เคยมีปัญหาคุยกับใครไม่รู้เรื่องไหม
การสื่อสารแม้จะเป็นเรื่องพื้นฐาน ทั้ง ๆ ที่เราใช้ภาษาเดียวกัน แต่อีกฝั่งกลับไม่เข้าใจ ไม่ใช่ไม่เข้าใจภาษานะ แต่เขาไม่เข้าใจในความตั้งใจที่เราอยากจะบอก เราตั้งใจบอกแบบนี้ แต่อีกฝ่ายเข้าใจอีกแบบ หรือบางครั้งเรานั่งอยู่ในวงสนทนาสักเรื่องกับเพื่อน ๆ บางครั้งเราก็เข้าใจในแบบของเรา แต่เพื่อนที่นั่งด้วยกันกลับเข้าใจไปอีกแบบที่ต่างจากเรา
ดังนั้นมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับการสื่อสารให้มากขึ้นด้วย Effective Communication หรือการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เรื่องนี้รู้ไว้ รับรองเลยว่าคุยกับใครก็รู้เรื่อง
Effective Communication คืออะไร คือการคุยแล้วได้เรื่องและได้ผล
🎯 1. ได้เรื่อง → เข้าใจตรงกันสารไม่เพี้ยน
ตัวอย่างเช่น คุณแม่ทักทาย Good Morning กับคุณลูกชาย และคุณลูกชายก็เข้าใจตอบกลับมาว่า ครับ หรือทักทายเรากลับมา นี่คือตัวอย่างของสารไม่เพี้ยน คือการสื่อสารที่ได้เรื่องเข้าใจทั้งสองฝ่าย
🎯 2. ได้ผล → เกิดการเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามเป้าหมาย
ตัวอย่างเช่น คุณลูกวันนี้คุณแม่จะจัดรายการ The ORGANICE ตอนเช้านะ แม่ต้องการสมาธิโฟกัสกับเนื้อหา คุณลูกจึงรู้หน้าที่ของตัวเองจึงรีบไปแปรงฟัน ทำทุกเรื่องก่อนที่รายการจะเริ่ม เพื่อไม่ให้รบกวนคุณแม่จะจัดรายการ เรื่องนี้ได้การเปลี่ยนแปลงที่ดี และเป็นไปตามเป้าหมาย เพราะคุณลูกรู้ว่าคุณแม่กำลังเตรียมตัวจัดรายการ จึงต้องรีบจัดการตัวเองให้ไว เพื่อไม่ให้มีเสียงรบกวนคุณแม่
นี่คือคำนิยามง่าย ๆ ของ ‘Effective Communication’ และเมื่อเราทบทวนอย่างถี่ถ้วน ส่วนใหญ่เรื่องนี้จะมีพื้นฐานตั้งต้นมาจาก ‘Empathy’
โดย Empathy คือการเข้าใจในระดับที่เราสามารถมีส่วนร่วมได้กับคนที่เรากำลังสื่อสารอยู่ ตัวอย่างของคุณโจ้ที่คุยกับลูกชาย คุณโจ้สังเกตเห็นแล้วว่าลูกชายงัวเงียมองซ้ายมองขวาเพราะพึ่งตื่นนอนมา คุณโจ้เลยทักเขาด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตรว่า Good Morning นี่จึงเป็น Empathy หนึ่งรอบเพราะเป็นการใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรกับเขา และทำให้เขาหันมามอง ทักทายเขาและได้รับการทักทายกลับ
เราต้องเข้าใจว่าคนที่เรากำลังจะคุยด้วยอยู่ในสภาวะพร้อมหรือเปล่า เราควรจะเลือกใช้น้ำเสียงแบบไหน
และอีกหนึ่งองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับ Effective Communication นั่นคือ ‘Psychological Safety’ คือการสร้างพื้นที่ปลอดภัย เพราะเวลาที่เราคุยกับใคร เขารู้สึกเป็นมิตร รู้สึกปลอดภัย ในการพูดคุยกับเรา การรับสารจะมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น เขาจะกล้าเปิดรับ เพราะว่าสารนั้นจะมีประโยชน์ และรู้สึกปลอดภัย
โดยสรุปคือ Effective Communication คือการสื่อสารที่ได้เรื่อง และได้ผล โดยมีองค์ประกอบสำคัญคือ Empathy คือการเข้าใจในระดับที่มีส่วนร่วมได้กับคนที่เราสื่อสารอยู่ และ Psychological Safety คือการสร้างพื้นที่ปลอดภัยนั่นเอง
ดังนั้นเวลาที่เราจะสื่อสารออกไป เรามักจะมีคำนี้เสมอ คือ ‘คิดก่อนพูด’
วันนี้คุณโจ้มี Checklist ง่าย ๆ 4 เรื่อง ถ้าเราตั้งใจอยากมี Effective Communication ฝึกการคิดก่อนพูดเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร เราจำเป็นต้องทำอย่างไรบ้าง ?
🎯 Effective Communication Checklist
1. WHAT เรื่องที่เราบอกคือเรื่องอะไร
เช่น วันนี้คุณโจ้อยากจะขอ ‘ปกกราฟิกสำหรับทำ LIVE 1 ชิ้น’ จากทีมดีไซเนอร์
2. EXPECTATION เราคาดหวังอะไรจากการบอกในครั้งนี้
เช่น ต้องการกราฟิกภายในวันอังคารที่ 3 ตุลาคม ส่งมาเย็น ๆ ได้ เพื่อจะได้นำไปเตรียมใส่ในโปรแกรมไลฟ์ สำหรับวันถัดไป เป็นต้น นี่คือการที่เราบอกความคาดหวังว่างานนี้อยากได้เมื่อไหร่ และเอาไปใช้เพื่อทำอะไรบ้าง
3. BENEFITS คนฟังได้ประโยชน์หรือไม่
เราเองได้ประโยชน์ด้วยไหมจากตัวอย่างที่ยกมา เราได้ประโยชน์จากการนำกราฟิกชิ้นนี้ไปใช้ ส่วนผู้ฟังก็ได้ประโยชน์จากการรับรู้ว่าจะมี Live เกิดขึ้นวันไหน เวลากี่โมง หัวข้ออะไรบ้างนั่นเอง
4. TIME เวลานี้เหมาะสมหรือไม่
บางครั้งเวลาเราเดินเข้าไปหาทีมกราฟิกดีไซเนอร์ เขากำลังประชุมอยู่ หรือเขาติดงานสำคัญ ๆ อยู่ ดังนั้นนี่ใช่เวลาที่เหมาะสมไหม ? คำตอบคือไม่ใช่อย่างแน่นอน เมื่อเรามี WHAT, EXPECTATION, BENEFITS แล้วอย่าลืมเรื่อง TIME เด็ดขาด เราต้องเช็กเรื่องเวลาที่เหมาะสมสำคัญมาก
เมื่อมี Checklist แล้วเราต้องฝึก!แต่จะฝึกยังไงให้ทำได้ ต้องทำอย่างไร ?
การฝึกให้ Effective Communication เกิดประสิทธิภาพต้องฝึกฝน ซึ่งมีวิธีการฝึกฝนหลายอย่างมาก ซึ่งวันนี้คุณโจ้ได้หยิบตัวอย่างมาให้ลองใช้ 5 ตัวอย่าง
🎯 Effective Communication Exercises
1. ฝึกตั้ง Objective ของการสื่อสาร ด้วยการตั้ง Topic
เช่น ให้นิยามของวันนี้ก่อนที่จะเริ่มสอน หรือก่อนจะเข้าสอน โดยการตั้งชื่อ Meeting ทุกครั้ง คีย์สำคัญคือการฝึกตั้งประเด็น และบอกตัวเองให้ได้ว่าเราอยากจะสื่อสารอะไร
2. ฝึกจับประเด็นหลักประเด็นสำคัญ สรุปสิ่งที่คนอื่นพูดให้จบในประโยคเดียว
เช่น ถ้าวันนี้เราต้องคุยกับเจ้านาย 5 นาที เราควรตั้งใจฟังและจับประเด็นว่าเจ้านายพูดมากี่เรื่อง อย่าใจลอยเด็ดขาด เพราะการฝึกจับประเด็นจะช่วยการจัดลำดับของการสนทนาได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยเตือนตัวเองว่าเราหลงประเด็นหรือไหม และประเด็นที่พูดถูกต้องหรือไม่
3. ฝึกสะท้อนความเห็นใจ ด้วยการเพิ่มประโยค Empathic ในการสนทนา หรือประโยคที่เห็นอกเห็นใจ
เช่น ฉันเข้าใจความรู้สึกเธอ ถ้าเราเป็นเธอคงเครียดเหมือนกัน ๆลๆ หรือถ้าพูดในประเด็นการทำงานอย่างวันนี้เรามีประชุม 3 ที่ ประชุมแรกที่สามย่านมิตรทาวน์, ประชุมสองไปพารากอน, ประชุมสามไปแถวสุขุมวิท พออธิบายเสร็จลองฝึกสะท้อนความเห็นใจ เช่น เดินทางลำบากเลยนะเนี่ย แถมตอนเย็นรถติดแน่นอน แล้วนี่ต้องขับรถไป หรือไป BTS นะคะ ลองโดยสารไป BTS ดูไหมจะได้ไปเร็วขึ้นด้วยค่ะ
บทสนทนาที่ไม่ใช่แค่แคร์สิ่งที่เราอยากจะพูด แต่ต้องมีการแสดงความเห็นอกเห็นใจเข้าไปด้วย เพราะถ้าเป็นเราเองเจอ 3 ประชุมขนาดนี้คงเหนื่อยไม่น้อย สิ่งนี้จะช่วยฝึกสะท้อนความเห็นใจได้ดียิ่งขึ้น
4. ฝึกภาษากายที่ทำให้คู่สนทนารู้ว่าใส่ใจ เช่น สบตา, พยักหน้า ภาษากายเชิงเปิด
เช่น สมมุติว่าเป็นการประชุมแบบ face to face การสบตาพูดคุยกันสำคัญมาก แต่ถ้าหากใครเขิน หรือไม่ค่อยชอบการมองตา คุณโจ้ได้แนะนำทริคที่น่าสนใจอย่างการมองคิ้วของอีกฝ่าย ซึ่งจะช่วยลดความกดดัน หรือเขินอายได้เช่นกัน ส่วนการพยักหน้าคือการสื่อสารว่าเราคล้อยตามเรื่องราวอะไรบางอย่าง เรื่องนั้นน่าสนใจ ทำให้อีกฝ่ายรับรู้ได้เช่นกันว่าเราตั้งใจฟัง แต่ก็อย่าพยักหน้าพร่ำเพรื่อ หรือทำมากจนเกินไป
5. ฝึกใช้ Tone เสียงที่แตกต่างกันในการสนทนาประโยคเดียวกัน
เช่น เทคนิคการอ่านป้ายรอบตัวเรา เราอาจจะลองอ่านโทนให้ดูเศร้า, ลองอ่านเป็นโทนตื่นเต้น เพื่อให้เขาสนใจเรา เทคนิคนี้คือการตั้งโจทย์ด้วยประโยคเดียวกัน แต่อ่านออกมาให้หลากหลายโทน หลากหลายอารมณ์ว่าเราอยากจะสื่อสารด้วยโทนเสียงไหน แล้วให้คนที่ฟังรู้สึกอย่างไร แล้วลองปรับไปเรื่อย ๆ ก็จะเป็นประโยชน์ในการสื่อสาร เพราะเราจะรู้ว่าน้ำหนักแบบไหนเหมาะสมกับการสื่อสารไหนบ้าง
เริ่มต้นวันนี้เพื่อสร้างคุณค่าให้กับตัวคุณ และคนรอบข้าง
ลองนำเทคนิค Effective Communication Checklist นี้ไปปรับใช้กันนะ 😊✌️
แปล เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
