‘Mark Murphy’ ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารภายในองค์กรกล่าวว่า “ไม่มีวิธีสื่อสารรูปแบบไหนที่ดีที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับว่าเราเลือกที่จะหาทางเข้าถึงใจผู้ฟังให้มากที่สุดได้อย่างไรต่างหาก”
ก่อนที่จะเข้าไปพูดคุยเจรจากับใคร ถ้าคุณศึกษาตัวตนและรู้ว่าคู่สนทนาของคุณให้ความสำคัญต่อเรื่องใด คุณจะสามารถประเมินวิธีทำงาน ความรู้สึก และทัศนคติต่อเรื่องนั้น ว่ามีปัจจัยอะไรส่งผลต่อการตัดสินใจของเขาบ้าง
จากนั้นถึงจะหันมุมมองด้านที่เรามีตรงกันเข้าหากัน คุณถึงจะลดกำแพงของอีกฝ่ายให้เปิดใจคุยกับคุณ เพื่อให้การสื่อสารเข้าใจตรงกันและรู้สึกไว้เนื้อเชื่อใจในกันและกันได้
CREATIVE TALK จึงอยากชวนเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า และลูกน้องมาพัฒนาทักษะการสื่อสารให้เข้าไปอยู่ในใจคน โดยวิเคราะห์เจาะลึกจุดอ่อนจุดแข็งจากการสังเกตคู่สนทนา เพื่อหาวิธีคุยให้ถูกจริตคนฟังทั้ง 4 แบบ ดังต่อไปนี้
1. นักสร้างแรงบันดาลใจ (The Intuitive Communicator)
นักสร้างแรงบันดาลใจ คือคนที่มีวิสัยทัศน์ มองไกล เห็นแต่ภาพใหญ่ ไม่ได้ใส่ใจในรายละเอียดมากนัก ชอบให้เข้าสู่เนื้อหาหลักใหญ่ใจความของบทสนทนาแบบกระชับฉับไว ชอบความชัดเจนของเป้าหมายหรือให้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง พวกเขาจะหาทางทำงานนั้นให้สำเร็จด้วยวิธีการของตัวเอง ไม่ชอบให้ใครมากำหนดกรอบ และจะรู้สึกสนุกที่ได้แก้โจทย์ที่ท้าทายความสามารถของตนเอง
- จุดแข็ง พร้อมพุ่งชนเป้าหมาย ชอบพิชิตความท้าทาย
- จุดอ่อน สมาธิสั้น ไม่ชอบการรอคอยหรือลงรายละเอียด มีความเสี่ยงที่จะละเลยบางจุดที่สำคัญกว่าเป้าหมายที่แท้เพื่อทำตามใจปรารถนา
- คำถามค้างคาใจ สิ่งนี้จะพาเราไปได้ไกลแค่ไหน, ความสำเร็จของเราคืออะไร, เราจะไปถึงจุดหมายได้อย่างไร
2. นักตัดสิน (The Analytical Communicator)
- จุดแข็ง กระหายข้อมูล ตัวเลข ที่เฉพาะเจาะจง มีมาตรวัดชี้ชัด สามารถคำนวณ ตรวจสอบได้ ใช้คำศัพท์เฉพาะทาง เป็นการเป็นงานสูง
- จุดอ่อน เย็นชา ไม่ชอบบทสนทนาที่แสดงอารมณ์ความรู้สึก
การเน้นไปที่คุณค่าของตรรกะเหตุผลเพียงอย่างเดียว ฟังดูเหมือนจะยุติธรรมดีที่มีหลักเกณฑ์วัดความถูกต้อง แต่ไม่ได้แปลว่านั่นจะเป็นธรรมเสมอไป ในแง่ปฏิบัติแล้วก็ยังจำเป็นที่ผู้พูดต้องแสดงความเข้าอกเข้าใจและเอาใส่ใจจิตใจของคนฟังด้วย เพื่อไม่ให้อีกฝ่ายตีความท่าทีผิดว่าถูกตั้งแง่เป็นศัตรู และถึงแม้จะต้องตำหนิหรือมอบคำวิจารณ์ใคร เราก็ควรเลือกใช้คำพูดที่ดี มาจากใจ ฟังแล้วรู้สึกได้ถึงความปรารถนาดี อยากให้ผู้ฟังทำได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นผลดีต่อตัวเขาเอง
- คำถามค้างคาใจ ตัวเลขเหล่านี้มีที่มาอย่างไร, ข้อมูลเหล่านี้อ้างอิงมาจากไหน, อะไรเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จของโปรเจกต์นี้, เราจะรู้ได้อย่างไรว่าจะได้ผล, และเราแน่ใจได้แค่ไหนว่าจะคุ้มเสี่ยง
3. นักวางแผน (The Functional Communicator)
- จุดแข็ง เป็นผู้ลงรายละเอียด ติดตามความคืบหน้า รักการบริหารจัดการงานให้ได้ตรงตามตารางงานที่ระบุเส้นตายไว้อย่างชัดเจน มีความทุ่มเทในงานเป็นอย่างสูง มักคอยควบคุมให้ทุกคนต้องทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างมีระเบียบแบบแผน และทำงานที่ได้รับมอบหมายได้สำเร็จลุล่วงทันเวลา เป็นผู้คุมกฎตามที่ตกลงกัน เมื่อบริหารเวลาได้จะช่วยให้มีเวลาเผื่อสำหรับงานแทรก หรือการปรับแก้ตามสถานการณ์ฉุกเฉินได้
- จุดอ่อน ไม่ยืดหยุ่น ติดอยู่กับกรอบความคิดเดิมๆ ไม่ค่อยเปิดรับแนวทางใหม่ๆ ปิดกั้นอิสระทางความคิด ไม่ชอบความเปลี่ยนแปลง แม้ว่าวิธีการนั้นจะให้ผลลัพธ์ที่ดีเหมือนกันก็ตาม ไม่ยอมอ่อนข้อ ต่อรองหรือเล่นนอกกฎเกณฑ์ไม่ได้ และจะรู้สึกไม่พึงพอใจหากต้องเปลี่ยนแผนที่วางเอาไว้เป็นอย่างดี การมุ่งมั่นหวังผลมากเกินไป อาจทำให้ลืมคำนึงถึงวิธีคิดและสไตล์การทำงานของผู้ร่วมงานได้ และหากเกิดออกนอกแผนบ่อยๆ เข้า จะลดทอนกำลังใจของคนประเภทนี้ จนเกิดความรู้สึกท้อแท้หมดไฟ ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพเหมือนปกติ และอยากยอมแพ้ขึ้นมาเสียเฉยๆ
- คำถามค้างคาใจ ใครมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง, ขั้นตอนและวิธีการทำงานเป็นอย่างไร, อะไรต้องเริ่มทำก่อนหลัง, และเรามีระยะเวลานานแค่ไหน
4. นักผูกมิตร (The Personal Communicator)
- จุดแข็ง คนกลุ่มนี้มักหมั่นสังเกตเก็บรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของผู้อื่น ใส่ใจในความรู้สึก คอยรับฟังคนอื่นในทีมด้วยความเข้าอกเข้าใจ เปิดกว้างทางความคิด ให้ความสำคัญกับทุกคน ไม่ตกหล่นหลงลืมใครไป และมักจะเลือกใช้คำพูดที่คำนึงถึงตัวผู้ฟังเป็นหลัก นุ่มนวลแม้ต้องอยู่ท่ามกลางความขัดแย้ง คอยเป็นกาวใจเชื่อมความสัมพันธ์ในทีม
- จุดอ่อน อารมณ์อ่อนไหวง่ายหากต้องฟาดฟันกับนักตัดสินผู้แข็งกระด้าง หากมีใครแสดงพฤติกรรมที่ไม่เป็นมืออาชีพ หรือไม่คำนึงถึงบรรยากาศโดยรวมของทีมจะทำให้คนกลุ่มนี้โกรธเคือง และมีอคติในใจ และหากนักผูกมิตรคำนึงถึงผู้อื่นมากจนเกินไป จะทำให้คนอื่นขาดความเคารพในตัวคุณ ไม่มีใครรู้สึกชื่นชมพฤติกรรมยอมคนเสียจนเบียดเบียนตัวเอง และหากใช้ความอ่อนโยนเป็นจุดแข็งไม่ได้ ก็อาจถูกมองเป็นจุดอ่อนของทีมก็ได้ เพราะความอะลุ่มอะล่วยบางครั้งก็เป็นอุปสรรคต่อการแก้ปัญหา ขาดการตัดสินใจที่เด็ดขาดชัดเจน น่าเชื่อถือ อาจสื่อสารได้ไม่ตรงจุด และทำให้ทีมเข้าใจจุดมุ่งหมายของคุณคลาดเคลื่อนได้
- คำถามค้างคาใจ เลือกถ้อยคำที่ใช้อย่างเหมาะสม, มีใครต้องการแสดงความคิดเห็นบ้าง, และคุณรู้สึกอย่างไรเมื่อพวกเขาทำอย่างนั้น
เมื่อเริ่มต้นสื่อสารกันด้วยความเข้าอกเข้าใจ งานไหนๆ ก็ไหลลื่น และเอาอยู่เมื่อทุกคนในทีมเข้าใจตรงกันและจับมือไปด้วยกัน
เรียบเรียงโดย : พิมพ์สุดา วรพงศ์พิเชษฐ
ภาพโดย : พิมพ์สุดา วรพงศ์พิเชษฐ
