📒 มือใหม่หัดจด เริ่มต้น BUJO และ Planner อย่างไรให้เวิร์ค
เทคนิคสำหรับเนื้อหาในวันนี้ จะเจาะลึกการทำ ‘BUJO’ เพื่อจัดระเบียบความคิด เช็กลิสต์งานกันอย่างไรให้เวิร์กไม่มีหลุด และจัดการได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
📒 เริ่มต้นจากการขอย้อนความสั้น ๆ ถึงคำว่า ‘BUJO’ กันก่อนเลย
BUJO คือการจดเป็นข้อสั้น ๆ อย่างสม่ำเสมอ ซึ่งมาจากคำว่า
👉 BUllet การจดเป็นข้อสั้น ๆ
👉 JOurnal บันทึกเป็นสัดส่วน สม่ำเสมอ
📒 [BUllet] 📒
🎯 องค์ประกอบของ BUJO คือการใช้สิ่งที่เรียกว่า BUllet (สัญลักษณ์) มีอะไรบ้าง
👉 (•) สัญลักษณ์ ‘วงกลมทึบ’ แทน Task หรือสิ่งที่จะต้องทำ
👉 (o) สัญลักษณ์ ‘วงกลมโปร่ง’ หรือตัว o แทน Event หรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
👉 (-) สัญลักษณ์ ‘ขีด’ แทน Note หรือสิ่งที่ต้องการจดทั่วไป
(ตัวอย่าง) รูปแบบการใช้งาน เช่น
• โทรหาคุณสามี ไปรับลูก ๆ ตอน 4 โมงเย็น
• เตือนจูนให้ส่ง Quotation ใหม่ให้คุณออย
- Payment term แบ่ง 2 งวด
o 10:00 The Organice Content plan meeting
o Happy birthday พี่เก่ง
🎯 BUllet เมื่อลงมือทำจริงจะมีสิ่งที่เรียกว่า ‘ความคืบหน้า’ หรือ สถานะของ Task
X สัญลักษณ์ ‘กากบาท’ แทนคำว่า เสร็จแล้ว!
> สัญลักษณ์ ‘มากกว่า’ แทนคำว่า เลื่อนไปพรุ่งนี้
< สัญลักษณ์ ‘น้อยกว่า’ แทนคำว่า ย้อนแบบต้องวางแผนใหม่
— สัญลักษณ์ ‘ขีดฆ่า’ แทนคำว่า ยกเลิก, ไม่ต้องการแล้ว
* สัญลักษณ์ ‘ดอกจัน’ แทนคำว่า สำคัญนะ เรื่องนี้
🎯 (ตัวอย่าง) รูปแบบการใช้ สถานะ หรือ ความคืบหน้า
X โทรหาคุณสามี ไปรับลูก ๆ ตอน 4 โมงเย็น
> เตือนจูนให้ส่ง Quotation ใหม่ให้คุณออย
< ชวนพี่มิ่ง ให้ลงทะเบียนไปงานแบงก์
o (ใช้การขีดฆ่าทับตัวอักษร เพื่อระบุว่ายกเลิก) 10:00 The Organice Content plan meeting
o *Happy birthday อินดี้
ข้อสังเกต: แต่ละ BUllet มักจะสั้น เน้นเป็น Verb ทั้งหมด เพื่อบอกว่าเราทำอะไร หรือเตือนให้คนอื่นทำ เช่น เช็คอีเมล, โทรหา, เตือน, ชวน เป็นต้น
📒 [JOurnal] 📒
เมื่อเรารู้จักสัญลักษณ์ และวิธีการใช้งานทั้งหมดแล้ว ถึงเวลามาเติมต่อในเรื่องของ JOurnal ซึ่งเป็นเทคนิคที่ทำให้เราจดได้สม่ำเสมอ และเห็น Progress ของการทำงาน โดย JOurnal มีรูปแบบการจดที่หลากหลาย หลากสไตล์ และสามารถแบ่งทำได้ตั้งแต่จดรายวัน ไปจนถึงจดแพลนระดับปี เรามาดูกันดีกว่าว่า JOurnal ต้องจดแบบไหน จดอย่างไร ?
🎯 1. Keys - สัญลักษณ์ของเรา
คือการเติมสัญลักษณ์ และเป็นแกนตั้งต้นของการจดเพื่อแบ่ง Task ออกมา เสมือนข้อตกลงของตัวเราเอง ว่า “เราจะใช้สัญลักษณ์นั้น แทนเรื่องอะไรบ้าง” ซึ่งก็คือ BUllet ที่เราเรียนรู้กันไปจากข้อด้านบนนั่งเอง เช่น
👉 X Task ที่สำเร็จแล้ว
👉 < Task ตารางในแต่ละวัน
🎯 2. Index - สารบัญ
จดอย่างไรให้หาเจอ สิ่งนี้ช่วยได้ เพราะการเห็นภาพที่เป็นสารบัญช่วยให้เราเห็นง่ายขึ้น แต่การทำ BUllet JOurnal หน้า Index นี้ควรจะทำเป็นอย่างสุดท้าย เพราะเราจะไม่มีทางรู้เลยว่า สิ่งที่จดมีอะไรบ้าง แต่เมื่อจดเสร็จหมดแล้ว เราสามารถกลับมาย้อนดู และเลือกเนื้อหาที่สำคัญหยิบมาทำ เพื่อทำสารบัญได้
🎯 3. Future Log - บันทึกสิ่งที่จะทำในอนาคต
ตัวอย่างเช่น เราสามารถแบ่งออกเป็นรายเดือน ม.ค. - ก.พ. - มี.ค. หลังจากนั้นค่อยเขียนเรื่องที่สำคัญ ๆ ของเดือนนั้น ๆ หรือใครที่ไม่อยากแบ่งเป็นเดือนก็ทำได้ เช่น ทำ Things To Do เป็นสิ่งที่ต้องทำที่ยังตัดสินใจไม่ได้ ว่าจะใส่ไว้ในเดือนไหน หน้าไหน ซึ่งเทคนิคนี้จะช่วยให้เราไม่ลืมสิ่งที่จด และสามารถนำช่องนี้มาเติมได้ Future Log จะมีความคล้ายกับ Brain Dump คือการโยนไอเดียไว้ก่อน เมื่อได้สิ่งที่ใช่ หรือสิ่งที่จะทำต่อไป ค่อยขยับไอเดียก้อนนี้ เข้าไปเติมในแต่ละเดือน
🎯 4. Monthly Log - บันทึกสิ่งที่จะทำรายเดือน
คือการรีวิว และวางแผนในแต่ละเดือน เช่น เดือนนี้มีวันสำคัญอะไรบ้าง ซึ่งมีหลายสไตล์ให้ดีไซน์ หนึ่งในตัวอย่างที่คุณโจ้แนะนำคือ การแบ่งตาราง 1 เดือนออกมา โดยแบ่งหน้ากระดาษออกเป็น 2 ฝั่ง ฝั่งนึงทำตาราง 1 เดือน (30-31 วัน) อีกหน้าไว้จดโน้ตที่เรายังไม่มั่นใจว่าจะลงวันไหน หรือจะใช้การแบ่งตารางเดือนเป็น 2 หน้า แล้วใส่เนื้อหาลงในช่องแต่ละวัน ว่าในแต่ละวันมีเรื่องที่ต้องบันทึกอะไรบ้าง
🎯 5. Weekly Log - บันทึกสิ่งที่จะทำรายสัปดาห์
การทำรายสัปดาห์ควรจบใน 2 แผ่นคู่ โดยแบ่งแต่ละหน้าเป็น 3 ช่องใหญ่
👉 หน้าซ้าย: จัน-อังคาร-พุธ
👉 หน้าขวา: พฤหัส-ศุกร์-เสาร์-อาทิตย์
ถ้าเสาร์อาทิตย์เราไม่ค่อยมีสิ่งที่ต้องบันทึกมาก ก็สามารถเฉลี่ยหน้ากระดาษได้ โดยเน้นให้ความสำคัญกับวันปกติที่ทำงาน ซึ่งรูปแบบ Weekly Log ไม่มีตายตัวเช่นกัน อยู่ที่เราถนัดแบบไหน แต่เน้นย้ำไว้เลยว่า Weekly Log มีความสำคัญมาก เพราะเป็นตัวกำหนดการทำงาน หรือ กิจกรรมของเราในแต่ละวันได้ดีมาก
หมายเหตุ: ความสม่ำเสมออย่างน้อยที่สุดควรจดในระดับ 1-2 สัปดาห์ เพื่อให้เห็นภาพว่าในอนาคตระยะใกล้ จะมีอะไรเกิดขึ้น พอทำได้สม่ำเสมอแล้ว ค่อยขยับไประดับเดือน ขยับไประดับ 3 เดือน ขยับไปครึ่งปี และต่อยอดไปถึงระดับปี
🎯 6. Daily Log - บันทึกสิ่งที่จะทำรายวัน
คือการจดบันทึกเฉพาะวันนี้เท่านั้น ว่าในแต่ละวันมีอะไรบ้าง โดยแบ่งการทำเป็น Task ไล่ออกมา หรือจะทำ What's on my mind ว่าวันนี้เราอยากขอบคุณใครบ้าง ซึ่งทำควบคู่ไปกับ BUllet JOurnal ในการแบ่งสัญลักษณ์ในการจด
โดยสรุปการจดแบบ BUJO เป็นหนึ่งในเทคนิคที่มีรูปแบบการจดที่หลากหลาย แนะนำให้เพื่อน ๆ ทุกคนลองไปหาหนังสือแบบของจริง ว่าตัวเราชอบแบบไหน หรือจะลองหาจากเว็บไซต์ต่าง ๆ ว่ามีหน้าตาอย่างไร เพื่อเป็นตัวอย่างให้เราไปหาซื้อได้ เมื่อได้หนังสือเล่มโปรดมาแล้ว ก็ลองเริ่มทำกันได้เลย และอย่าลืมว่า ‘ความสม่ำเสมอ’ ในการจด BUJO คือสิ่งสำคัญมาก ๆ
เพื่อน ๆ สามารถรับชมรายการ THE ORGANICE
มือใหม่หัดจด เริ่มต้น BUJO และ Planner อย่างไรให้เวิร์ค ได้ทั้ง 2 EP. ได้ที่ลิงก์ด้านล่างนี้เลย
เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
