เคยสังเกตไหมว่าทุกวันนี้งานมาจากไหนบ้าง ! ทุกวันนี้งานที่เข้ามามักจะมี 3 อย่างนี้
👉 งานที่ 1 - เจ้านายสั่ง
ทุกครั้งการทำงานในระดับผู้นำจะต้องมองภาพ ‘ในระดับใหญ่’ เมื่อเขาเห็นการเคลื่อนไหวอะไรบางอย่างที่ต้องทำงานเสริมเข้าไป ตัวอย่างที่เห็นภาพง่ายที่สุดคือ โค้ชฟุตบอล เขาไม่ต้องลงมาเตะเองนะ แต่เขามีหน้าที่สั่งผู้เล่นให้ทำตามแผน เพราะเขาเห็นภาพรวมของการเล่นบนสนามได้ดีที่สุด
👉 งานที่ 2 - เพื่อนฝาก
งานเพื่อนฝากก็มีที่มานะ หากเขากล้าฝากเราแสดงว่าเราเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จ เช่น คุณโจ้มา Live ซึ่งมีความถนัดในด้านนี้ แต่คุณโจ้ก็ไม่ได้ถนัดซะหมด งานกราฟิกโปรโมทเราทำไม่ได้ ก็เลยต้องให้เพื่อนที่ทำงานด้วยกัน หรือน้องทีมกราฟิก เพื่อทำชิ้นงานในการโปรโมทให้เกิด Live จนสำเร็จ เพราะเรามั่นใจว่าน้องกราฟิกคนนี้สามารถทำให้งานชิ้นนี้เสร็จได้
👉 งานที่ 3 - งานตัวเอง
เรื่องเบสิกที่สุดในสามข้อ เป็นงานที่เราต้องทำ เป็นงานที่เราต้องรับผิดชอบ
ปัญหาที่เดอะแบกต้องพบเจอ
ในบางครั้งการทำงานก็จะมีคนบางคนที่ต้องแบกงานทั้ง 3 อย่างนี้ แต่กลับกันเหตุผลที่มันเกิดขึ้นจากการแบกงานที่มากเกินไป เราต้องกลับไปมองสาเหตุว่างานนั้นมาจากไหน มันเกิดอะไรขึ้น ?
😱 อาจจะเกิดการขยายตัวของบริษัท และรับคนมาไม่ทันจึงกระจุกงานเป็นคอขวดไว้กับทีมที่มีคนจำกัด
😱 งานที่เข้ามามีความยากกว่าทักษะเดิมที่เราเคยทำ เช่น เราอาจจะถนัดงานออฟไลน์มาโดยตลอด แต่กลับมีงานออนไลน์เข้ามาซึ่งเราไม่ถนัด เป็นเรื่องใหม่ สกิลใหม่ ๆ งานมันยากขึ้นกว่าเดิม ใช้เวลานานกว่าเดิม หรือใช้ทักษะเดิมไม่ได้เลย จึงต้องไปเรียนรู้เรื่องใหม่ ๆ
‘นิยามของเดอะแบก’ ในที่นี้เป็นได้ทั้งในระดับผู้จัดการ หรือระดับพนักงานได้ทั้งสิ้น โดยคุณโจ้ได้มีการนำเนื้อหาจากหนังสือหลายเล่มในต่างประเทศมาสรุปในเชิงการเปรียบเทียบด้วย ‘ลิง’ สิ่งนี้คือตัวแทนของเดอะแบกที่แท้จริง เพราะลิงชอบเกาะเราเสมือนปัญหาที่เกาะกินเราไปเรื่อย ๆ
ตัวอย่างเช่น Creative บริษัทแห่งหนึ่งอาจจะมีคนแค่ 1 คน แต่งานกลับมีมากถึง 10 อย่างก็ได้ จนผลสุดท้ายคนเป็น Creative ก็ต้องรับลิงมาถึง 10 ตัว (งาน 10 อย่าง) มาแบกจนหลังหักกันเลยทีเดียว หากสิ่งนี้! ยิ่งเรายอม ปล่อยให้มันเกิดขึ้นจะเกิดเป็น Bottleneck Syndrome ปัญหางานรอระบายเป็นคอขวด
แล้วเราจะทำอย่างไรให้เกิดความรู้สึกที่ไม่ต้องเป็นเดอะแบก
วันนี้เรามีเคล็ดลับเรื่องนี้ให้กับทุกคน โดยขอแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ คือกลุ่มคนทำงานทั่วไป และกลุ่มหัวหน้างาน
🐤 จัดการลิงแบบคนทำงาน 🐤
✅ 1. Say yes ให้ช้า
คือการที่คุณอย่าเพึ่งรีบรับปาก ต้องถามเสมอว่า ‘งานนี้เกี่ยวกับอะไร’ เพื่อเป็นการถามว่ารูปแบบของงานเป็นอย่างไร ไม่ใช่เผลอรับงานมาโดยไม่รู้ว่างานชิ้นนี้เกี่ยวข้องกับเรา ซึ่งเราอาจจะทำไม่ได้ หรือทำได้ไม่ดีก็เป็นได้
✅ 2. เป็นกระจก อย่าเป็นขนมปัง
คนทำงานถ้าหลังจากนี้มีงานจากเพื่อนมาฝาก ต้องคิดก่อนว่าอย่าทำตัวเป็นขนมปัง คือห้ามซึมซับไปกับสิ่งนั้น แต่ต้องทำตัวเองเป็นกระจกเพื่อสะท้อนเพื่อนที่มาหา เราต้องตั้งคำถาม เช่น งานนี้คืออะไร, มี Source สำหรับการทำงานหรือยัง ถ้าหากเพื่อนที่มาฝากงานตอบไม่รู้ เราสามารถแนะนำได้ เพื่อสร้าง Option ใหม่ ๆ เป็นทางเลือกให้กับคนที่มาหาเรา เพราะบางงานเขาอาจจะสามารถจบได้ตัวเขาเองก็ได้ เหตุเพราะแค่เขาไม่รู้วิธีการทำงานนั่นเอง
✅ 3. ชัดเจนในตัวเองว่าเราแก้ปัญหาเรื่องไหนได้ดี
เราต้องชัดเจนว่า อะไรบ้างที่เราช่วยแก้ปัญหาได้ดีจริง ๆ และอันไหนที่รู้แล้วว่าทำได้ไม่ดีอย่ารับเด็ดขาด เพราะจะกระทบทั้ง 2 ฝ่าย เช่น เราเป็น AE เราช่วยเรื่อง Connection ของลูกค้าได้ เราเป็น Creative เราช่วยจัดการเรื่องไอเดียได้ หรือเราเป็น Graphic Design แต่ถูกวานช่วยติดต่อลูกค้าให้หน่อย ซึ่งแน่นอนเราไม่ถนัด เราพูดไม่เก่ง อาจจะแนะนำเพื่อนที่มาหา หรือหัวหน้าที่มาหาได้ว่าให้ AE ที่เขาเป็นผู้เชี่ยวชาญจะดีกว่า เป็นต้น
✅ 4. Priority คือเรื่องสำคัญ
หมายถึงการจัดลำดับความสำคัญ บางครั้งงานที่เราได้รับอาจจะไม่ได้มีความสำคัญมาก แต่กลับมีความสำคัญในเชิงบริษัท เช่น งานของลูกค้าที่ต้องรีบจัดการเรื่องงบภายในเดือนนี้ ซึ่งถ้าเราไม่ได้รีบให้คำตอบงบนี้น่าจะหลุด บริษัทจะมีปัญหาทันที แม้ว่างานเดิมอาจจะมีถึง 3 งาน นี่แหละคือการจัดการลำดับความสำคัญ เช่น นำเรื่องงานไปคุยกับหัวหน้า หรือคนที่เกี่ยวข้อง เพื่อคุยกับเขาว่า ท้ายที่สุดสิ่งไหนสำคัญกว่ากัน อะไรต้องปล่อยออกไปให้เร็วที่ อะไรค่อยปล่อยออกไปที่หลังได้ เป็นต้น
✅ 5. เสนอทางเลือก
บางครั้งการที่มีคนมาขอความช่วยเหลือเรา ตัวเราสามารถเสนอทางเลือกได้ เช่น ถ้าเกิดมีคนเอางานมาให้เรา ซึ่งเราประเมินแล้วว่ามีคนที่ให้ข้อมูลนี้ได้ดีกว่าเรา ตัวเรานั่นแหละสามารถเสนอทางเลือกได้ว่า ไปถามอีกคนสิเพราะเขาเชี่ยวชาญกว่า น่าจะให้คำตอบที่ดีกับเธอแน่ ๆ สิ่งนี้ไม่ได้การปฏิเสธใคร แต่เราช่วยแนะนำเพื่อให้เจอกับคนที่ถูกต้องกับเรื่องนั้น ๆ มากกว่า
✅ 6. ตั้งกฎ ‘รับ 1 ฆ่า 2’
ทุกครั้งเวลาที่เราจะรับอะไรใหม่เข้ามา เราต้องฆ่าของเดิมแล้ว 2 อย่าง นี่คือนิยามของกฎรับ 1 ฆ่า 2 คือการที่ของเดิมเสร็จแล้ว 2 เรื่อง ถึงจะรับเพิ่มได้ เพราะเรื่องที่เสร็จแล้วหายไปเลย เราจะถูกแทนที่ด้วยงานใหม่ได้ หรืองานที่เสร็จแล้วอาจจะยังไม่ได้เสร็จทั้งหมด ถ้าแค่รีวิว ปรับแก้นิดหน่อยรับเพิ่มได้ แต่ถ้าต้องปรับแก้งานเก่าเยอะ อย่าพึ่งรับงานใหม่! ทำของเดิมให้จบก่อนจะดีที่สุด
🐔 จัดการลิงแบบระดับหัวหน้า 🐔
✅ 1. อธิบายให้ชัดเจน
คุณต้องอธิบายให้ชัดเจนว่างานที่จะทำคืออะไร แล้วทำไมต้องเป็นเขาทำ อย่าเป็นหัวหน้าแค่สั่งงานสั้น ๆ ใช้แต่อารมณ์ เพราะสิ่งนี้คือความรู้สึกของความไม่ชัดเจน ความรีบร้อน ซึ่งยิ่งจะทำให้ลูกน้องในทีมกลับไม่รู้รายละเอียดในการทำงาน ซึ่งมีแต่ผลเสียทั้งสิ้น
✅ 2. มอบหมายให้ถูกคน
หัวหน้าอย่างเรารักน้องเท่ากัน แต่ก็จะมีคนที่เสมือนเป็นมือขวา ซึ่งอาจจะมาในรูปแบบผู้ช่วย หรือคนที่ทำงานมีจริตคล้าย ๆ เรา ซึ่งน้อง ๆ บางคนส่วนใหญ่ไม่ค่อยกล้าปฏิเสธหัวหน้า ก็ต้องทำ แต่ที่ทำมาเขาอาจจะไม่รู้ ไม่ถนัด งานที่ได้กลับมาหัวหน้าก็ต้องนั่งแก้อีก ดังนั้นเวลาจะมอบหมายอะไรอย่ามอบให้กับคนใกล้ตัวตลอดเวลา ต้องดูเนื้องานว่าใครเหมาะจะทำสิ่งที่ได้
✅ 3. มอบอำนาจในการตัดสินใจ
เช่น เราสั่งลูกทีมว่า เธอไปทำของขวัญสิ้นปีนี้มา งบประมาณไม่เกิน 500 บาท อยากแจกลูกค้า 200 ชิ้น ฟังดูดีและมีความชัดเจน แต่ท้ายที่สุดอำนาจการตัดสินใจก็ยังอยู่ที่ตัวหัวหน้า เพราะเราในฐานะหัวหน้าไม่กล้าปล่อยงาน ยังเก็บงานไว้กับตัว ทำหน้าที่แค่สั่งไม่ได้มอบหมายอำนาจในการตัดสินใจ สิ่งสำคัญคือเราต้องเชื่อใจน้องคนที่เรารับเข้ามาทำงาน ต้องรู้ว่าเขาเก่งเรื่องนี้ ทำเรื่องนี้ได้ หรือเชื่อใจคนที่เรามอบหมายงาน และให้อำนาจในการตัดสินใจ ต้องย้ำ! ให้เขากล้ามาปรึกษาเรา ไม่รู้ต้องถามนะ คุณต้องเป็นที่ปรึกษาให้เขาได้
✅ 4. ตรวจสอบ
สำคัญมาก ๆ ต้องตรวจสอบทุกครั้งที่มอบหมายงานให้กับทีม บางครั้งการมอบหมายงานถ้าไม่ตรวจสอบเลย ทีมก็จะไม่เคลีย และทำในสิ่งที่ตามความเข้าใจของเขาเอง ซึ่งสิ่งที่ออกมาอาจจะไม่ถูกต้อง ไม่ได้มาตรฐาน ระยะเวลาไม่เป็นตามเวลา บางครั้งเวลาปัญหานี้มันกลับมา มันไม่ได้สร้างปัญหาแค่ 1 เรื่อง แต่ปัญหากับบานปลายซึ่งกลายเป็นต้องแก้ปัญหาหนักกว่าเดิม ดังนั้นมาดูกันดีกว่าว่าเทคนิคการตรวจสอบแบ่งได้ 3 ช่วง
👉 4.1 ตรวจสอบช่วงแรก
คือการตรวจสอบว่าเขาเข้าใจไหม ในสิ่งที่เรามอบหมายไป
👉 4.2 ตรวจสอบระหว่างทาง
คือการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพ, ทักษะคนทำงาน, งบประมาณ, เทคโนโลยีต่าง ๆ มันช่วยเกื้อหนุนให้เขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
👉 4.3 ตรวจสอบระยะสุดท้าย
คุณภาพที่เราต้องการเป็นไปตามนั้นจริงหรือไม่
หวังว่าวันนี้ทุกคนจะได้รับเทคนิคไปปรับใช้กันหรือถ้าหากมีเทคนิคอื่น ๆ นอกเหนือจากนี้ มาแชร์กันได้น๊า
แปล เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
ดูอีพีนี้เต็มรูปแบบได้ที่
