เคยเป็นกันไหม? เตรียมข้อมูลจะไปขายงานกับลูกค้ามาอย่างดี หรือบางทีก็ฝึกซ้อมพูดพรีเซนต์ไอเดียใหม่หน้ากระจกเป็นสิบครั้ง แต่พอถึงหน้างานจริง ทุกอย่างกลับไม่เป็นไปตามที่คิด และบางครั้งเราเองก็รู้สึกผิดหวังกับสิ่งที่เกิดขึ้นมาก ๆ
นี่เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยสำหรับคนทำงาน ไม่ใช่ว่าเตรียมตัวมาไม่ดี แต่เพราะไม่มี ‘ความมั่นใจ’ ในการพูดคุย เพราะการเจรจาที่ดี มันไม่ใช่แค่มีข้อมูลอย่างเดียว แต่ต้องมีความมั่นใจในการสื่อสาร ในการยื่นข้อเสนอด้วย
เพราะยิ่งมั่นใจมากเท่าไหร่ โอกาสในการเจรจาก็จะมีแนวโน้มที่จะสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งประเด็นสำคัญก็คือ ไม่ใช่ทุกคนที่จะเกิดมาพร้อมความมั่นใจ แต่ไม่ต้องคิดมาก เพราะความมั่นใจเป็นสิ่งที่เราสามารถ ‘ฝึกฝน’ ได้
สอดคล้องกับบทความ Fast Company ที่บอกเราว่า “การเป็นนักเจรจาต่อรองที่ดี มันไม่ใช่สิ่งที่เรามีมาตั้งแต่แรก แต่มันคือทักษะที่เราต้องฝึกฝน เหมือนนักกีฬา และนักดนตรี เราแค่ต้องย่อยมันให้เป็นเรื่องเล็กใกล้ตัว หาพื้นที่ที่จะฝึกซ้อม และฝึกมันให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้”
แล้วเราควรเริ่มซ้อมจากตรงไหน เพื่อที่จะสร้างความมั่นใจในการเจรจาได้มากขึ้น?
บทความนี้เราจะมารวบรวม 5 วิธีที่จะช่วยให้เราเป็นคนที่เจรจาได้อย่างมั่นใจ และได้ใจอีกฝ่าย
1. ฝึกสร้างบรรยากาศด้วยการแบ่งปัน เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในตอนเจรจา
หลายครั้งที่เวลาเจรจาหรือต่อรองแล้วเรารู้สึกไม่มั่นใจ อาจเป็นเพราะว่า เราไม่รู้ว่าอีกฝ่ายคิดยังไง มองเราในทิศทางไหน บวกกับบางครั้งบรรยากาศรอบข้างก็ดูอึดอัดใจจนแทบจะคุยต่อไปไม่ถูก เหมือนมีกำแพงกั้นอยู่ตลอด
วิธีสร้างความมั่นใจในข้อแรกสุด คือการลดกำแพงที่มันกั้นระหว่างเรากับคู่สนทนาลงก่อน และสร้างบรรยากาศรอบ ๆ ให้ผ่อนคลายมากขึ้น ผ่านทฤษฎีที่เรียกว่า ‘Reciprocity Theory (ทฤษฎีการตอบแทน)’ หรือคือการที่เวลามีใครสักคนมอบสิ่งดี ๆ ให้กับเรา เราก็จะรู้สึกอยากมอบสิ่งดี ๆ ตอบแทนกลับไป
กลับมาในมุมของการทำงาน ลองมองหาสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ดี และลองให้สิ่งนั้นกับคนที่เรากำลังจะไปพูดคุยด้วย และลองสังเกตต่อว่าจะเกิดอะไรขึ้นหลังจากนั้น แบบที่ไม่ต้องคิดว่ามันจะเป็นเรื่องแปลก เพราะการมอบสิ่งที่ดีให้คนอื่นก่อน จะทำให้ผู้รับรู้สึกถึงความใส่ใจ และเปิดใจให้เราได้มากขึ้น ซึ่งจะช่วยสร้างความเชื่อใจ ความไว้วางใจ และช่วยลดกำแพงระหว่างเรากับคู่สนทนาได้มากยิ่งขึ้นนั่นเอง
ยกตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราเดินทางมาถึงห้องประชุมก่อนเวลา และต้องการจะไปซื้อกาแฟสักแก้วเพื่อกระตุ้นให้หายจากความง่วง สิ่งสำคัญก็คืออย่าซื้อมาแค่แก้วเดียว แต่ลองซื้อกาแฟมาสองแก้ว แล้วยื่นอีกแก้วให้กับคนที่เข้าร่วมประชุมเดียวกันกับเราในวันนั้น และสังเกตดูว่าหลังจากนั้นเขามีท่าทางแบบไหน พอใจ หรือเปิดใจให้เรามากขึ้นไหม ซึ่งเมื่อถึงเวลาเข้าประชุมจริง ก็จะทำให้บรรยากาศการประชุมดีขึ้นนั่นเอง
พอบรรยากาศดีขึ้น และผ่อนคลายมากขึ้น ก็จะทำให้อีกฝ่ายเปิดใจในสิ่งที่เราอยากสื่อสารให้มากขึ้น และเราเอง ก็จะมั่นใจในการสื่อสารออกไปมากขึ้นด้วยเหมือนกัน
2. ฝึกจัดการความรู้สึกในใจ ก่อนที่จะออกไปเจรจากับคนอื่น
อีกหนึ่งปัญหาที่เราไม่ค่อยมั่นใจ เพราะเรามัวแต่สนใจความคิดของคนอื่นที่มีต่อเรา จนลืมเข้าใจตัวเองไป หลายครั้งเรามักคิดว่า คนอื่นจะคิดอย่างไรกับข้อเสนอนี้, คนอื่นจะตอบรับไหม, มันดีพอหรือยัง
ความกังวลที่คิดในหัวตลอดตั้งแต่ก่อนเข้าห้องประชุม ไปจนถึงการนำเสนองานนี้ จะทำให้เราเสียสมาธิและขาดความมั่นใจอย่างมาก ซึ่งอารมณ์ต่าง ๆ ที่เรารู้สึกแทบจะเป็นตัวชี้วัดการพูดคุยครั้งนั้นเลยก็ว่าได้
จากผลสำรวจบอกเราว่า 90-95% ของการตัดสินใจของเรา มาจากกระบวนการทางอารมณ์ที่อยู่ใต้จิตสำนึก ดังนั้นเมื่อเรารู้สึกเครียด กังวล หรือมีความไม่มั่นใจล่วงหน้า ก็จะทำให้การตัดสินใจในการพูดคุยครั้งนั้นของเราเป็นไปตามที่เรารู้สึกนั่นแหละ
ดังนั้นสิ่งสำคัญที่เราควรทำก่อนเข้าประชุม คือการทำความเข้าใจ และจัดการมีอยู่ 2 เรื่องสำคัญคือ เรื่องความรู้สึก และสิ่งที่เราต้องการ
ความรู้สึก
ลองนึกย้อนไปการเจรจาที่เคยเกิดขึ้นก่อนหน้านี้ และสิ่งที่คิดว่าจะเกิดในอนาคตที่จะถึง แล้วเขียนลงกระดาษว่า เรารู้สึกยังไงบ้าง แบบละเอียดที่สุด เช่น รู้สึกไม่ค่อยมั่นใจเพราะอีกฝ่ายจ้องเราด้วยสายตาแข็งมาก, รู้สึกใจไม่ดีเลยตอนเสนองานไปแล้วอีกฝ่ายเริ่มส่ายหน้า, เหมือนอีกฝ่ายน่าจะกำลังรีบแน่เลย เพราะดูนาฬิกาข้อมือตลอดเวลา หรือกลัวว่าจะถูกส่ายหน้าอีกถ้าพูดเรื่องนี้ไป
ลองโยนสิ่งที่คิด อารมณ์ความรู้สึกต่าง ๆ ลงบนกระดาษก่อน เพื่อให้สมองของเราได้เคลียร์ความรู้สึกที่คิดอยู่ใต้จิตสำนึกออกไป และลองมองตามหลักความเป็นจริงว่า ถ้าเราไม่อยากให้เป็นแบบนั้น ควรเตรียมตัวหรือจัดการยังไง เพื่อให้สถานการณ์แบบนั้นมันไม่เกิดขึ้นอีก การถอดความรู้สึกออก และถอยมามองความเป็นจริงก็จะช่วยให้เรามั่นใจในการลงมือทำมากขึ้น
สิ่งที่เราต้องการ
หลังจากเขียนแล้วว่าความรู้สึกเราเป็นยังไง อีกหนึ่งสิ่งที่เราต้องเขียนก็คือ ความต้องการในการพูดคุยครั้งนี้ ว่าเราต้องการอะไร จัดลำดับสิ่งที่ต้องการออกมาให้ละเอียด และลองเอาสิ่งที่เขียนออกมาแล้วเรียงลำดับความสำคัญอีกครั้ง เพื่อดูให้แน่ใจว่า ในการพูดคุยครั้งนี้มีอะไรบ้างที่เราจะได้ และคิดว่าไม่น่าจะได้
สมมติว่าเราลองลิสต์สิ่งที่ต้องการไว้ทั้งหมด 3 อย่างที่อยากให้อนุมัติผ่านในการประชุม คือขอเพิ่มงบ, เพิ่มคน และเพิ่มเครื่องมือใหม่ เราอาจจะต้องมาวางคร่าว ๆ ก่อนว่า การจะเพิ่มทั้ง 3 เรื่องนี้ทั้งหมดมีความเป็นได้ไหม มีปัจจัยไหนบ้างที่มีความเป็นไปได้ เมื่อเราตรวจสอบดูดี ๆ เราอาจจะพบว่าสิ่งที่จะได้อนุมัติอาจจะมีแค่การเพิ่มเครื่องมือใหม่อย่างเดียว เราก็อาจจะยึด objective นี้ในการประชุม เพื่อให้เรามั่นใจ และสื่อสารออกไปอย่างแข็งแรง
เมื่อเราจัดการทั้งความรู้สึก และสิ่งที่ต้องการได้อย่างดี การเดินเข้าห้องประชุมไปก็จะมีจุดมุ่งหมายมากขึ้น และจะทำให้เรามั่นใจในสิ่งที่อยากเสนอมากยิ่งขึ้นนั่นเอง
3. ฝึกสังเกต และตั้งคำถามให้ตรงจุด เพื่อหาเรื่องที่อีกฝ่ายปักหมุดสนใจ
1 ใน 4 ข้อผิดพลาดสำคัญที่ทำให้การเจรจาต่อรองไม่สำเร็จอีกหนึ่งอย่าง คือการที่เราไม่รู้ด้วยซ้ำว่า คู่สนทนาของเรากำลังสนใจเรื่องอะไรอยู่
อีกหนึ่งทักษะที่เราจำเป็นต้องฝึกถ้าอยากเจรจาได้อย่างมั่นใจมากขึ้น คือการ ‘สังเกต’ และ ‘ตั้งคำถาม’ ว่าคู่สนทนาของเรากำลังต้องการอะไร เพราะเมื่อเรารู้ว่าอีกฝ่ายให้ความสำคัญกับเรื่องไหน ก็จะช่วยให้เราสามารถสร้างข้อตกลงที่ความสำคัญเหล่านั้นให้อีกฝ่ายได้ และมันจะมีแนวโน้มสูงว่าจะทำให้อีกฝ่ายตกลงยอมรับข้อเสนอของเรา
ในกรณีที่เรามีเวลามากพอในการทำการบ้าน เราอาจจะต้องหาสไตล์ หรือสิ่งที่อีกฝ่ายสนใจผ่านสื่อออนไลน์หรือการพูดคุยกับคนที่เกี่ยวข้องให้มากที่สุด แต่ในกรณีที่เราไม่มีเวลา เราก็สามารถสังเกตได้เหมือนกัน ด้วยการตั้งใจฟังสิ่งที่อีกฝ่ายพูดระหว่างการพูดคุยกัน และลองตั้งคำถามเยอะ ๆ เพื่อหาว่าเขาสนใจเรื่องนั้นจริง ๆ หรือเปล่า
Lydia Fenet (CEO & Founder of The Lydia Fenet Agency) เคยพูดไว้ว่า “เราต้องถามคำถามที่ช่วยบอกให้เรารู้ว่า จริง ๆ แล้วอีกฝ่ายกำลังมองหาอะไร และจากนั้นให้เอาข้อมูลนั้นมาเชื่อมต่อกับวิธีที่สินค้าหรือบริการของเราจะช่วยให้เขาได้ ยิ่งทำเหมือนเข้าใจเขามากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งประสบความสำเร็จในการเจรจามากขึ้นเท่านั้น”
เช่น ถ้าเราสังเกตเห็นว่าลูกค้าต้องการเน้นยอด awareness ที่สามารถสื่อสารได้เร็ว สื่อสารได้ตรง เราอาจจะสังเกตและยื่นข้อเสนอที่เน้นความรวดเร็ว และการกระจายยอด awareness แทนที่จะไปเน้นเรื่องอธิบายการทำงานที่ต้องใช้เวลานาน ที่ไม่ตอบโจทย์ลูกค้าในการคุยครั้งนี้
เมื่อเราสังเกต บวกกับตั้งคำถามเรื่อย ๆ เราก็จะเจอสิ่งที่ลูกค้าต้องการ และเราก็จะสามารถยื่นข้อเสนอที่ตอบโจทย์ และก็จะทำให้เรามั่นใจในการเจรจามากยิ่งขึ้นนั่นเอง
4. ยึดเกณฑ์มาตรฐานที่เป็นกลาง เพื่อสร้างความมั่นใจ
คนส่วนใหญ่มักจะรู้สึกอึดอัด และไม่มั่นใจเวลาต้องพูดเรื่องสำคัญตรง ๆ เช่น เรื่องเงิน เรื่องเวลา หรือเรื่องทรัพยากร แต่สุดท้ายแล้วในการเจรจาต่อรอง ยังไงก็ต้องพูดเรื่องพวกนี้อยู่ดี
ดังนั้นสิ่งที่เราต้องฝึกก็คือการหา เกณฑ์มาตรฐาน หรือ Objective Criteria มาใช้ เพื่อให้สิ่งที่เรากำลังคุยกันเป็นกลาง สมเหตุสมผล และยุติธรรมมากที่สุด การมีเกณฑ์มาตรฐานนี้ จะเป็นเหมือนดาบและโล่ให้กับเราเมื่อเราเสนอข้อต่อรองต่ออีกฝ่าย
เช่น ถ้าเราเป็นฝ่ายเริ่มพูดเจรจาถึงเรื่องเงินในการประชุม ก็มุ่งด้วยการขอตัวเลขที่ต้องการ พร้อมแนบข้อมูลมาคอยสนับสนุน เหมือนเป็นดาบที่ใช้สู้ในศึกใหญ่ และเมื่ออีกฝ่ายพยายามยื่นข้อเสนอที่ต่ำเกิน กดราคา หรือคัดค้านข้อเสนอ ก็เอาข้อมูลมาตรฐานนั้นเป็นโล่เพื่อป้องกันไม่ให้ถูกเอาเปรียบได้
การตั้งเกณฑ์มาตรฐานไว้ในการพูดคุยหรือเจรจาเสมอ จะทำให้เรื่องสำคัญอย่าง เงิน เวลา และทรัพยากรมีการเจรจาเป็นธรรมมากขึ้น แต่สิ่งที่ต้องระวังก็คือ เราต้องมั่นใจว่า มาตรฐานนี้มีความเป็นธรรมต่อทุก ๆ ฝ่าย ที่ทั้งสองฝ่ายมองแล้วยอมรับร่วมกัน
การเจรจาบนฐานข้อมูลที่ตรวจสอบได้จริง ก็จะช่วยให้เรามั่นใจในการเจรจา และไม่โดนเอาเปรียบหรือกดทับได้ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งเรื่องสำคัญที่เราจำเป็นต้องฝึกให้มากขึ้น
5. ฝึกวางแผนสำรองไว้ เพื่อจะได้รู้ว่าตอนไหนควรจะตอบตกลง และเมื่อไหร่ควรจะปฏิเสธ
ข้อสุดท้ายที่เราจำเป็นต้องฝึก ถ้าอยากเป็นนักเจรจาที่ดี คือการวางแผนต่อเมื่อการเจรจานั้นไม่เป็นไปอย่างที่คิด
ยิ่งเราไม่อยากให้ข้อเสนอของเราถูกปัดตกมากเท่าไหร่ เราจำเป็นที่จะต้องจำลองสถานการณ์ออกมาหลาย ๆ แบบ และจำลองด้วยว่าถ้าสุดท้ายแล้วอีกฝ่ายไม่รับข้อเสนอ เราควรจะปรับยังไงต่อไป หรือบางครั้งเมื่อเรามีแผนสำรองไว้ตั้งแต่ต้น เมื่ออีกฝ่ายยื่นข้อเสนอสุดท้ายมา เราก็สามารถวิเคราะห์ และตัดสินใจได้ว่าในกรณี worst case ที่สุด เราจะรับข้อเสนอนั้นหรือไม่ ถ้าคิดว่าใช่ก็ตอบตกลง แต่อีกทักษะที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือ เมื่อรู้สึกว่าข้อเสนอนั้นยัง ‘ไม่ใช่’ เราก็ต้องปฏิเสธไปอย่างมั่นใจและไม่ลังเล
ซึ่งสามารถฝึกได้จากการจำลองสถานการณ์ง่าย ๆ รอบตัว เน้นย้ำกับตัวเองให้ชัดเจนว่า สิ่งนี้คือสิ่งที่เราไม่ต้องการจริง ๆ ใช่ไหม และพูดออกไปอย่างมั่นใจ เช่น ลองเริ่มจากการปฏิเสธเวลาเพื่อนชวนมาดูหนังแล้วไม่อยากดู หรือลองปฏิเสธตอนเพื่อนชวนไปวิ่งแล้วไม่อยากไปดูก่อน เมื่อเราย้ำจุดยืน และฝึกปฏิเสธบ่อย ๆ เวลาที่ต้องเจรจาหรือประชุมเรื่องใหญ่ ๆ ก็จะสามารถตัดสิ่งที่ไม่ใช่ออกไปได้ดีขึ้น
เมื่อเราวางแผนทางเลือกสำรองไว้ล่วงหน้า และประเมินข้อเสนออีกฝ่ายอย่างรอบคอบ เราก็จะรู้ได้ว่าควรตอบตกลงตอนไหน และควรปฏิเสธเมื่อไหร่ และนั่นก็จะช่วยทำให้เรามั่นใจในการเจรจามากยิ่งขึ้น
สุดท้ายนี้ การเจรจาที่ดี ไม่ใช่แค่การมีข้อมูลเพียงอย่างเดียว แต่เราต้องมีความมั่นใจในการสื่อสารและยื่นข้อเสนอให้กับอีกฝ่ายด้วย ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการฝึกทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นฝึกสร้างบรรยากาศ, ฝึกจัดการความรู้สึก, ฝึกสังเกต, ฝึกยึดเกณฑ์มาตรฐาน และฝึกวางแผนสำรองเมื่อการเจรจาไม่เป็นอย่างที่คิด
แปล เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา
