การมอบหมายงาน (Delegation) คือทักษะสำคัญของหัวหน้า แต่ก็เป็นสิ่งที่ทำได้ยากที่สุดสำหรับบางคนเช่นกัน
จากการศึกษาของ Gallup พบว่า CEO ที่ทำการมอบหมายงาน กระจายได้ดี จะช่วยสร้างรายได้ได้เพิ่มขึ้นถึง 33% เพราะคนเหล่านี้รู้ดีว่าแค่ตัวเขาคนเดียวไม่สามารถทุกอย่างให้สำเร็จเพียงลำพังได้ และการมอบหมายงานก็จะช่วยให้ทีมเก่งขึ้น และ CEO ก็จะมีเวลาเพิ่มขึ้นในการไปทำงานที่จะช่วยเพิ่มความมั่งคั้งให้องค์กรได้
ซึ่งเรื่องนี้ฟังดูง่ายก็แค่แจกจ่ายงานให้คนในทีมตามหน้าที่เอง แต่คนเป็นหัวหน้าหลายครั้งก็ตัดสินใจทำสิ่งนี้ได้ยากด้วยเหตุผลหลายประการ อาทิ
🤔 คิดว่าทำเองไวกว่า ต้องไปอธิบายงานทั้งหมดให้ทีมฟัง
🤔 รู้สึกผิดที่ไปสั่งงานทีมเพิ่ม กลัวทีมเหนื่อย
🤔 ไม่มั่นใจว่าคนที่มอบหมายงานให้จะทำงานให้สำเร็จได้
ในมุมของหัวหน้า การมอบหมายงาน คือทักษะสำคัญมาก ๆ เพราะการที่เรากระจุกงานไว้ที่ตัวเอง นอกจากจะทำให้เราพลาดโอกาสในการมองงานภาพกว้างแล้ว ทีมเองก็ยังพลาดโอกาสในการเรียนรู้ และเติบโตด้วย
เว็บไซต์ Harvard Business School Online ได้แนะนำเทคนิคในการมอบหมายงานสำหรับเหล่าหัวหน้า เมเนเจอร์เอาไว้
ซึ่งเราขอสรุปมาเป็น 5 ข้อใหญ่ ๆ ที่จะทำให้เราเข้าใจการมอบหมายงานไม่ใช่แค่ ‘สั่งงาน’ และจบไป แต่มันมีกระบวนการที่มากกว่านั้น
✍️ 1. รู้ก่อนว่าจะมอบหมายงานอะไร
ไม่ใช่ทุกงานที่จะมอบหมายให้ได้ ดูก่อนว่าแต่ละงานที่มีอยู่ตอนนี้มีงานที่เหมาะกับความสามารถของคนในทีมตอนนี้ที่เขาจะสามารถทำได้ดี หรือมีงานไหนที่รู้สึกว่าอยากให้ทีมได้พัฒนาจากการทำโปรเจกต์ใหม่ ๆ ก็สามารถให้ทำได้ หลักการเลือกอาจจะเป็นการเลือกงานที่ตรงกับเป้าหมายของทีม ตรงกับความสนใจหรือความสามารถที่เราจ้างเขามา เป็นต้น
✍️ 2. กำหนดผลลัพธ์ของการมอบหมายงานนี้ให้เคลียร์
การโยนงานให้คนอื่นทำไม่ใช่การมอบหมายงาน งานที่ให้ทีมทำต้องเชื่อมโยงกับเป้าหมายขององค์กร ในฐานะหัวหน้าต้องอธิบายให้ละเอียดว่าต้องการงานแบบไหน ความคาดหวังของเราต่องานชิ้นนี้เป็นอย่างไร งานที่ดีในแบบของเราหน้าตาเป็นแบบไหน และงานนี้จะมีการวัดผลอย่างไร ในระยะเวลาเท่าไหร่
✍️ 3. เตรียมการให้พร้อมกับงานที่จะให้ทีมทำ
ต้องเข้าใจก่อนว่าบางครั้งงานที่เรามอบหมายให้ก็อาจจะใหม่กับทีม หรือทีมก็อาจจะประเมินงานได้ไม่แม่นเท่าเราในบางเรื่อง ดังนั้นการช่วยตระเตรียมสิ่งที่จะทำให้งานสำเร็จ ก็ช่วยลดข้อผิดพลาดระหว่างทางได้ การให้ทีมทำงานที่ดูจะเป็นไปได้ยากที่จะสำเร็จ ทำให้หงุดหงิดทั้งเราทั้งทีม และสุดท้ายงานก็อาจจะเด้งกลับมาที่เราอีก เสียเวลาทั้งคู่ ดังนั้น
✍️ 4. ให้งานแล้ว อย่าลืมติดตามผลระหว่างทาง
สั่งแล้วสั่งเลย ไม่ใช่ความหมายของการมอบหมายงาน เราในฐานะลีดเดอร์หรือหัวหน้าก็ต้องคอยสื่อสารกับทีมอยู่เรื่อย ๆ ด้วย และเปิดช่องทางให้ทีมสามารถปรึกษาเราได้ระหว่างทาง เราต้องมีวิธีการติดตามความคืบหน้าแบบที่ไม่ใช่การลงไป micro management
✍️ 5. งานจบแล้วไม่จบเลย Feedback ทีมด้วย
หลายครั้งเรามอบหมายงานเสร็จอาจจะตอบกลับไปแค่ว่า “โอเค ขอบคุณมาก” แต่ในทุกการมอบหมายงานเราควรจะต้อง Feedback คนทำงานด้วย ทั้งในเชิงคำชมและคำติ หากงานที่ทำไม่สำเร็จก็ไต้องกล้าที่จะบอกทีมตรง ๆ ว่าควรปรับปรุงอย่างไร ไม่ดีตรงไหน หรือถ้าทีมทำได้ดีก็ต้องชมในสิ่งที่เขาทำได้ดี ให้เครดิตงานนี้กับทีมงานด้วย
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงเทคนิคส่วนหนึ่งของการใช้ทักษะการมอบหมายงานเท่านั้น เชื่อว่าหลายคนน่าจะมีเทคนิคหรือวิธีการดี ๆ ในการแจกจ่ายงานทีมแน่นอน มาแชร์กันได้!
อย่างที่บอกว่าเรื่องนี้สำหรับบางคนก็ยากจริง ๆ โดยเฉพาะเมื่อต้องมายืนในฐานะหัวหน้ามือใหม่ แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าก็เป็นสิ่งจำเป็นในการที่จะทำให้เราโตขึ้น ถอยออกมาจากการทำงานยิบย่อย และมอบหมายให้ทีมได้จัดการต่อ เพื่อพัฒนาทักษะของทีมให้เก่งขึ้นด้วยเช่นเดียวกัน
แปล เรียบเรียง: กองบรรณาธิการ CREATIVE TALK
ที่มา
