รวม 22 วิธีช่วยจัดการเวลา ปรับโฟกัส ทำงานได้เต็มที่มากขึ้น (เลือกใช้ตามเหมาะสมได้เลย!)

จากการศึกษาหนึ่งในบทความของ scienceofpeople ระบุว่ามีเพียง 12% ของคนทำงานเท่านั้นที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน การบริหารจัดการเวลาจึงเป็นเรื่องหนึ่งที่สำคัญ เป็นอีกหนึ่งที่ทักษะที่ขาดไม่ได้เลย เพราะไม่ใช่แค่ช่วยให้เราทำงานได้เต็มที่มากขึ้น แต่ยังช่วยให้ผ่อนคลาย และพักผ่อนได้อย่างเต็มที่ด้วยเช่นเดียวกัน แต่ไม่ใช่ทุกวิธี ทุกเทคนิคที่จะเข้ากับไลฟ์สไตล์การทำงานของเรา

วันนี้เราก็เลยรวบตึงมาให้ 22 เทคนิค ไปทดลองใช้กัน!

⏰ 1. กำหนด ‘Theme’ ประจำวัน

ลองกำหนดธีมในแต่ละวัน เพื่อให้รู้ว่าวันนี้เป็นวันที่เราจะทำอะไร อย่าง Jack Dorsey อดีต CEO ของ Twitter ก็เคยกำหนดธีมการทำงานในแต่ละวัน เช่น วันอังคารจะเป็นวันสำหรับเรื่องผลิตภัณฑ์ ส่วนวันพฤหัสบดีจะเป็นวันสำหรับเหล่าพาร์ทเนอร์ เป็นต้น

พยายามหาธีมที่ทำซ้ำได้ เกี่ยวข้องกับงานประจำวันอยู่แล้ว อย่าให้ยากหรือวาไรตี้จนเกินไป เช่น วันจันทร์เป็นวันสำหรับโทรหาลูกค้า วันศุกร์เป็นวันตามเก็บปัญหา และทบทวน KPI

⏰ 2. รวมงาน และทำไปพร้อมกัน

อาจฟังดูประหลาด ยำรวมแล้วผลลัพธ์จะออกมาดีได้ยังไง? วิธีนี้จะเหมาะกับสิ่งที่ต่อให้ทำรวมกันก็ไม่กระทบต่อคุณภาพ ส่วนใหญ่มักเป็นงานที่ไม่ได้ต้องใช้สมาธิเยอะมาก เช่น วันนี้ตั้งเป้าอยากจะฟังพอดแคสต์สัก 10 ตอน แล้วก็ออกกำลังกายบนลู่สัก 30 นาที เราไม่จำเป็นต้องทำสองอันนี้ทีละอย่าง แต่ทำไปพร้อม ๆ กันได้เลย

ลิสต์รายการที่จะทำแต่ละวันออกมาก่อน แล้วเลือกงานที่ดูไม่ต้องใช้สมาธิมาก รวมกับรายการเสริมอื่น ๆ เข้าด้วยกัน แล้วก็คอยเช็กว่าเราทำอะไรเสร็จไปมากน้อยแค่ไหนแล้ว

⏰ 3. Golden Hour ของตัวเองให้เจอ

เคยสังเกตไหมว่าบางคนตื่นเช้ามาก เพื่อมาทำงานในช่วงเช้าที่มีแสงแดดอ่อน ๆ บางคนเป็นพวกนกฮูกที่ไอเดียจะโลดแล่นช่วงดึกมาก ๆ นั่นแหละคือช่วงเวลาทองคำของคุณ ช่วงเวลาที่เราจะทำงานได้เต็มประสิทธิภาพมากที่สุด

ในชีวิตจริงถ้าทำงานประจำ ยังไงก็หนีไม่พ้นการทำงานในตอนกลางวันอยู่แล้ว ดังนั้นให้หา Golden Hour ของตัวอีกอันให้เจอในช่วงเวลาทำงาน

⏰ 4. ตั้งเป้าหมายแบบ SMART

S.M.A.R.T คือ specific, measurable, achievable, relevant, และ timely เป็นการตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง มีความเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ทำ และมีกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน

⏰ 5. เซ็ต Calendar ตัวเอง ทำ Time Blocking

อันนี้เป็นวิธีที่ผู้เขียนเองก็ใช้อยู่กับ Google Calendar เหมือนทำ Time Blocking ของงานในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แล้วก็มีการระบุสีลงไปในงานแต่ละประเภทเช่นสีนี้สำหรับการประชุม สีนี้สำหรับออกไปงานข้างนอก เป็นต้น

⏰ 6. สร้างช่วง do-not-schedule (DNS)

เชื่อว่าหลายคนแผนพังบ่อยจากงานด่วน ประชุมแทรก ทักนิดทักหน่อยแล้วยืดเยื้อ ดังนั้นลองเริ่มต้นง่าย ๆ ด้วยการใช้ Calendar ของเรานี่แหละในการกำหนดช่วงเวลา ให้ทีมหรือหัวหน้าเห็นเลยว่าช่วงเวลาไหนของเราทำอะไร ช่วงเวลาไหนที่สามารถนัดเราประชุมได้ในวันนั้น อาจจะกำหนดเป็นตารางว่างเอาไว้เลยก็ได้

⏰ 7. ปิดทุกการแจ้งเตือน

แชทเด้ง ไลน์ดัง ข้อความเข้า อย่าให้ได้มากวนใจช่วงโฟกัสงานเลยเชียว การปิดแจ้งเตือนที่มาขัดสมาธิจะช่วยให้เราโฟกัสกับงานได้ดีขึ้น แต่เข้าใจว่าบางครั้งอาจมีงานด่วนต้องคุยกัน ก็อาจจะแจ้งกับทีมไว้ก่อน ถ้าด่วนอาจจะใช้เป็นการโทรหาแทน

⏰ 8. ใช้เครื่องมือการจัดการอีเมล

ปัญหาหนึ่งของคนทำงานที่เสียเวลากันเยอะคือการเคลียร์อีเมลตัวเอง ดังนั้นอย่าดองอีเมล แล้วหาเวลาจัดการในแต่ละวันเสมอ ในอีเมลสามารถสร้าง Labels เพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลได้ ก็จะช่วยให้เราทำงานง่ายขึ้น หรือแม้กระทั่งตอนที่เราหยุด ก็สามารถใช้การตอบกลับอีเมลอัตโนมัติได้ เพื่อไม่ให้อีเมลตกหล่น และเป็นการแจ้งลูกค้าด้วยว่าเราไมไ่ด้หาย แต่จะกลับมา Active อีกทีในวันถัดไป เป็นต้น

⏰ 9. จับคู่งานแทรกไว้ใกล้ ๆ กัน

วิธีนี้ง่าย ๆ เลยคือสมมุติคุณมีสองประชุมที่ต้องเข้าวันนี้ แต่ทั้งสองประชุมห่างกัน 30 นาที ซึ่งเวลา 30 นาทีนั้นคงไม่พอจะโฟกัสกับงานอะไรยาว ๆ ได้ ให้ลองขยับประชุมให้มาติดกันเลย เพื่อให้หลังจบประชุมสามารถ Deep work ได้

⏰ 10. ใช้วันอาทิตย์ในการวางแผน

เคล็ดลับการบริหารเวลาที่ดีที่สุดข้อหนึ่งคือการใช้วันอาทิตย์ในการวางแผน เป็นการลิสต์ง่าย ๆ ก่อนเปิดสัปดาห์ก็ได้ว่าตั้งแต่วันจันทร์นี้ไปมีอะไรที่เราต้องทำ มีนัดไหนที่ต้องไปรึเปล่า โดยใช้เวลาแค่ 20-30 นาทีในการวางแผนก็พอ

⏰ 11. ใช้เทคนิค Pomodoro

เทคนิคมะเขือเทศที่หลายคนอาจจะพอได้ยินกันมาบ้าง มันคือเทคนิคการทำงาน 25 นาที และพักอีก 5 นาที ทำแบบนี้ซ้ำ ๆ ทั้งหมด 4 เซ็ต และหลังจากผ่านไปสองชั่วโมง ให้พัก 30 นาที วิธีนี้เหมาะกับคนที่ทำงานที่จบได้ไว ไม่ได้ต้องใช้เวลาแบบข้ามวัน จะช่วยให้เรามีพลังงานเหลือเฟือในการทำงานต่ออีกด้วย

⏰ 12. ลองเทคนิค Eisenhower matrix

เทคนิคกล่องสี่กล่อง ที่แบ่งงานออกมาเป็น 4 ประเภทตามความด่วน และความสำคัญ

งานสำคัญ และเร่งด่วน >> งานนี้ควรทำก่อนอันดับต้น ๆ
งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน >> งานสำคัญ แต่เก็บไว้ทำทีหลังได้ ไม่รีบ
งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน >> งานที่ต้องทำให้เสร็จเหมือนกัน แต่สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้
งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน >> งานที่อาจจะไม่ได้ส่งผลอะไรกับเราเท่าไหร่ จะทำหรือไม่ทำก็ได้

⏰ 13. แบ่งงานด้วยเทคนิค ABCDE

แนวคิดนี้ง่ายมาก โดยเขียนรายการงานที่คุณต้องทำให้เสร็จในหนึ่งวันหรือสัปดาห์ และติดป้ายกำกับ A ถึง E โดย A สำคัญที่สุด และ E สำคัญน้อยที่สุด

⏰ 14. เทคนิคทำน้อยได้มากแบบ Pareto

นี่คือก็กฎ 80/20 ที่อธิบายเอาไว้ว่าการทำบางอย่าง(20%) ส่งผลต่อชีวิตเราได้มาก(80%) เอามาใช้กับการจัดการเวลาได้โดยเวลาเราลิสต์ใช้งานให้ลองดูว่างานของเราอยู่ในสัดส่วนด้านบน(20) หรือด้านล่าง(80) วิธีนี้เหมาะกับคนที่ชอบทำงานเล็ก ๆ ไม่สำคัญก่อนเพราะเสร็จไว แล้วเก็บงานยาก น่าหนักใจไว้ทีหลัง ซึ่งหลักการนี้ก็คือการเอางานใหญ่เหล่านั้นแหละขึ้นมาทำก่อน

⏰ 15. จัดการเวลาด้วย กฎของพาร์กินสัน (Parkinson’s law)

วิธีนี้เหมาะกับคนที่ชอบทำงานเต็มเวลาจนเกินไป อาทิ คุณมีเวลาในการเตรียมโปรเจกต์ 1 เดือน คุณใช้เวลาเต็มเลย 1 เดือน แต่ถ้านับเวลาทำงานจริง ๆ อาจใช้เวลาแค่ไม่กี่วัน สุดท้ายคือให้เราวางเดดไลน์ให้เหมาะสมกับเนื้องาน อย่าให้นานจนเกินไป เพราะยิ่งนานก็จะทำให้เรายิ่งขี้เกียจ และมาปั่นงานวันสุดท้ายก่อนเดดไลน์กันอยู่ดี

⏰ 16. ทำงานให้เสร็จด้วยหลัก Get Things Done (GTD)

อีกหนึ่งเทคนิคสำหรับคนที่มีงานเยอะมากจนยุ่งเหยิง เทคนิคอื่นไม่รอดไม่ไหว มาลองหลักของ David Allen ซึ่งจะมีทั้งหมด 5 วิธี คือ

Capturing: ลิสต์ทุกงานที่จะต้องทำในสัปดาห์ หรือในวันออกมาให้หมด
Clarification: หาวิธีในการจัดการทุกสิ่งที่ลิสต์ออกมานี้ อาจจะเริ่มจากการลำดับความสำคัญ จัดหมวดหมู่
Organization: พอจัดการสองข้อบนแล้ว ก็มาจัดการลิสต์ต่อว่าจะทำเมื่อไหร่ ตอนไหน อาจจะไปปักใน Calendar เอาไว้กันลืมด้วยก็ได้
Review: รีวิวลิสต์รายการทั้งหมดอีกครั้ง และคอยทบทวน ปรับตารางตัวเองตลอดสัปดาห์
Engagement: ลงมือทำงานตามลิสต์ ที่ลำดับความสำคัญ และช่วงเวลาไว้ ส่วนงานอื่นก้สลัดออกจากสมองไปก่อน

⏰ 17. ใช้กฎ 2 นาที

ถ้าชอบผัดวันประกันพรุ่ง ลองใช้กฎ 2 นาทีในการทำอะไรเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้เสร็จ เช่น การเคลียร์อีเมลให้เสร็จใน 2 นาที ไล่เคลียร์ตอบแชทลูกค้าเป็นต้น ลองหางานที่ใช้เวลาไม่นานกับเทคนิคนี้ดู เขาบอกว่าวิธีนี้จะช่วยให้เราสร้างนิสัยที่ดี ลดการผัดวันประกันพรุ่งลงไปได้

⏰ 18. สร้างสมาธิตลอดทั้งวันด้วยกฎ 18 นาที

เทคนิคนี้ถูกแนะนำโดย Peter Bregman ใช้เวลาพักหนึ่งนาทีเพื่อปรับโฟกัส และใช้ช่วงเช้าและเย็นห้านาทีเพื่อไตร่ตรอง เขาบอกว่าใน 18 นาที นั้นเขาจะมี 3 กลยุทธ์ซ่อนอยู่ นั่นก็คือ

แนะนำให้ใช้ทุกเช้าเพื่อคิดว่าจะทำให้วันนั้นประสบความสำเร็จได้อย่างไร สร้างปฏิทินจากรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
ใช้เวลา 1 นาทีทุก ๆ ชั่วโมงเพื่อหายใจเข้าลึก ๆ ถามตัวเองว่า ชั่วโมงเมื่อกี้เราทำงานได้เต็มที่หรือยัง
ใช้เวลาห้านาทีในแต่ละเย็นเพื่อทบทวนวันของคุณ

⏰ 19. ลำดับความสำคัญงานแบบทฤษฎีขวดโหล

ลองนึกภาพคุณอยู่ที่ชายหาดพร้อมกับขวดโหล คุณเติมทราย กรวด และหินลงไป แต่ละอย่างแสดงถึงส่วนต่างๆ ของการจัดการเวลาในแต่ละวันของคุณ โดยหินเป็นงานที่สำคัญที่สุดของคุณ ก้อนกรวดเป็นงานสำคัญรองลงมาแต่ไม่ต้องทำเองก็ได้ และทรายคืองานที่สำคัญน้อยมาก ๆ ในแต่ละวัน

⏰ 20. ใช้กฎ 10/90 ในการทำงาน

กฎนี้บอกเอาไว้ง่าย ๆ ว่าให้เราใช้เวลา 10% ในการวางแผนงานต่าง ๆ และใช้เวลา 90% ในการทำงานนั้นให้เสร็จ เพราะหลายคนอาจจะเสียเวลาเยอะไปกับการวางแผนงาน แล้วเหลือเวลาทำงานแค่นิดเดียว

⏰ 21. ลองใช้วิธี ALPEN

ALPEN เป็นวิธีของ Lothar J. Seiwert นักเศรษฐศาสตร์ชาวเยอรมัน

A: ขั้นตอนแรกคือการเขียนสิ่งสำคัญที่ต้องทำลำดับแรก ๆ
L: กำหนดเวลาในการทำงานแต่ละส่วนให้เหมาะ
P: ต่อมาให้กำหนดแบบเผื่อเวลา ที่อาจเจองานแทรก 20% ตัวอย่างเช่น งานสองชั่วโมงควรได้เวลาเพิ่มประมาณ 24 นาที
E: ขั้นตอนที่สี่คือการกำหนดลำดับความสำคัญ
N: ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบระยะเวลากับงานทั้งหมดที่เราประมาณการณ์เอาไว้ว่าโอเคไหม

⏰ 22. ทำ Not to do list

ถ้าลิสต์สิ่งที่ต้องทำมันเยอะ ให้ลองลิสต์สิ่งที่ไม่ต้องทำ ไม่สำคัญดู ลองนึกถึงสิ่งที่ตัวเราไม่จำเป็นต้องทำในวันนี้ เราจะได้มีเวลาไปโฟกัสกับงานจำเป็น ๆ มากขึ้น ไม่มาเผลอทำงานที่ไม่จำเป็นให้เสียเวลา

ใครลองใช้เทคนิค วิธีไหนแล้วเวิร์คมาแชร์ริ่งกันได้นะ :)

ที่มา