกันระหว่างทีมก็ช่วยให้ทีมเข้าใจตรงกัน และเกิดเป็นทีมเวิร์กขึ้นมาได้ เช่น อยากได้บรรยากาศของงานแบบนี้ ก็จะช่วยให้การทำงานราบรื่นมากขึ้น และเมื่อทีมทำได้ก็แสดงความชื่นชมเพื่อให้ทีมมีแรงในการทำงานร่วมกันอีกเรื่อย ๆ
4. เชื่อมการประชุมแบบ Hybrid ให้ต่อถึงกันทุกคน
การประชุมรูปแบบ Hybrid คือการรวมระหว่างออนไซต์ (Onsite) กับออนไลน์ (Online) ซึ่งบางครั้งทีมก็มักจะสื่อสารกันผ่านช่องทางออนไลน์ (Online) มากกว่าและทำให้ส่วนร่วมที่มีต่อกันในการประชุมน้อยลง จึงจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบเพื่อให้ยังคงสื่อสารเชื่อมกันได้ถึงแม้จะไม่ได้เจอหน้ากัน ด้วย 3 วิธี คือ
4.1 - มองการประชุมเป็นวัฒนธรรม เมื่อการประชุมแบบ (Online) คือการพูดคุยกันผ่านจอ เลยอาจทำให้ทีมไม่ได้สนใจวาระการประชุมที่แท้จริง ดังนั้นจึงต้องทำให้เห็นว่าการประชุมที่ต้องการจริง ๆ เป็นแบบไหน
4.2 - เลือกผู้นำประชุมที่เหมาะสม เนื่องจากการประชุมแบบ Hybrid มีการเข้าถึงตัวของแต่ละคนได้ยากกว่าเนื่องจากไม่ได้เป็นการเจอหน้ากันทุกคน ผู้นำในการประชุมนั้น ๆ ก็ควรจะเป็นคนที่เหมาะสมพอที่จะนำทีมได้ทั้งคนที่อยู่ออนไซต์ (Onsite) และออนไลน์ (Online)
4.3 - เก็บข้อมูลเพื่อนำมาปรับปรุง ถึงแม้ข้อเสียของการประชุมแบบ Hybrid คือการสื่อสารที่น้อยลง แต่ข้อดีคือการมีข้อมูลที่ช่วยวิเคราะห์ในเรื่องต่าง ๆ เช่น การมีส่วนร่วม ผลผลิต หรืออื่น ๆ ซึ่งสามารถนำมาปรับปรุงให้กับการประชุมครั้งถัดไปได้
5. ใช้ความอยากรู้ ดึงไม่ให้ทีมหลุดโฟกัส
ในบางครั้งการประชุมมักพูดเรื่องราวที่ไม่ได้อยู่ในวาระ และทำให้เสียเวลาเพิ่มไปอีกเนื่องจากไม่ได้ประชุมในเรื่องที่ต้องการ ดังนั้นสามารถใช้การอยากรู้อยากเห็นเพื่อให้ทีมกลับมาโฟกัสและไม่หลุดประเด็นได้ เช่น กำหนดเป้าหมายให้ทีม เมื่อรู้สึกว่าทีมกำลังจะหลุดประเด็นกับสิ่งที่ต้องการจะประชุม ก็ต้องแสดงความอยากรู้เกี่ยวกับการหาคำตอบของปัญหานี้ เพื่อให้ทีมกลับมาโฟกัสได้มากขึ้น
6. วางแผนให้ดีทั้งก่อน และหลังประชุม
ในบางครั้งเมื่อเราต้องเข้าการประชุมที่ไม่ได้จัดเอง แต่ก็กลัวจะเสียเวลาหากในการประชุมนี้พูดคุยแต่เรื่องที่ไม่ตรงประเด็น แต่ก็มีวิธีที่จะทำให้การประชุมดีขึ้นได้ โดยการจัดการการประชุมให้อยู่ในกรอบได้ถึงแม้จะไม่ใช่ผู้จัดก็ตาม ซึ่งด้วย 3 วิธี ดังนี้
6.1 - ช่วงก่อนการประชุม ถึงแม้ไม่ได้จัดการประชุมเอง แต่ก็สามารถสอบถามผู้จัดการประชุมนี้ได้
6.2 - ช่วงระหว่างการประชุม เมื่อรับรู้เรื่องราวการประชุมคร่าว ๆ แล้ว ในระหว่างการประชุมหากผู้จัดเริ่มพูดออกนอกกรอบของการประชุม ก็สามารถที่จะช่วยพูดย้ำเป้าหมายเพื่อให้กลับมาในกรอบการประชุมเช่นเดิม
6.3 - ช่วงหลังการประชุม เมื่อประชุมเสร็จแล้ว ก็สามารถที่จะติดต่อผู้จัดเพื่อติดตามขั้นตอนถัดไป ที่เป็นผลลัพธ์หลังจากการประชุมนี้ เพื่อให้เห็นว่าการประชุมนี้ไม่ได้ประชุมโดยเสียเปล่า
7. คุย 1 on 1 แบบใหม่ เพิ่มความเข้าใจกัน
การประชุมแบบ 1 on 1 มีข้อดีที่ช่วยให้การประชุมแต่ละครั้งมีประสิทธิภาพได้ แต่ในบางครั้งก็อาจจะสร้างความแตกแยกได้เช่นกัน ดังนั้นจึงต้องเปลี่ยนมุมมองใหม่ เพื่อให้การประชุมแบบตัวต่อตัว มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วย 2 วิธี ประกอบด้วย
ระบุจุดยืนในการประชุมให้ชัด การประชุมตัวต่อตัวถ้าหากไม่ระบุอย่างชัดเจนอาจทำให้สามารถเข้าใจไปได้ว่าเป็นการโดนจับตามอง หรือตามงาน แต่ถ้าหากบอกจุดยืนที่ชัดเจนว่าสิ่งที่ทำอยู่คือการทำเพื่อพัฒนาก็จะช่วยให้การทำงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ถ้าหากเป็นการตัดสินใจเรื่องใหญ่ให้เปลี่ยนเป็นการ ประชุมแบบ Capability Meetings แทน เนื่องจากช่วยให้บทสนทนาชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้เลย ซึ่งเมื่อใช้การประชุมแบบ Capability Meetings ก็จะไม่จำเป็นต้องตามอธิบายงานแยกตัวต่อตัวให้กับคนอื่นตามหลัง ซึ่งช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
