ลดการประชุม ปรับวิธีสื่อสาร = เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ในวงการเทคโนโลยี และโลกธุรกิจนั้น อีลอน มัสก์ (Elon Musk) ถือเป็นหนึ่งในบุคคลที่คนต่างก็รักพอ ๆ กับเกลียด เพราะด้วยความสามารถที่เก่งกาจ กับนิสัยที่บ้าบิ่นนั้น ก็ช่วยให้เขาสามารถปั้นแบรนด์ Tesla กับ SpaceX จนเป็นที่รู้จักได้
แน่นอนว่าเขาเป็นหนึ่งในคนที่สามารถทำให้ทั่วทั้งโลกแปลกใจได้อยู่ตลอดก็จริง แต่บริษัทที่มีมูลค่าหลายพันล้านดอลลาร์ของอีลอน จะไม่สามารถเกิดขึ้นได้เลย ถ้าขาดระบบองค์กรที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งกฏเหล็ก 6 ข้อของมักส์ก็คือหนึ่งในตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และเร่งกระบวนการสร้างสรรค์งานออกมา
💥 1. ปล่อยเบลอการประชุมที่มีขนาดใหญ่บ้าง
การประชุมใหญ่ ไม่ช่วยให้คนเพิ่มประสิทธิภาพ เพราะอย่างนั้นเราไม่ควรต้องประชุมใหญ่บ่อย ๆ
กฎสำคัญประการหนึ่งของมัสก์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานคือ การหลีกเลี่ยงการประชุมขนาดใหญ่ เพราะเขาเชื่อว่าการรวมตัวคนจำนวนมากมักจะไม่เกิดผลดี เนื่องจากมีคนมากเกินไป และนั่นอาจทำให้พนักงานขาดสมาธิได้ โดยมัสก์มักสนับสนุนให้มีการประชุมขนาดเล็ก เพราะมันช่วยเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะทำให้คนสามารถ Take Action กับสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
สำหรับลีดเดอร์แล้ว ลองดูว่าทุกครั้งที่มีการประชุม เรามีคนมากเกินไปหรือไม่ เราทำให้พนักงานขาดสมาธิหรือเปล่า เพราะการให้ความสำคัญกับคุณภาพมากกว่าปริมาณ จะช่วยปูทางไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และความคล่องตัวมากขึ้น
🌟 2. ประชุมให้น้อย และไม่ต้องบ่อย
ในมุมมองของอีลอน มัสก์ การมี Meeting อย่างต่อเนื่องจะขัดขวาง Workflow ที่ดีของการทำงาน ซึ่งการลดความถี่ในการประชุม จะทำให้เราสามารถใช้เวลาอันมีค่าไปกับงานที่มีความหมาย แทนที่จะไปนั่งประชุมกันเป็นเวลานาน ๆ
ลีดเดอร์เองก็ลองดูว่า Meeting ของเราที่ยิงไปแต่ละครั้ง มันมีความสำคัญไหม เพราะถ้าไม่มี การทำให้มันเป็น Meeting เล็ก ๆ หรือรวมหัวข้อที่จะพูดมารวมในประชุมแยก จะช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากกว่า
👋 3. อย่ากลัวที่จะกด Leave
มัสก์แนะนำให้ผู้คน เดินออกจากการประชุม หรือวางสายทันทีที่รู้สึกว่า ‘ตัวเองไม่ได้สร้างมูลค่าเพิ่มให้การประชุมนั้น’ เพราะการออกไปไม่ใช่เรื่องเสียมารยาท แต่การอยู่ต่ออย่างไร้ประสิทธิภาพนั้นหยาบคายยิ่งกว่า
การออกจากการประชุม เมื่อพบว่าตัวเองไม่มีประโยชน์นั้น ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาของเรา แต่ยังช่วยให้คนอื่นสามารถทำงานต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นแล้วการใช้กฎนี้ต้องอาศัยความเข้าใจ ว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากเราออกจากการประชุมไปบ้าง
🎯 4. หยุดใช้คำย่อหรือศัพท์ที่คนไม่เข้าใจ
“จงอย่าใช้คำย่อหรือคำไร้สาระสำหรับสิ่งของ ซอฟต์แวร์ หรือวิธีการทำงาน” อีลอน มัสก์
เพราะการสื่อสารที่ชัดเจน คือหัวใจสำคัญของปรัชญาการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของมัสก์ ซึ่งโดยทั่วไป สิ่งใดก็ตามที่ต้องมีคำอธิบายมากขึ้น หรือทำให้การสื่อสารคลาดเคลื่อน จะทำให้เสียเวลาในการสื่อสาร
ในธุรกิจจำนวนมาก คำย่อ และศัพท์เฉพาะนั้นกลายเป็นบรรทัดฐานก็จริง เพราะมันง่ายต่อการสื่อสารสำหรับกลุ่มคนในวงศ์เดียวกัน ทว่ามันก็ทำให้คนนอกนั้นสับสนเช่นกัน
การทำงานที่มืออาชีพ เราควรพยายามสื่อสารให้ชัดเจน หลีกเลี่ยงภาษาทางเทคนิคที่ไม่จำเป็น ซึ่งอาจทำให้สมาชิกในทีมหรือลูกค้าไม่เข้าใจได้ เพราะการสื่อสารที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความเข้าใจ แต่มันก่อให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่ครอบคลุมมากขึ้นอีกด้วย
🔥 5. ลดขั้นตอนการสื่อสารให้สั้นที่สุด
เพื่อที่จะทำบางอย่างให้สำเร็จระหว่างแผนกต่าง ๆ นั้น พนักงานแต่ละคนจะต้องพูดคุยกับ ผู้จัดการ → ผู้บริหาร → รองประธาน → รองประธานอีกคน → ผู้อำนวยการ และก็วนกลับมาที่จุดแรก ซ้ำแล้วซ้ำเล่า ซึ่งอาจทำให้ปัญหาเกิดขึ้นได้
การสื่อสารที่ต้องติดต่อคนครั้งละมาก ๆ อาจทำให้การสื่อสารช้าลง ดังนั้นแล้วการตัดตัวกลางที่ไม่จำเป็น และโฟกัสไปยังคนที่ต้องออก Action จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการให้ข้อเสนอแนะ หรือการมอบหมายงานก็ตาม เพราะการเลือกเส้นทางลัดที่สั้นที่สุดจะช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันที่รวดเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้น
💫 6. อย่าลืมใช้ Common Sense
กฎข้อสุดท้ายของ มัสก์สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เป็นกฏที่ใคร ๆ ก็รู้ แต่ทำได้ยาก นั่นคือการใช้ Common Sense หรือการปฏิบัติตามสามัญสำนึกด้วยตนเอง เพราะบ่อยครั้ง วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดคือการฝึกรับมือกับปัญหาที่ซับซ้อน และการลงสนามจริง
การสร้างทีมที่แกร่งนั้น ลีดเดอร์จำเป็นต้องทำให้ลูกทีมเชื่อในสัญชาตญาณของตัวเอง เพราะเมื่อต้องเผชิญกับการตัดสินใจ ลูกทีมทุกคนจะต้องพิจารณาวิธีแก้ปัญหาอย่างตรงไปตรงมา และสอดคล้องกับเป้าหมายด้วย Common Sense ของตน
กฏ 6 ข้ออันสุดโต่งของอีลอน มัสก์นี้ แม้ว่ามันจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และปลูกฝังวัฒนธรรมในการแก้ปัญหาให้กับลูกทีมก็จริง แต่เราสามารถเลือกหยิบบางข้อไปใช้ได้ เพราะไม่ใช่ทุกข้อที่จะเหมาะกับวัฒนธรรมองค์กรเรา ดังนั้นจงเลือกสิ่งที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับลูกทีมซะ
แปล เรียบเรียง: พีรพล สดทรัพย์
ที่มา
- Elon Musk’s Six Rules for Productivity: A Guide to Efficient Work at Tesla
- Elon Musk's Six Rules: Would You Survive Working For Elon Musk?
- Unlocking Peak Productivity: Decoding Elon Musk’s 6 Rules for Unrivaled Efficiency
