เทคนิคกระจายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับตำแหน่งผู้บริหาร มีเรื่องที่ทำประจำเรื่องหนึ่งคือ ‘การกระจายงาน’ หลายคนมีปัญหาว่ากระจายงานไปแล้ว ลืมว่ากระจายไปให้ใคร? จะทำยังไงให้ไม่ลืมบ้าง ซึ่งจริง ๆ แล้วการลืมเป็นปัญหาที่ปลายเหตุเพราะคุณควรจะแก้ที่ต้นเหตุนั่นคือ ดังนั้น วันนี้เราจึงอยากนำเสนอ 4 เทคนิคการกระจายงานอย่างมีประสิทธิภาพ 

1. ต้องมีการเริ่มต้นแจกแจงงานโดยละเอียด

เตรียมรายละเอียดมาเป็นหัวข้อ พยายามให้ทีมเข้าใจว่าทำไมถึงต้องทำงานนี้ ทำไมต้องเสร็จเวลานี้ และงานนี้มีความจำเป็นอย่างไร อย่าขี้เหนียวกับเวลาและอย่าขี้เหนียวกับคนที่เกี่ยวข้อง เรียกมาให้ครบ ใครที่เกี่ยวข้องกับงานนี้และอธิบายให้เขาฟังโดยที่ไม่ต้องมีการถ่ายทอดหลาย ๆ ทอด เพื่อลดความเข้าใจคลาดเคลื่อน 

ให้คุณลองนึกถึงเกมตอนเด็ก ๆ ที่คุณครูจะให้เด็กกระซิบบอกข้อความจากหัวแถวไปท้ายแถวโดยกระซิบต่อไปเรื่อย ๆ ซึ่งข้อความที่ได้นั้นมักจะมีบางส่วนที่หายไปหรือคลาดเคลื่อนเสมอ ดังนั้น จงใช้เวลากับขั้นตอนนี้อย่างเต็มที่ และเรียกทุกคนที่เกี่ยวข้องมาด้วย ที่สำคัญคือต้องมีการกำหนดเวลาในทุกงานกำกับเข้าไปด้วย

2. ต้องมีอุปกรณ์ช่วยจำ

ทุกคนมีโอกาสที่จะลืม ดังนั้น คุณในสถานะผู้บริหารหรือผู้นำการประชุมควรแนะนำให้แต่ละคนที่มาประชุมต้องนำสมุดหรืออุปกรณ์ช่วยจำที่แต่ละคนใช้มาด้วยตามที่สะดวก ถ้าเป็นสมุด planner ด้วยยิ่งดี เพราะจะช่วยให้คุณเห็นภาพเรื่องของเวลามากขึ้น หาโพสต์อิทที่เล็ก ๆ เหมือนที่ขั้นหนังสือ เอาไว้เขียนชื่อคนที่คุณจะต้องติดตามในเรื่องนั้น ๆ โดยใช้สีช่วยในการแบ่งแผนกด้วย

การช่วยจำแบบเห็นภาพรวม อาจจะใช้ไวท์บอร์ดร่วมด้วย เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพรวมด้วยกันจากการประชุมแจงงานก่อนหน้านี้ การช่วยจำแบบนี้จะทำให้เห็นกำหนดเวลางานของทุกคนรวมกัน

แนะนำ : อีกหนึ่งอุปกรณ์ช่วยจำที่น่าสนใจ คือ แอปพลิเคชั่น เช่น Trello หรือ Asana เนื่องจากบางครั้งไวท์บอร์ดก็คงไม่มีพื้นที่ให้ใส่ข้อมูลได้เพียงพอ หรือการแปะโพสต์อิทก็อาจจะติดแล้วหลุดหายไป นี่อาจเป็นตัวเลือกหนึ่งที่ให้ภายในทีมได้

3. Next step ต้องถามให้ติดปาก

ไม่ว่าคุณจะคุยเรื่องอะไรก็ตาม ต้องมีคำถามว่าแล้วขั้นตอนต่อไปมีอะไร ซึ่งบางทีการที่คุณทำงานแล้วมันหายไป เป็นเพราะคนฟังนึกว่างานนั้นจบแล้ว อย่างเช่น สมมุติว่าคุณเจอ bug และฝากให้ฝ่ายโปรแกรมเมอร์ดู ซึ่งพอเขาทราบสาเหตุของการเกิด bug แล้ว งานก็จบแค่นั้นเลย เพราะฝ่ายโปรแกรมเมอร์เข้าใจว่าตนเองก็เจอสาเหตุของ bug แล้ว คุณคงไม่ต้องการอะไรอีกใช่ไหม ดังนั้น คุณต้องบอกขั้นตอนต่อไปด้วยว่าต้องการให้แก้ไขและต้องกำกับเวลาไปด้วยว่าต้องการให้เสร็จเมื่อไหร่

4. ติดตามให้เป็นนิสัย

จดอะไรก็ไร้ค่า ประชุมอะไรก็ไร้ค่า ถ้าไม่มีการกลับมาทบทวนและหมั่นตรวจสอบอยู่เสมอ เพื่อให้การทำงานกับทีมไม่ห่างหายจากกัน ลองนึกถึงการเล่นฟุตบอล ถ้าเล่นแล้วไม่มีการคอยดูว่าช่วงเวลานี้ลูกบอลจะต้องไปถึงไหนแล้ว มันก็จะเป็นแค่การเตะไปเตะมาแค่นั้นเอง ดังนั้นจึงต้องติดตามให้เป็นนิสัยดูความคืบหน้างานในแต่ละช่วงให้สม่ำเสมอ

การทำงานถ้าไม่คอยติดตามมันก็คือการเหวี่ยงทิ้งไปนั่นเอง งานจะกลับมาถ้าคุณกำหนดเวลาให้ทุกคนกลับมาคุยกับคุณ เพราะว่าถ้าทุกคนไม่รู้ว่าเขาต้องกลับมาคุย เขาก็จะแยกย้ายไป ซึ่งบางทีเขาอาจจะทำเสร็จไปแล้ว เลยไม่ได้กลับมาหาคุณก็มีกรณีนี้เช่นเดียวกัน

ภาพจาก rawpixel.com

ถอดความจาก: The Organice Podcast โดยคุณโจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย
ฟัง EP. นี้แบบเต็ม ๆ ได้ที่: SOUNDCLOUD, Spotify, PodBean

เรียบเรียงโดย ภัทราวดี ศรีชัย
นักศึกษาเอกฟิล์มที่มักจะมองทุกเรื่องในชีวิตให้เป็นเรื่องตลก