ประชุมอย่างไรให้ได้เนื้อหา ทริกนี้ เป็นสิ่งที่ได้ทดลองเองและสังเกตมาจากคนที่นำประชุมดี ๆ และได้อ่านมาจากบทความด้วย ซึ่งมีอยู่ 9 ข้อหลัก ๆ คือ
1. บอก Agenda ของการประชุมให้ชัดเจน
Agenda ไม่จำเป็นต้องสวยงาม แต่ต้องกำหนดเป้าหมายของการประชุมให้ชัดเจน โดยอาจทำเป็น list หรือ bullet ก็ได้ ไม่เกิน 3 ข้อ เช่น ต้องการได้ข้อสรุปของเรื่องนี้ ต้องการได้ความคิดเห็นของทุกคนเกี่ยวกับเรื่องนี้ เป็นต้น
2. เราจะใช้เวลาร่วมกันนานแค่ไหน
ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการประชุมคือ 45 นาที – 1 ชั่วโมง เพราะเป็นระยะเวลาที่เรายังสามารถโฟกัสกับสิ่งที่ทำอยู่ได้โดยไม่มีอาการเบื่อหรือง่วง ซึ่งระยะเวลาที่เราโฟกัสได้ดีที่สุดใน 45 นาที คือช่วง 20 นาทีแรก ดังนั้นผู้นำการประชุมอาจจัดให้การ brainstorm อยู่ในช่วงแรก หลังจากผ่านไป 20 นาทีแล้ว ควรพักเบรกด้วยการเปลี่ยนเรื่องพูดคุย ก่อนจะนำเข้าสู่หัวข้อถัดไป เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ refresh ความคิดจากเรื่องที่คุยก่อนหน้า
3. หาเลขาการประชุม
หาคนเพื่อจดเนื้อหาในการประชุม เพราะผู้นำประชุมจำเป็นต้องสังเกตอาการณ์ของคนในที่ประชุมและบรรยากาศในห้องประชุม ถ้าหากไม่มีเลขาการประชุม เราสามารถใช้การอัดเสียแทนได้
4. Clock Plan
ให้เลือกใช้นาฬิกาแบบอนาล็อกแทนดิจิตอล เพราะเราสามารถมองนาฬิกาอนาล็อกโดยแบ่งเหมือนเป็นพายชาร์ตได้ ดังนั้นการใช้นาฬิกาอนาล็อกจะช่วยให้เราจัดการเวลาได้ดีและไม่ต้องคำนวณเวลาที่เหลือในการประชุม
5. ขยายให้กว้าง
ต้องขยายให้กว้าง โดยการถามความคิดเห็นจากทุกมุมและทุกคนในที่ประชุม หากไม่มีใครกล้าแสดงความคิดเห็น ให้ผู้นำการประชุมโยนคำถามให้กับผู้เข้าประชุม โดยมีการพูดเกริ่นเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้เข้าประชุมได้แสดงความคิดเห็น
6. ขมวดให้เข้าประเด็น
หลังจากที่ขยายให้กว้างแล้วแล้ว ให้ผู้นำประชุมขมวดประเด็น โดยการลิสต์ความคิดเห็นของแต่ละคน ซึ่งทักษะในการขมวดกลับ ไม่ใช่แค่การสรุปใจความสำคัญอย่างเดียวแต่เป็นการเตือนเมื่อมีการพูดคุยที่ออกนอกหัวข้อการประชุม
7. กลับมาที่ Agenda
สรุปเนื้อหาการประชุมว่าเป็นไปตาม Agenda ที่กำหนดไหม พร้อมกับบอกรายละเอียดของแต่ละข้อ
8. Next Step
พูดถึงการประชุมในครั้งต่อไป ซึ่งเรื่องที่นำมาประชุมต้องไม่ใช่เรื่องที่ได้ประชุมไปแล้ว หรือ ถ้าหากเป็นการประชุมเรื่องเดิม ควรเป็นการต่อยอดความคิดจากการประชุมนั้น ๆ
9. หาคนนำประชุมคนต่อไป
สลับบทบาทในการเป็นผู้นำการประชุม เพื่อให้ได้เห็นหลากหลายมุมมองในการประชุม
ภาพจาก StartupStockPhotos
ถอดความจาก: The Organice Podcast โดยคุณโจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย
ฟัง EP. นี้แบบเต็ม ๆ ได้ที่: SOUNDCLOUD, Spotify, PodBean
