คำว่า ‘ทำน้อยแต่ได้มาก’ ฟังดูก็เท่ดีนะ แต่เอาเข้าจริงมันไม่ง่ายอย่างที่คิด!
หลายคนคงคุ้นเคยกับกฎ “The Pareto Principle 80/20” หรือกฎพาเรโต (Pareto Principle) ของคุณวิลเฟรโด พาเรโต นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี ที่มีหลักการอยู่ว่า 80% ของผลลัพธ์งานแต่ละชิ้นเกิดจากตัวแปร 20% เพียงแค่เราใช้แรง 20% ก็จะได้ผลมากถึง 80% นั่นเอง กฎนี้จึงเปรียบเสมือนเรา ‘ทำน้อยแต่ได้มาก’
Work Smarter, Not Harder ทำงานอย่างฉลาด ไม่ใช่ทำหนัก
นี่จึงเป็นเหตุผลที่เราสามารถนำ ‘กฎพาเรโต (Pareto Principle)’ ไปปรับใช้ได้ในทุกสถานการณ์ได้ เพราะเราไม่มีเวลามากพอที่จะทำทุกอย่างได้ แต่เราควรเลือกบางอย่างที่สำคัญที่สุด แล้วทุ่มเทโฟกัสกับงานนั้นให้ดีที่สุด และทำให้เกิดผลลัพธ์ที่มากขึ้น ซึ่งเรื่องนี้จะช่วยจัดลำดับความสำคัญของเราได้ดีขึ้นด้วยเช่นกัน และยังช่วยลดความเหนื่อยล้า, ความเครียด ลดโอกาสในการทำงานหนักที่เกินจำเป็น ตัวอย่างเช่น
👉 80% ของยอดขาย มาจาก 20% ของลูกค้า
เวลาเราเดินเข้าร้านสะดวกซื้อ เรามักจะเห็นน้ำขายเต็มตู้ไปหมด ซึ่งทั้งหมดนั้นคือ 80% แต่มันจะมีสินค้าขายดีที่ลูกค้าหยิบบ่อย ซื้อบ่อย ถูกตั้งโชว์ไว้ ซึ่งสินค้าขายดีเหล่านั้นคือ 20% นั่นแสดงว่าร้านสะดวกซื้อในแต่ละแห่งจะได้กำไรจากสินค้า 20% แทนที่จะไปโฟกัสสินค้าจำนวนมาก แต่หันมาเน้นให้น้ำหนักความสำคัญกับสินค้าขายดีมากขึ้น
👉 80% ของโปรเจกต์สำเร็จ เกิดจาก 20% ของพนักงาน
เวลาเราทำงานกลุ่ม หรือทำโปรเจกต์ใหญ่ ๆ ก็มักจะมีคนจำนวนมาก ซึ่งคนจำนวนมากที่ช่วยงานเราคือ 80% แต่ในจำนวนเหล่านั้นจะมีอยู่เพียง 1-2 คนเสมือนเป็นแม่งาน คอยดูแลทุกอย่าง ซึ่งแม่งานเหล่านี้คือ 20% ที่คอยทำให้งานออกมาสำเร็จ แต่ไม่ได้หมายความว่า 80% จะไม่สำคัญ ทุกคนสำคัญทั้งหมด แต่ถ้าหากขาด 20% ตรงนั้นงานก็อาจจะมีปัญหามากขึ้น หรืออาจจะไม่สำเร็จก็เป็นไปได้ เพราะ 20% คือคนที่คอยมองภาพรวม คอยตัดสินใจในจุดที่สำคัญเพื่อช่วยจัดการปัญหายาก ๆ ทั้งหมด ซึ่งเป็นการทำน้อย เน้นการโฟกัสเป็นเรื่อง ๆ เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จ
เทคนิคการนำกฎพาเรโตไปใช้ได้ในทุกสถานการณ์ ด้วย The Power of Pareto is to focus on the 4 C’s
โดยปกติแล้วเรามักจะใช้ ‘กฎพาเรโต (Pareto Principle)’ ในการจัดลำดับความสำคัญในเชิงงาน แต่เอาเข้าจริงแล้วมันสามารถจัดการกับชีวิตประจำวันของเราได้ด้วย ไม่ว่าจะสุขภาพจิตใจ, ความสัมพันธ์ หรือการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ซึ่งกุญแจสำคัญในการดึงประสิทธิภาพ กฎพาเรโต (Pareto Principle)’ ออกมาสูงสุดเราสามารถใช้เทคนิคที่มีชื่อว่า Focus on THE 4 C's ได้เช่นกัน ดังนี้
🎯 1. Clarify โฟกัสความชัดเจน
คีย์เวิร์ดของ Clarify คือ Vision, Objective, และ Goals เพราะสิ่งสำคัญของการใช้ กฎพาเรโต (Pareto Principle) เราต้องรู้ก่อนว่าอะไรคือเรื่องสำคัญที่เราต้องทำให้สำเร็จ เป้าหมายของเราคืออะไร เช่น เราอาจจะต้องการเงินทองมากขึ้น, คุณภาพชีวิตดีขึ้น, อยากเก่งภาษาอังกฤษ เป็นต้น ดังนั้นการมีทั้ง Vision, Objective, และ Goals ถือว่าเป็นเป้าใหญ่ และเป้าหลักของการเริ่มต้นทุกสิ่ง พยายามตั้งเป้าหาความชัดเจนของตัวเองให้เจอ ก่อนจะเริ่มต้นใช้ กฎพาเรโต (Pareto Principle)
🎯 2. Competency โฟกัสความสามารถ
คีย์เวิร์ดของ Competency คือ ‘Understand your path to competency’ คือเราต้องเข้าใจเส้นทางในการบรรลุความสามารถของตัวเอง ว่าง่าย ๆ คือ “เราจะเก่งขึ้น มีความสามารถขึ้นได้อย่างไร” เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพบางเรื่องจากจุดเดิมที่อยู่ สู่เส้นทางใหม่ที่ดีขึ้น ดีกว่าเดิม และเป็นเส้นทางที่เราอยากไปให้ถึง หลักการง่าย ๆ คือ ให้เราลองแบ่งการเรียนรู้เพียง 20% ไปโฟกัสจุดนั้นเพื่อบรรลุเป้าหมาย
ตัวอย่างเช่น ถ้าเราอยากเก่งภาษาอังกฤษ เราต้องหาวิธีการเรียนรู้ โฟกัสเลยว่าอยากเก่งภาษาอังกฤษที่ ‘เน้นการพูดคุย’ ให้เราโฟกัสเรื่องการพูดคุยเป็นหลัก หรืออาจจะลองถามคนที่เขาเก่งเรื่องนี้โดยตรงเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นว่าจะทำอย่างไรถึงจะพูดภาษาอังกฤษได้เก่ง เพื่อลงมือทำโฟกัสในด้านนั้นโดยตรง
🎯 3. Concentration โฟกัสสิ่งที่สำคัญที่สุด
คีย์เวิร์ดของ Concentration คือ ‘Concentrate on what matters most’ คือการมุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญที่สุด โดยกฎพาเรโต (Pareto Principle) จะทำให้เราโฟกัสเพื่อบรรลุเป้าหมายบางอย่าง เพื่อทำให้สำเร็จ โดยแก่นที่แท้จริงของ 20% ในกฎพาเรโต (Pareto Principle) ก็คือการที่เราพยายามอย่างเต็มความสามารถ แม้ในสถานการณ์นั้นเราอาจจะหมดแรงจูงใจ แต่หากเราทุ่มเท พยายามอย่างเต็มที่ ประสิทธิภาพของ 20% ในกฎพาเรโต (Pareto Principle) จะส่งผลให้คุณเห็นผลลัพธ์อย่างแน่นอน
🎯 4. Constraints โฟกัสข้อจำกัด
คีย์เวิร์ดของ Constraints คือ ‘Look out for constraints and blockers’ คือการระวังข้อจำกัด หรืออุปสรรค จงจำไว้เสมอว่า เส้นทางสู่ความสำเร็จไม่มีวันเป็นเส้นตรง มันมักจะเกิดอุปสรรคมากมายในระหว่างทาง บางคนอาจจะเจอเยอะ บางคนอาจจะเจอน้อย ซึ่งเป็นปัจจัยที่เราควบคุมไม่ได้ ดังนั้น กฎพาเรโต (Pareto Principle) ถือเป็นเครื่องมือในการแก้ปัญหาได้ดีมาก ๆ เพราะเราสามารถโฟกัส 80% ในภาพรวม และจัดการปัญหาอีก 20% เพื่อระบุปัญหา + จัดการปัญหา โดยโฟกัสปัญหาเป็นเรื่อง ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยแก้ปัญหาได้คมขึ้นแล้ว ยังเป็นการฝึกให้เราโฟกัสได้อย่างไม่ขาดสติด้วยเช่นกัน
ข้อควรระวังเล็กน้อยสำหรับ กฎพาเรโต (Pareto Principle) คือ
🤔 อย่ามองข้าม 80% ถึงแม้ว่า 20% จะสำคัญมากที่สุด
ตัวเลข 80% เป็นองค์ประกอบในการขับเคลื่อนให้กับทุกเรื่อง เพียงแค่เราอาจจะไปโฟกัสเรื่องสำคัญอย่าง 20% และหาเครื่องมือ หรือตัวช่วยมาดูแล 80% แทนก็ได้เช่นกัน แต่ท้ายที่สุดก็ต้องให้ความสำคัญทุกก้อน รักษาบาลานซ์ให้ดีในการใช้กฎพาเรโต (Pareto Principle)
🤔 อย่ายึดติดกับเปอร์เซ็นต์ 80/20
บางครั้งเราสามารถบาลานซ์กฎพาเรโต (Pareto Principle) ได้ตามสถานการณ์ เช่น ปรับไปเป็น 75/25, 85/15 แต่ยังคงแนวคิดเหมือนเดิม ดังนั้นอย่ายึดติดกับเปอร์เซ็นต์มากจนเกินไป แต่ให้มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์สำคัญที่สุด
แปล เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
ที่มา
- What is the 80/20 rule in project management? (and how to use it)
- What Is the 80 20 Rule (And How It Boosts Productivity)
- "The 80/20 Rule: A Game-Changing Concept for Your Marketing Strategy" - Pareto Principle
