8 เรื่องที่ควรเตรียมให้พร้อม เพื่อ Conference Call ให้ได้เรื่อง

หนึ่งในเรื่องน่าเวียนหัวของการนัด Meeting มีอยู่ 2 อย่าง คือ เวลา และ สถานที่ ถ้าเราใช้เทคโนโลยีของ Conference Call ได้ ก็จะทำให้เราเหลือเรื่องเวียนหัวเรื่องเดียวคือแค่จัดเวลาที่ว่างตรงกันได้

เรื่องนี้เป็นรายละเอียดที่เก็บมาฝากจาก Podcast The Organice ตอนที่ 6 จัด Conference Call อย่างไรให้ได้เรื่อง คลิกฟังกันได้ทที่นี่

แต่อย่าเพิ่งดีใจกันไป เพราะหลายครั้งที่ Conference Call ถ้าทำแล้วสะดุดมีปัญหา จะทำให้ผู้ร่วมประชุมไม่เชื่อใจในเทคโนโลยี จนทำให้ต้องมี Meeting ซ้ำกันอีกครั้ง นั่นหมายความว่าคุณเสียเวลาทวีคูณเป็น 2 รอบกันเลย วันนี้เราเลยรวบรวม 8 สิ่งที่คุณควรเตรียมให้พร้อมก่อนเริ่มดังนี้

1. เตรียม Agenda ของการประชุม

เรื่องนี้เหมือนการเตรียมตัวก่อน Meeting โดยทั่วไป Agenda นั้นสำคัญมากเพราะจะทำให้เรารู้ว่าใครควรมาร่วมประชุม และแต่ละคนควรเตรียมเรื่องอะไรมาพูด อีกทั้งยังได้ไอเดียอีกว่าต้องเตรียมคำถามที่ต้องการจะถามในที่ประชุมมาด้วยหรือเปล่า

2. เลือกโปรแกรมให้เหมาะสม

แนะนำให้เลือกโปรแกรมที่ทุกคนมีอยู่แล้ว หรือ Download ได้ง่าย ยกตัวอย่างเช่น Skype หรือ Google Hangout ซึ่งเป็น Free Appliation ซึ่งมี Feature แชร์หน้าจอที่ช่วยจำลองเหมือนเราได้อยู่ในห้องประชุมจริงด้วย

3. ส่ง Invitation ถึงทุกคนที่จะร่วมประชุม

โดยสร้างจากโปรแกรม Calendar ที่ตัวเองถนัดได้ ใน Invitation นั้นต้องมีส่วนประกอบที่สำคัญคือ

วันที่ และช่วงเวลาของการประชุม ซึ่งหมายถึงเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุดการประชุมด้วย
Agenda ของการประชุม โดยทำ List เป็นหัวข้อตามที่เตรียมไว้จากข้อ 1
Expectation ที่ต้องการจากการประชุมนี้ list เป็นหัวข้อเช่นกัน เช่น อยากได้ข้อสรุปเรื่อง Logo ที่เสนอไปทั้ง 3 แบบ ว่าจบที่แบบไหน เป็นต้น
File ที่จะใช้เปิดระหว่างการประชุม โดยตั้งชื่อไฟล์ตามลำดับของการเปิดด้วยตัวเลข เช่น 01 02 03 เผื่อกรณีฉุกเฉินที่ไม่สามารถใช้ feature share หน้าจอได้ เราจะได้ใช้เป็น Voice Only แต่ให้ทุกคนเปิดไฟล์ตามและเปิดไปที่ slide ที่ต้องการได้ ซึ่งหากไฟล์มีจำนวนมาก ควร upload ขึ้น share drive เช่น Dropbox หรือ Google Drive ให้เรียบร้อย
ตั้ง Notification ล่วงหน้า 1 วัน หรือครึ่งวันเป็นอย่างน้อย

4. Online ก่อนถึงเวลาจริงประมาณ 10-15 นาที

ทำให้เหมือนเวลานัดพบกัน ที่เราต้องไปถึงก่อนเวลาเพื่อเตรียม Setup Notebook เข้ากับ projector ดังนั้นเราควร online ก่อนเวลา Conference จริงประมาณ 10-15 นาทีเพื่อตรวจสอบด้วยว่า Internet มีปัญหาไหม ไมโครโฟนทำงานหรือเปล่า ไฟล์ที่ส่งไปเปิดได้ทุกไฟล์ใช่ไหม เป็นต้น

5. ลดสิ่งก่อกวนทั้งภาพและเสียง

หาสถานที่ที่ไม่พลุ่งพล่านทั้ง 2 ปัจจัย คือเสียงและภาพ ภาพด้านหลังเราต้องไม่กวนสายตา ไม่ควรเป็นจอทีวีหรือเป็นคนเดินไปเดินมาซึ่งอาจจะทำให้คนร่วมประชุมสมาธิหลุดไปจากเราได้ trick เล็กๆ อีกอย่างคือภาพ profile ของเราก็สามารถเป็นสิ่งดึงความสนใจได้เช่นกัน ควรเลือกภาพที่สุภาพ ไม่เป็นการ์ตูน หรือตัวเราที่ดูตลกเกินไป

อีกเรื่องที่น่าสนใจ คือเราควรหาปุ่ม mute เสียงให้เจอ และควรใช้ทุกครั้งเวลาที่เราต้องเป็นฝ่ายฟัง ต้อง mute เสียงของฝั่งตัวเอง เพื่อลดเสียงรบกวนตลอดการสนทนา

6. พยายามแค่ 3

ถ้าทุกองค์ประกอบ ภาพ เสียง delay หรือ connection ไม่เสถียร พยายามแค่ 3 ครั้ง เป็นจำนวนที่มากที่สุด หากไม่ work แล้ว อย่าฝืน เพราะจะทำให้ทุกคนเสียเวลาและมีประสบการณ์ที่ไม่ดีไปกับการ Conference Call ไปเลย ให้เปลี่ยนเป็น voice call แล้วให้ทุกคนเปิด file ตามลำดับที่เราตั้งชื่อไว้แล้ว

7. รวบให้กระชับ ระยะเวลาที่กำลังดีคือ 20 – 30 นาที

พยายามไม่นอกเรื่องและ Focus ที่ Agenda และ Expectation ของ Conference Call นี้ เมื่อไหร่ที่กำลังจะแตกประเด็นให้ทบทวนอีกครั้งว่าเรืองนี้อยู่ใน Agenda หรือ Expectation ของการประชุมหรือเปล่า

8. สรุป Meeting Memo

โดยให้เนื้อหาของ Memo ตาม Agenda และ Expectation ที่เรา list ไว้ใน invitation เสมอ ถ้าระหว่างการประชุมสามารถ record ได้จะดีมาก เมื่อจบประชุมแล้วมีทั้ง list และไฟล์เสียงประกอบกัน ให้ใช้อ้างอิงภายหลังได้

ถ้าเตรียม Conference Call แต่ละครั้งให้ดี คุณจะพบกว่านี่เป็นตัวเลือกที่ดีของการทำงานในยุคที่ Technology พร้อมทุกอย่างทั้งภาพและเสียง ที่จะทำให้ได้เวลากลับคืนมาจากท้องถนน ไม่ต้องฝ่าการจราจรที่คาดเดาไม่ได้เพื่อไปพบเจอกัน เก็บเวลาที่จะเสียไปตรงนั้นมาทำประโยชน์ได้อีกมากมายเลยทีเดียว

ติดตามสาระการจัดการดี ๆ กับ The Organice Podcast ที่จะมาชวนคุณพูดคุยกัน ว่าด้วยเรื่องการจัดการตั้งแต่เรื่องเล็กๆ ไปจนถึงเรื่องใหญ่ๆ ให้ชีวิตของคุณ Nice ขึ้นได้ทุกวัน อัพเดทกันได้ทุกวันศุกร์ที่ www.creativetalklive.com หรือ Subscribe กันได้ที่ CREATIVE TALK Podcast ในช่องทางที่คุณสะดวกกันได้เลย