ทุกวันนี้การทำงานซับซ้อนมากขึ้น
เรา 1 คน ไม่ได้มีเพียง 1 งาน แต่มีทั้งประชุม, ตอบแชตลูกค้า, จัดการเอกสาร, ไหนจะจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำในแต่ละวัน แค่คิดก็หมดเวลาไปกับเรื่องเหล่านี้แล้ว เพราะโดยส่วนใหญ่ Daily Activities ของคนทำงานทั่วไปจะมี 3 กิจกรรมหลัก ๆ คือ “จด - จัด - ลงมือทำ”
จด - จัด - ลงมือทำ คืออะไร ?
1. จด
วันนี้เรามีอะไรบ้างต้องจด ซึ่งการจดจะมี 2 รูปแบบใหญ่ ๆ คือ จดใส่กระดาษ หรือ จดลงโน้ต โดยมีแอปที่เป็นตัวช่วยในการจด เช่น Freeform, Notes, OneNote เป็นต้น
ในภาพของการ ‘จด’ ทุกวันนี้คนทำงานส่วนใหญ่จดอยู่ 3 เรื่อง
- จดอดีต (Past) เป็นการจดเพื่อรีวิวตัวเราเอง
เช่น Diary, Gratitude, Journal, Knowledge, Wisdom, Report, Statistic - จดปัจจุบัน (Present) เป็นการจดเพื่อทำอะไรบางอย่างให้เกิด Action
เช่น Quick Note, Cornell Note Taking, Billet Point, Visual Note - จดอนาคต (Future) เพื่อแพลน (Planning) เป้าหมาย
เช่น To-Do-List, Timeline, Prioritize, Goal Setting
เทคนิคการจดให้อยู่หมัดของคนทำงาน
👉 เทคนิคเลือกลักษณะของกระดาษ ตัวอย่างแอป GoodNotes สามารถเลือกกระดาษได้
- กระดาษเบื้องต้น (Blank) เหมาะกับการวาดรูป และชอบอิสระในการวาด
- กระดาษจุด (Dot Grid) ช่วยเรื่องการนำสายตาทำให้เราจดเป็นระเบียบขึ้น
- กระดาษกราฟ (Squared Paper) คล้ายกับกระดาษจุด แต่สบายตากว่า เหมาะกับการทำงานที่เป็นระเบียบ เช่น วาดกล่อง, วาด diagram เป็นต้น
- กระดาษเส้น (Cornell) เหมาะกับการทำงานที่เป็นระเบียบ เช่น จดโน้ตเป็นบรรทัด ไม่ให้ตัวอักษรโยกไปโยกมา เป็นระเบียบเรียบร้อย เป็นต้น
👉 เทคนิคจดแบบ Bullet Listing - จดเป็นข้อ
จะทำให้เข้าใจภายหลังได้ง่าย รู้ประเด็นหลักประเด็นรอง เป็นเช็กลิสต์ติดตามภายหลังได้ง่าย และต้องเข้าใจก่อนถึงจะจดได้ซึ่งสำคัญมากในการฟังนำมาสู่การจดที่มีคุณภาพ
👉 เทคนิคการจดด้วยสี
สีช่วยให้เราจดจำได้ง่าย ในการจดทุกครั้งลองเลือกใช้ 3 สีกำลังดีในการจดแต่ละครั้ง
- สีหลัก: ปากกาสีน้ำเงิน หรือ ปากกาดำ
- สีเหนือจริง สีสำคัญมาก: สีแดง
- สีต่ำกว่าจริง สีไอเดียขำ ๆ สนุก ๆ : สีเขียว
สุดท้ายนี้แล้วแต่ความถนัดของแต่ละคน บางคนอาจจะใช้สีอื่นเพื่อการจดจำที่ง่ายขึ้น
2. จัด
จัดงาน, จัดไฟล์, จัด meeting การจัดในทุกวันนี้จะอยู่ในลักษณะของ Cloud โดยแอปที่แนะนำคือ Google Drive, iCloud, Dropbox เป็นต้น
เทคนิคการจัดไฟล์แบบมืออาชีพ
👉 เราสามารถแบ่งไฟล์ในการจัดโดยแบ่ง Categories ของ Folders ได้ดังนี้
- Prospects - สิ่งที่กำลังจะเป็นงานในอนาคตอันใกล้
- Projects - งานปัจจุบัน มีวันจบ
- Done - งานที่เสร็จแล้ว
- Resource - สิ่งที่ต้องหยิบใช้บ่อย ๆ
- Area - สิ่งที่สนใจ ไม่มีวันจบ
👉 Tips การจัดไฟล์
- Desktop ไม่ใช่ที่เก็บของ (Privacy, Securities)
- Side Bar หรือ Favorite จะบอกสิ่งที่เป็น Value ของเราในช่วงนั้น
- ตั้งชื่อ Folder นำหน้าด้วยตัวเลข เพราะสามารถลำดับได้ว่าอันไหนสำคัญมาก่อน หรืออันไหนสำคัญน้อยกว่ามาที่หลัง เพราะส่วนใหญ่ระบบคอมพิวเตอร์จะรันด้วย Alphabet (เรียงตามตัวอักษร)
- จัด Files / Folder สม่ำเสมอ (อาทิตย์ / เดือน)
3. ลงมือทำ
คือการที่เราจะต้องรู้ว่าทำอะไรบ้าง และเราต้องจัดตารางชีวิตตัวเองให้ได้ โดยส่วนใหญ่แอปที่ใช้กันหลัก ๆ แอป ปฏิทิน (Calendar), Reminders คือแอปช่วยเตือนความจำ
เทคนิคเตือนยังไงให้ลงมือทำ
👉 คุณโจ้แนะนำว่าการเตือนที่ดีควรแบ่งเป็น Group หรือใช้สีแบ่งประเภท
ตัวอย่างเช่น กรุ๊ปงาน ใช้สีฟ้า, กรุ๊ปครอบครัว ใช้สีชมพู, กรุ๊ปสังคม ใช้สีเขียว เป็นต้น
👉 ขึ้นต้นด้วย “กริยา” / เพื่อเตือนให้เกิด Action เสมอ
เช่น โทรหาลูกน้อง…ให้ไปเจอกันที่ชั้น4, อีเมลหา…เพื่อนร่วมงานว่างานที่จะไปต้องทำอะไรบ้าง, ตอบแชตหา….หัวหน้าเพื่ออัปเดตงานที่ทำในวันนี้ นี่คือวิธีตอบแบบขึ้นต้นด้วยกริยา ว่าเราทำอะไรบ้าง หรือเราต้องการอะไรบางอย่างจากอีกฝ่าย เพื่อให้เกิด Action เสมอ
สุดท้ายนี้การเตือนความจำเราควรถามตัวเองอยู่เรื่อย ๆ ว่าวันนี้มีอะไรบ้าง และช่วงนี้ต้องทำอะไร ซึ่งข้อสำคัญเลยคือเราจะไม่ทำนัดซ้อน ถ้าเราทำนัดซ้อนหมายความว่าเราไม่ได้ทำอะไรเลย และไม่มีประสิทธิภาพ
การเตือนมีอยู่ 2 รูปแบบ คือ
เตือนให้เตรียม - ช่วยลดข้อผิดพลาดได้ ใส่ละเอียดได้ดีขึ้น
เตือนให้ทำ - ทำได้ถูกเวลา ไม่ช้าเกินไป ไม่เร็วเกินไป ทันเวลาพอดี
หวังว่าเทคนิค จด - จัด - ลงมือทำ จะช่วยให้เพื่อน ๆ จัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพขึ้นนะ 😊
