ลีดเดอร์คนไหนเจอปัญหาเทคนิคสื่อสารอยู่บ้าง? คิดไอเดียการทำงาน และกลยุทธ์ขององค์กรมาซะดิบดี แต่พอคุยกับทีมทีไร ทีมกลับไม่เก็ทในสิ่งที่ต้องการจะสื่อเลยสักที
ถึงการ ‘สื่อสาร’ จะดูเป็นเรื่องง่าย ที่ลีดเดอร์ต้องใช้อยู่แล้วในทุก ๆ วัน ทั้งคุยกับลูกค้า และลูกทีม แต่ในความเป็นจริงมันกลับยากกว่าที่คิด แถมลีดเดอร์บางคนก็ไม่รู้ด้วยว่า การสื่อสารที่ทำอยู่ทุกวันนี้ มันมีประสิทธิภาพจริง ๆ หรือแค่ทำตามกระบวนการเดิมไปเรื่อย ๆ กันแน่
รายงานจาก The 2026 state of internal communications โดย Axios HQ ชี้ว่า 75% ของลีดเดอร์คิดว่าการสื่อสารของตัวเองชัดเจนแล้ว แต่มีพนักงาน 61% เท่านั้นที่เห็นด้วย
ตัวเลขนี้สะท้อนให้เห็นชัดว่า ทำไมบางครั้งที่ลีดเดอร์มีไอเดียดี ๆ มีกลยุทธ์ชั้นยอด แต่ไม่สามารถเอาไปใช้จริงได้ เพราะลีดเดอร์หลายคนติดกับดักของ ‘การสื่อสาร’ นั่นเอง
และเรื่องนี้ยังสอดคล้องกับที่ Ludwig Wittgenstein (นักปรัชญา) เคยพูดไว้ว่า
“ทุกคนบนโลกไม่มีใครที่มีภาษาส่วนตัวที่เข้าใจแค่ตัวเองได้ เพราะในความเป็นจริงถ้าเราไม่สามารถอธิบาย หรือพูดให้คนอื่นเข้าใจในสิ่งที่เราคิดได้ มันก็เป็นแค่ความรู้สึกที่เราบอกไม่ได้ว่ามันคืออะไร และคนอื่นก็จะไม่เข้าใจ”
เพราะฉะนั้นต่อให้มีไอเดียที่เจ๋ง หรือกลยุทธ์ที่คมแค่ไหน แต่ถ้าสื่อสารออกไปให้คนเข้าใจไม่ได้ สุดท้ายมันก็จะเป็นแค่ความคิดลอย ๆ ที่ไม่มีคนเข้าใจ ในบทความนี้เราเลยมา
รวมวิธีให้ลีดเดอร์สื่อสารได้ชัดเจน และตรงจุดมากยิ่งขึ้น เพื่อให้ทำสิ่งที่อยากให้เป็น เกิดขึ้นได้จริง ผ่าน 3 วิธี
1. เลิกสื่อสารยาวจนทีมงง แล้วเปลี่ยนมาสื่อสารให้ตรงประเด็นเลย
ลีดเดอร์หลายคนเวลาอยากเล่าเรื่องของไอเดีย หรือกลยุทธ์ให้ทีมฟัง มักจะชอบเล่าให้มันมีความละเอียด ตั้งแต่เริ่มคิดได้จากอะไร และกำลังเดินไปทางไหน เพื่อให้ทีมเข้าใจว่า ‘ทำไมถึงได้ไอเดียนี้’ มากกว่าแค่ ‘ไอเดียนี้คืออะไร’
แต่การอธิบายวิธีคิดที่ยิบย่อย ละเอียดในทุกด้าน มันทำให้บางครั้งลีดเดอร์เผลอพูดข้อมูลที่มากเกินไป แถมบางครั้งยังมีเรื่องของศัพท์เฉพาะ ภาษาทางเทคนิค และอาจจะออกนอกเรื่องไปบ้างก็มี ซึ่งการอธิบายแบบนี้กลับสร้างความ ‘สับสน’ ให้คนฟังมากกว่า ‘เข้าใจ’
ซึ่งลีดเดอร์สามารถลดสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องพูดออกได้ ด้วยการยึดหลักของทฤษฎี ‘Occam’s Razor’ ที่ว่า คำอธิบายที่ดีที่สุดคือคำอธิบายที่มีตัวแปรน้อยที่สุด เพราะมันจะเป็นสิ่งที่คนฟัง รับสารได้มากที่สุด
ดังนั้นก่อนจะบรีฟงานให้ทีม ลองตั้งคำถามกับตัวเองก่อนว่า ข้อมูลที่จะให้มันซับซ้อนไป หรือมีรายละเอียดเกินความจำเป็นไหม ถ้าดูแล้วรู้สึกว่ามันมีตัวแปรเยอะเกินไป ลีดเดอร์ก็ต้องมองหาจุดที่ไม่จำเป็น และตัดมันออกไป เพื่อให้ทีมสามารถเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อสารได้แม่นยำมากขึ้น
เหมือนที่ Dave Schoenbeck (โค้ชธุรกิจ และผู้บริหารระดับสูง) เคยพูดไว้ว่า
“แผนที่ดูดีหลายอันพังตั้งแต่ยังไม่เริ่ม เพราะว่ามันยากเกินไปที่จะลงมือทำ และบริหารจัดการ แต่ถ้ายิ่งกลยุทธ์ธรรมดา และชัดเจนมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งสำเร็จได้ง่ายขึ้นเท่านั้น”
2. ไม่อยากให้ทีมสร้างกำแพงในใจ ต้องเริ่มจากการสร้างคุณค่าใหม่ ที่มองเห็นร่วมกัน
นอกจากการที่ลีดเดอร์หลายคนจะเล่ารายละเอียดที่ยิบย่อยมาก ๆ แล้ว อีกเรื่องที่ลีดเดอร์อาจเป็นบ่อยคือการมองหา ‘คุณค่า’ ใหม่ ๆ ในบางเรื่องเพื่อสร้างความแตกต่าง แต่ความแตกต่างนี้เองคือสิ่งที่ทำให้เกิด ‘แรงต้าน’ แบบไม่รู้ตัว
ในยุคที่คนทำงานเริ่มมองหาสิ่งที่ ‘ใกล้’ กับตัวตนมากที่สุด การที่ลีดเดอร์มักพูดถึงคุณค่าในมุมของตัวเอง และพยายามยัดเยียดมุมมองนั้นให้ทีม จากที่ควรจะเข้าใจมากขึ้น ทีมจะมองเป็นว่าเรื่องนี้ไกลตัว และเริ่มสร้างกำแพงเล็ก ๆ ขึ้นมา
บทความจาก Fast Company ยกตัวอย่างไว้ว่า เคยมีลีดเดอร์ที่พยายามจะผลักดัน ‘Agile Manifesto’ ในการทำงาน แต่กลับไม่ได้รับความสนใจจากทีมเลย ทั้งที่ Agile Manifesto เป็นแนวคิดที่ล้ำสมัยที่สุด แต่ตอนนี้แนวคิดนี้กลับไม่ถูกให้ความสนใจเหมือนเดิม
เคสนี้สะท้อนให้เราเห็นว่า ลีดเดอร์ที่สร้างการสื่อสารได้ดี ไม่ใช่คนที่พูดถึงคุณค่าที่ตัวเองมองเห็นฝ่ายเดียว แต่ต้องหา ‘คุณค่าร่วมกัน’ ทั้งตัวเองและทีม เพราะการที่ทั้งสองฝ่ายมองเห็นภาพเดียวกัน จะช่วยผลักดันให้สิ่งที่อยากทำเกิดขึ้นจริงได้ โดยที่ไม่มีใครฝืนทำ แต่เกิดมาจากความเต็มใจทั้งสองฝ่ายจริง ๆ
เช่น ก่อนที่ลีดเดอร์จะเอานวัตกรรมหรือกลยุทธ์ใหม่ ๆ มาให้ทีมปรับตัวตาม เพราะคิดว่ามันเป็นสิ่งที่ดี ลองเปลี่ยนมาคุยกับทีมนิด ๆ หน่อย ๆ เพื่อเช็กความเห็น และความสนใจของทีมก่อน เพื่อหาวิธีการสื่อสารที่ทำให้ทีมเห็นว่า สิ่งที่กำลังจะทำ มันสร้างคุณค่า และตอบโจทย์ชีวิตการทำงานของพวกเขายังไงบ้าง ซึ่งวิธีนี้นอกจากลดกำแพงต่อต้านในใจทีมแล้ว ยังเป็นการสร้างพื้นที่ปลอดภัยให้ทีมรู้สึกมีส่วนร่วมได้อีกด้วย
3. อยากสื่อสารให้ทีม ‘ตั้งใจฟัง’ ไม่ใช่ ‘จำใจฟัง’ ต้องเริ่มจากการปรับโหมดคุยให้ตรงกับที่ทีมอยากได้ยิน
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คือการที่ลีดเดอร์ต้องเข้าใจว่า ‘คนฟังอยากได้ยินอะไร’
ลีดเดอร์ส่วนใหญ่มักเตรียมสิ่งที่เราต้องการจะพูดอย่างรอบคอบ แถมมีการซ้อมมากมาย ทั้งจำลองสถานการณ์ เลือกคำพูด แต่ในทางกลับกันเรื่องเหล่านี้กลับส่งผลเสียตามมาแทน เพราะสิ่งที่ลีดเดอร์พูดอยู่ไม่ได้สอดคล้องกับสิ่งที่คนฟังอยากได้ยิน แทนที่ทีมจะตั้งใจฟัง กลายเป็นทีมต้องจำใจฟังแทน
ดังนั้นสิ่งที่ลีดเดอร์ต้องทำ คือเปลี่ยนจากการเตรียมตัวพูดในรูปแบบเดียวจากฝั่งตัวเอง เป็นต้องเตรียมตัวพูดใน 3 รูปแบบเพื่อสอดคล้องกับสิ่งที่คนฟังอยากได้ยิน คือ
- ใช้เหตุผล (Rational) เช่น การคุยด้วยตรรกะ แผนงาน และตัวเลข
- ใช้ความรู้สึก และอารมณ์ (Emotional) เช่น การคุยด้วยความเข้าใจ ซัพพอร์ตอารมณ์ และการตัดสินใจ
- ใช้ความเข้าใจ แสดงให้เห็นคุณค่าของตัวตน (Identity) เช่น การแสดงให้เห็นถึงคุณค่า และการยอมรับตัวตน
เช่น ถ้าตอนนี้เป็นช่วงที่ทีมอ่อนไหวเรื่องอารมณ์ ลีดเดอร์ก็ต้องพูดให้กำลังใจ และซัพพอร์ตความรู้สึกอย่างจริงใจ เพราะถ้ามานั่งวิเคราะห์ด้วยการใช้หลักเหตุผล ก็อาจทำให้ทีมไม่เปิดรับและไม่อยากฟัง กลับกัน ถ้าทีมเขากำลังมองหาไอเดียในการทำงาน หรือแผนกลยุทธ์ใหม่ ลีดเดอร์ก็ควรพูดด้วยเหตุผล มีการวิเคราะห์ เพื่อให้สื่อสารตรงกับสิ่งที่คนฟังอยากได้ยินมากที่สุด
ทั้ง 3 หลักการนี้คือสิ่งที่ช่วยให้ ‘การสื่อสาร’ ของลีดเดอร์ชัดเจน และแม่นยำมากขึ้น ผ่านการตัดทอนข้อมูลที่มากเกินไปออกก่อนจะคุยกับทีม, พูดถึงคุณค่าที่ลีดเดอร์และทีมเห็นตรงกัน และเลือกใช้วิธีการสื่อสารแบบที่ทีมอยากฟัง
เพราะโลกของการทำงานไม่เหมือนเดิมแล้ว บทบาทของลีดเดอร์ในวันนี้ไม่ใช่แค่วางแผน แล้วสั่งให้ทีมทำอย่างเดียว แต่ลีดเดอร์ต้องสร้างแรงบันดาลใจ สร้างพลังให้ความหมาย และความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้นในทีมด้วย
ปิดท้ายด้วยสิ่งที่ Greg Satell ผู้เขียนหนังสือ Cascades: How to Create a Movement that Drives Transformational Change และ Mapping Innovation พูดไว้คือ
“กุญแจสำคัญสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ คือกลุ่มคนเล็ก ๆ ที่เชื่อมโยงกันอย่างหลวม ๆ แต่เป็นหนึ่งเดียวกันด้วย เป้าหมายที่ยึดถือร่วมกัน และหน้าที่ของลีดเดอร์ในปัจจุบันคือการช่วยให้กลุ่มคนเหล่านั้นเชื่อมต่อกันและสร้างเป้าหมายร่วมกันขึ้นมา”
ที่มา
- Leaders need to communicate clearly. Here are 3 core principles that will help you do that
- Execs finally see their org-wide misalignment. Most still haven't fixed it.
- Here’s why occam’s razor is an important leadership concept
