การสื่อสารในที่ทำงานถือเป็นหนึ่งในทักษะปราบเซียนของใครหลายคน
เพราะเรื่องนี้เคยถูกมองว่าใคร ๆ ก็ทำได้ แต่ในความเป็นจริงแล้วนั้นการที่เราจะสื่อสารเรื่องบางเรื่องให้อีกฝ่ายเข้าใจ กลายเป็นเรื่องที่ไม่ง่ายอีกต่อไป แต่กลับกันคนที่สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลเกิดขึ้น คุณจะยิ่งได้เปรียบในเส้นทางการทำงาน มากกว่าคนที่สื่อสารไม่เก่ง!
การเป็นนักสื่อสารที่เก่งไม่ใช่ความสามารถที่ติดตัวมาแต่กำเนิด แต่สามารถฝึกฝนและปรับปรุงขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยความมุ่งมั่นและการฝึกฝนที่ถูกวิธี คุณจะสามารถสร้างทักษะสื่อสารให้เหนือกว่าเพื่อนร่วมงาน และเปิดประตูสู่ความสำเร็จในอาชีพการงานอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน
มีงานวิจัยที่น่าสนใจระบุถึงเรื่องของ Supercommunicator
ในปี 1995 คุณเอเลน และอาร์เธอร์ อารอน (Elaine and Arthur Aron) สองสามีภรรยาจากทีมวิจัยด้านจิตวิทยาที่มหาวิทยาลัยรัฐนิวยอร์ก เกิดความสงสัยว่า ถ้าเราไม่รู้จักกันแต่ต้องทำงานร่วมกัน จะทำอย่างไรให้การสื่อสารเป็นมิตร และไม่ล้ำเส้นจนเกินไป เพราะเชื่อว่าหลายคนเวลาเข้าไปทำงานใหม่ หรือต้องเริ่มทำอะไรใหม่กับคนแปลกหน้า จะมีความกดดัน แต่กลับบางคนกลับไม่กดดันก็มี นี่แหละคือจุดเริ่มต้นของข้อสงสัย นำไปสู่การวิจัย
โดยทั้งคู่เริ่มทำการวิจัยโดยมีกลุ่มอาสาสมัคร 300 คน ในพื้นที่มีเก้าอี้สองตัว จากนั้นจึงเริ่มจับคู่ถามคำถามร่วมกันครั้งละ 60 นาทีเท่านั้น โดยคำถามเหล่านั้นถูกคัดโดยนักวิจัย ซึ่งมีตั้งแต่คำถามตลก ๆ เช่น ‘ล่าสุดคุณร้องเพลงในห้องน้ำเมื่อไหร่ ?’ ไปจนถึงการถามแบบจริงใจอย่างลึกซึ้ง เช่น ถ้าคืนนี้เธอต้องจากโลกไปโดยไม่มีโอกาสจะได้คุยกับใคร สิ่งที่เธอจะรู้สึกเสียใจมากที่สุดคือเรื่องไหน ?
โดยผลปรากฏว่าการถามคำถามประเภทลึกซึ้ง (The Profound) สามารถสร้างความรู้สึกผูกพัน และความคุ้นเคยได้อย่างรวดเร็วในกลุ่มอาสาสมัครที่ไม่เคยรู้จักกันมาก่อน และไม่ใช่แค่นั้นหลังจากผ่านการวิจัยมาได้ 7 สัปดาห์อาสาสมัครกว่า 57% ที่เข้าร่วมต่างโทรหาสื่อสารกับคู่สนทนาของตัวเอง และอีก 35% ก็นัดไปเจอพบปะสังสรรค์กัน จากผลการทดลองนี้บ่งบอกว่า แม้จะเป็นคนแปลกหน้า แต่การตั้งคำถามที่เหมาะสม และแบ่งปันประสบการณ์ร่วมกันอย่างจริงใจอย่างลึกซึ้ง ไม่จำเป็นต้องตลก เฮฮาเสมอไป ถือเป็นหัวใจสำคัญของการเป็น Supercommunicator
3 ขั้นตอนสู่การเป็น Supercommunicator สุดยอดทักษะการสื่อสารในที่ทำงาน
😎 ขั้นตอนที่ 1: เตรียมตัวก่อนการสนทนาทุกครั้ง!
โดยในการวิจัยของคุณเอเลน และอาร์เธอร์ อารอน ระบุไว้ว่าการฝึกตั้งคำถาม หรือเตรียมตัวก่อนสนทนา ประมาณ 30 วินาที จะช่วย ‘ลดความวิตกกังวล’ ก่อนพูดได้ และยังช่วยลดช่องว่างเวลาคุยกันแล้วจู่ ๆ ก็เงียบลงได้ ซึ่งจะทำให้คนที่เราคุยด้วยมีส่วนร่วมมากยิ่งขึ้น และสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับการสื่อสาร
ดังนั้นในกรณีที่เราทำงาน วันนี้เราอาจจะต้องออกไปพบเจอลูกค้าที่ไม่รู้จัก, สื่อสารกับคนในองค์กรที่ไม่คุ้นหน้า หรือต้องสื่อสารเพื่อให้ได้งานชิ้นนั้นจากทีมนี้ ในช่วงเวลาก่อนจะเริ่มสื่อสาร ลองคิดถึงเรื่องที่จะคุยสัก 2-3 หัวข้อ ไม่ว่าจะเป็นหัวข้อที่เกี่ยวกับงาน หรือเรื่องทั่วไปก็ได้ที่อาจจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน หรือเกี่ยวข้องกับคนที่เราจะสื่อสารด้วย
🤔 ประโยชน์ของการใช้เทคนิคนี้คือ
ยิ่งเราได้ฝึกเตรียมพร้อม เตรียมคำถามไว้ให้คิดเสมอว่าคำถามที่เตรียมไว้เพื่อสื่อสาร ‘คือคำถามสำรอง’ เราอาจจะได้ใช้ หรือไม่ได้ใช้ไม่เป็นไร แต่การเตรียมพร้อมไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้เราสงบนิ่ง และลดความกังวลได้มากกว่าการไม่เตรียมพร้อมอะไรเลย และยิ่งฝึกบ่อย ๆ เราจะเริ่มคาดการณ์ได้ ว่าการต้องคุยกับใครสักคน เราจะเข้าไปคุยกับเขาอย่างไร เพื่อเพิ่มความมั่นใจมากยิ่งขึ้น
😎 ขั้นตอนที่ 2: ตั้งคำถามจริงใจอย่างลึกซึ้งระหว่างการสนทนา (Deep Question)
เมื่อเราเริ่มสื่อสารไปแล้ว อีกหนึ่งเทคนิคของการเป็น Supercommunicator สุดยอดนักสื่อสารในที่ทำงานคือการ “ตั้งคำถามระหว่างการสนทนา” ลองสังเกตคนที่สื่อสารเก่ง ๆ ก็ได้ว่า หากการพูดคุยหรือสื่อสารกัน ทำไมทุกคำพูด ทำไมทุกคำถามที่เขาสื่อสารออกมา เราได้ในฐานะคนฟังถึงได้ประโยชน์จากสิ่งนั้นเสมอ
คำว่า ‘ตั้งคำถามจริงใจอย่างลึกซึ้ง’ หมายถึง การถามโดยให้อีกฝ่ายอธิบายถึงความเชื่อ, ถึงคุณค่า และประสบการณ์ที่อีกฝ่ายคิดเห็น เพื่อเปิดแง่มุมในแบบที่เขาเป็น ให้อีกฝ่ายได้พูดในเรื่องที่เขาเชื่อ เขาคิดเห็น บางครั้งมันอาจจะเป็นคำถามเบา ๆ อย่างการบอกว่า “วันนี้เธอดูดี แววตาดูมีความสุขจังเลย ไปทำไรมาอะ เล่าให้เราฟังหน่อยสิ ?” ซึ่งดีกว่าแค่การบอกว่า “เธอดูแฮปปี้นะ ?” เพราะการสื่อสารแบบจริงใจอย่างลึกซึ้ง คือการตั้งคำถามเพื่อให้อีกฝ่ายรู้สึกภูมิใจ ว่าเราใส่ใจจริง ๆ นะ และลดความกังวลในการพูดคุยกัน เสมือนการมอบความสุขผ่านการสื่อสารซึ่งกันและกัน
🤔 ประโยชน์ของการใช้เทคนิคนี้คือ
ตัวอย่างของการใช้ประโยค ‘ตั้งคำถามจริงใจอย่างลึกซึ้ง’ มีด้วยกันหลายแบบมาก เช่น
❌ คำถามทั่วไป: บ้านเธออยู่แถวไหน ?
✅ ตั้งคำถามจริงใจอย่างลึกซึ้ง: “สิ่งที่เธอชอบในย่านที่อยู่อาศัย มีที่ไหนน่าสนใจบ้าง ?”
❌ คำถามทั่วไป: ก่อนหน้านี้คุณทำงานที่ไหน ?
✅ ตั้งคำถามจริงใจอย่างลึกซึ้ง: งานที่คุณชอบที่สุดตั้งแต่ทำมา จนถึงวันนี้ คืองานแบบไหน ?
❌ คำถามทั่วไป: ของานชิ้นนี้หน่อยนะ เอาสัปดาห์หน้า ?
✅ ตั้งคำถามจริงใจอย่างลึกซึ้ง: เธอสะดวกไหม เราจะรบกวนช่วยทำกราฟิกชิ้นนี้ ขอเป็นสัปดาห์หน้าได้ เราเห็นเธอทำงานหนักช่วงนี้ ขอบคุณนะ ?
จะสังเกตได้ว่าการตั้งคำถามจริงใจอย่างลึกซึ้งนั้น ดูไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด แต่กลับเป็นคำถามที่ง่ายมาก เพียงแค่เราจริงใจกับความรู้สึก ใส่ใจกับการถาม ใส่ใจกับผู้ฟัง ใส่ใจกับบริบทรอบตัว ยิ่งเราฝึกบ่อย ๆ จะเกิดความคุ้นเคยมากขึ้น และจะทำให้ตัวเราเองเป็นคนที่น่ารักในสายตาคนอื่นมากขึ้น เพราะคุณคือคนที่ห่วงใยคนฟังนั่นเอง
😎 ขั้นตอนที่ 3: ถามคำถามเพื่อติดตาม หรือต่อบทสนทนานั้นอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนสุดท้ายนับว่ามีความสำคัญมากที่สุด และเป็นความสำคัญที่หลายคนทำผิดพลาดมากที่สุดเช่นกัน เพราะการถามคำถามส่วนใหญ่ เมื่อผู้พูดสื่อสารจบแล้ว มักจะเกิดอาการที่เรียกว่า ‘เดดแอร์’ คือไม่รู้จะคุยอะไรต่อ ดังนั้นการต่อบทสนทนาสำคัญมาก เป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม เพื่อลดช่องว่างการเกิดเดดแอร์ให้มากที่สุด
🤔 ประโยชน์ของการใช้เทคนิคนี้คือ
โดยสิ่งสำคัญคือการโฟกัสผู้พูดร่วมสื่อสารกับเรา ว่าเขากำลังคุยอะไร เนื้อหาประมาณไหน อย่ารอให้เขาเป็นฝ่ายถามคุณมากจนเกินไป แต่คุณเองก็ต้องเริ่มที่จะถามเขาด้วยการตั้งคำถามจริงใจอย่างลึกซึ้ง แสดงถึงความใส่ใจในการสื่อสารร่วมกัน
โดยสรุปแล้วพื้นฐานของการจะเป็น Supercommunicator หรือสุดยอดทักษะการสื่อสารในที่ทำงานนั้น มีจุดประสงค์สำคัญ ‘เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืน’ องค์กรที่ดีต้องมีพนักงาน หรือทีมงานที่ดีเช่นกัน หากเราเริ่มจากตัวเองก่อน เป็นคนที่ใส่ใจคนรอบข้าง ฝึกการตั้งคำถาม ซ้อมการเตรียมพร้อมในทุกโอกาสที่จะเข้ามา แล้วสักวันเพื่อน ๆ จะเริ่มเห็นการเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่างที่ดีขึ้น แถมตัวเราเองก็สบายใจขึ้น เพราะเราเต็มที่กับทุกโอกาสที่ได้รับ และอีกฝ่ายที่สื่อสารกับเราก็จะอยาก ร่วมกับเรา เพราะเราเป็นคนที่คุยแล้ว เข้าใจในเนื้อหาที่คุย แถมยังเข้าใจอีกฝ่ายด้วยเช่นกัน
แปล เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
ที่มา
- How to Become a Supercommunicator at Work
- The 36 Questions That Lead to Love
- It Doesn’t Hurt to Ask: Question-Asking Increases Liking
