การประชุม เป็นรากฐานที่สำคัญของการสื่อสาร แต่บ่อยครั้งที่พวกเรามักประสบปัญหาที่ทำให้เสียเวลาในตอนที่เข้าร่วมประชุม ยิ่งการที่มันกินเวลาส่วนใหญ่ของวันทำงาน การต้องรีบปิดจบการประชุมจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น
วันนี้เราจึงรวบรวม 12 เทคนิคการประชุมที่ช่วยให้ประชุมงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม
เทคนิคก่อนการประชุม
1. แจ้งเรื่องไม่สำคัญทางข้อความ
การประชุมควรโฟกัสไปที่การตัดสินใจที่สำคัญ ซึ่งเกี่ยวข้องกับวิธีแก้ปัญหาหรือการอภิปรายเชิงลึก ทว่ากลับมีบ่อยครั้งที่ เราเรียกหลายคนมาร่วมประชุมเพื่อแชร์เรื่องที่ไม่ได้สำคัญเท่าไหร่ ฉะนั้นเทคนิคการประชุมนี้จึงเป็นการนำเรื่องเหล่านั้นไปแจ้งผ่านข้อความจะดีกว่า เพราะจะช่วยให้ประหยัดเวลาทำงานมากขึ้น
2. อย่าลืมบอก Agenda
ถ้าเราตัดสินใจว่า สิ่งนี้จำเป็นต้องจัดการประชุม เราควรส่งมีตติ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรู้ว่า เราต้องการเคลียร์เรื่องอะไร และพูดคุยเกี่ยวกับประเด็นไหน เทคนิคการประชุมนี้จะช่วยให้ทุกคนมุ่งความสนใจในเรื่องที่เกิดขึ้นได้
การศึกษาพบว่า การมี Agenda จะช่วยให้คนที่ได้เข้าร่วมประชุมสามารถโฟกัสเนื้อหาได้มากขึ้น ทว่ามีเพียงแค่ 37% เท่านั้นที่มักจะแจ้ง Agenda ก่อนการประชุม
3. ใช้กฏพิซซ่า 2 ถาด
เจฟฟ์ เบโซส์ (Jeff Bezos) CEO ของ Amazon เริ่มต้นสิ่งนี้จากแนวคิดที่ว่า หากเราต้องการพิซซ่ามากกว่าสองถาด เพื่อเลี้ยงทุกคน แสดงว่าตอนนี้มีคนมากเกินไป
การนำผู้คนที่ไม่จำเป็นไปเข้าร่วมประชุมเป็นการเสียเวลา และกำลังคนโดยใช่เหตุ เทคนิคการประชุมนี้จะช่วยให้เราเช็กดูให้ดีว่าใครที่ควรต้องรู้วาระในการประชุม ใครคือผู้เชี่ยวชาญที่ต้องอยู่ตรงนั้น และเชิญผู้เข้าร่วมประชุมโดยอิงจาก 2 สิ่งนี้
4. กิมมิกความสนุกอย่าให้ขาด
การวิจัยพบว่าการออกแบบการประชุมโดยคำนึงถึงระดับเสียง แสงสว่าง และเครื่องดื่มในห้องประชุม ช่วยปรับปรุงการรับรู้ถึงข้อมูลของการประชุมได้ เทคนิคการประชุมนี้ จะช่วยให้การประชุมมีความหมายมากขึ้น
การเพิ่มเครื่องดื่ม ช่วยให้การประชุมกลายเป็นงานทางสังคมที่สนุก ไม่ใช่กิจกรรมที่ทุกคนเหมือนถูกบังคับ ซึ่งการทำให้ผู้เข้ารร่วมประชุมรู้สึกสบายใจ จะมีแนวโน้มที่คนเหล่านั้นจะให้ความสนใจเนื้อหามากขึ้น
เทคนิคในระหว่างการประชุม
5. สนับสนุนให้ทุกคนมีส่วนร่วม
จากการศึกษาด้านจิตวิทยาของ META ในการประชุมจำนวน 200 เรื่อง พบว่าผู้บริหารระดับสูงมักใช้การประชุมเป็นหนทางในการกำหนดเป้าหมาย รับคำติชมจากทีม และช่วยให้บุคคลเข้าใจปัญหาในที่ทำงาน
เทคนิคการประชุมนี้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ทุกคนในทีมจะต้องมีส่วนร่วมในการออกความเห็น และวางแผน เพราะเราอาจพลาดข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับสถานการณ์ที่กำลังพัฒนา หรือสูญเสียข้อมูลที่มีค่าไป เพราะคนของเราดันนั่งเงียบ ๆ หลังโต๊ะ แทนที่จะแสดงความคิดเห็นในตอนที่รร่วมประชุม
ในฐานะเจ้าภาพการประชุม การทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมอาจทำได้ยากขึ้นเล็กน้อย ทว่าเมื่อใดที่การสนทนาไม่มีออกทะเล เราก็ควรหาวิธีเปลี่ยนเส้นทางเพื่อดึงดูดคนเมื่อจำเป็น
6. เติมอารมณ์ขันลงไป
เช่นเดียวกับด้านอื่น ๆ ของชีวิต เสียงหัวเราะสามารถสร้างประสบการณ์แง่บวกมากขึ้นได้ เทคนิคการประชุม ด้วยการเติมอารมณ์ขัน สามารถกระตุ้นให้ทีมมีส่วนร่วม และปรับปรุงทักษะการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ได้ จึงไม่น่าแปลกใจเลย ถ้าหากคนเพลิดเพลินกับการประชุม ก็มีแนวโน้มว่าจะส่งผลดีต่อการแสดงความคิดเห็นมากขึ้น
7. ระวังเรื่องภาษากายไว้ให้ดี
เทคนิคการประชุมนี้ จะช่วยให้เราเน้นย้ำตอนที่กำลังนำเสนอ หรือถ้าหากเราเป็นผู้เข้าร่วมประชุมเองก็ตาม เพราะภาษากายที่เปิดกว้างจะช่วยให้เราดูมีส่วนร่วมต่อการประชุมมากขึ้น อีกทั้งจะช่วยให้ผู้อื่นตอบสนองต่อคำพูดของเราในเชิงบวก ได้
ยกตัวอย่าง
👉 ตำแหน่งแขน — การยืนเคียงข้างยกขนาบข้างเป็นการคุกคามน้อยที่สุด ในขณะที่การกอดอกทำให้เกิดความรู้สึกถึงระยะห่าง-การปิดบัง
👉 การสบตา — ควรลองสบตากับสมาชิกแต่ละคนในกลุ่ม เพื่อให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมกับสิ่งที่เราพูดมากขึ้น
👉 น้ำเสียง — ไม่ดังเกินไปจนฟังดูตะคอก และไม่เงียบจนเกินไปจนดูเหมือนเราขาดความมั่นใจ
8. ทำให้มันสั้นที่สุด
ผลวิจัยเผยว่าผู้ร่วมประชุม 9 ใน 10 คนเหม่อลอยระหว่างการประชุม และ 73% ของคนในที่ประชุมกำลังทำงานอย่างอื่นอยู่
นั่นเพราะการประชุมโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 30 นาทีถึงหนึ่งชั่วโมง แต่ช่วงความสนใจของมนุษย์มีเพียง 10 -15 นาที ซึ่งสิ่งนี้ทำให้เผาผลาญเวลาโดยใช่เหตุ อย่างไรก็ตาม เทคนิคการประชุมนี้ช่วยให้หลีกเลี่ยงปัญหานั้นได้ โดยทำให้ทุกอย่างสั้น เรียบง่าย และตรงประเด็นมากที่สุด
9. เอาเนื้อ ๆ อย่าบ่น
การบ่นทำให้สมาชิกการประชุมหลายคนเริ่มหลุดโฟกัส เพราะเมื่อเริ่มบ่น เราจะสร้างบรรยากาศแห่งความสิ้นหวัง เทคนิคการประชุมนี้ จะช่วยให้หัวหน้าสามารถสังเกตคนรอบตัว เพราะเมื่อมีใครบ่น หัวหน้าควรรีบย้ายการสนทนาให้กลับเข้าประเด็นหลัก เพราะการฟังคำบ่นเป็นประจำ จะทำให้ผู้ฟังรู้สึกเศร้า และวิตกกังวล สิ่งที่ควรทำสำหรับผู้นำประชุมคือควรสนับสนุนให้พนักงานแสดงข้อกังวลใจ ด้วยเหตุผลมากกว่าการบ่น
เทคนิคช่วงหลังร่วมประชุม
10. อย่าลืมแชร์รายงานการประชุม
การประชุมที่มีประสิทธิภาพมีประโยชน์อะไร หากไม่มีใครจำสิ่งที่เกิดขึ้นได้ ฉะนั้นแล้วควรมีการบันทึกรายงานการร่วมประชุม แล้วส่งให้ผู้เข้าร่วม เทคนิคการประชุมนี้เป็นวิธีที่ดีในการบันทึกว่ามีการตัดสินใจอะไรบ้าง ใครได้รับการส่งต่อหน้าที่ และความรับผิดชอบอะไร รวมถึงแผนปฏิบัติการต่อไปสำหรับอนาคต
เมื่อเราต้องเขียนรายงานการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องรวม: รายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมด, สรุปวาระการประชุมโดยย่อ, ประเด็นหลักที่หารือกัน, การตัดสินใจใด ๆ ก็ตาม, เอกสารที่ใช้พวกรูปภาพหรือไฟล์ต่าง ๆ
เพราะการทบทวนรายงานการประชุม ไม่เพียงแต่ช่วยให้ทุกคนจดจำประเด็นสำคัญของประชุมได้ แต่ช่วยให้เราสามารถส่งสิ่งนี้ไปยังบุคคลอื่น ที่จะได้รับประโยชน์จากข้อมูลนั้นอีกด้วย
11. ขอฟีดแบ็กในการพรีเซนต์
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่ง ควรถามคนอื่นว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรในสิ่งที่เราพูดไป แล้วจึงนำสิ่งที่พวกเขาพูดมาปรับปรุง เทคนิคการประชุมแบบนี้จะทำให้เราพบคอมเมนต์ที่หลากหลาย บางคนอาจจะบอกดูน่าสนใจ, เก๋กู้ด หรือเขาอาจพูดตรง ๆ ว่ามันควรจะสั้นกว่านี้ ท้ายที่สุด เมื่อยอมรับได้ว่าเรามีปัญหา จะช่วยทำให้เราแก้ไขจุดอ่อน และข้อบกพร่องของตัวเองได้
12. วางแผนสิ่งที่จะเกิดขึ้นข้างหน้า
หลังการร่วมประชุม เป็นเวลาอันดีที่สุดที่จะเริ่มคิดว่า เราจะปฏิบัติตามสิ่งที่เกิดขึ้นในตอนประชุมยังไง และต่อยอดมันแบบไหน โดยเทคนิคการประชุมนี้ ทำให้เราสามารถ Tracking ผลการประชุม ตามขั้นตอนเหล่านี้
👉 ระบุงาน
👉 ตั้งชื่อบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานให้เสร็จสิ้น
👉 กำหนดเวลาให้แล้วเสร็จ
👉 กำหนดสิ่งที่ถือเป็นความสมบูรณ์
หลังจากที่เราได้ตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องนี้เสร็จ สิ่งสำคัญคือต้องอย่าลืมเผยแพร่ข้อมูลนี้ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น รวมถึงผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติโปรเจกต์ด้วย
แปล เรียบเรียง: พีรพล สดทรัพย์
ที่มา
