นอกจากงานเชิงบริหาร และการจัดการ ‘Task’ มากมายในแต่ละวัน ภารกิจสำคัญของคนเป็นหัวหน้าที่ไม่ควรมองข้าม คือการพัฒนา สอน แก้ไข ปรับปรุง ให้กับคนทำงานในทีม เพื่อให้พวกเขาไม่ต้องเสียเวลาไปกับความผิดพลาดล้มเหลวแบบที่คุณอาจเคยเผชิญมาก่อน
‘Bruce Tulgan’ นักเขียนชาวอเมริกันผู้เชี่ยวชาญเรื่องการจัดการและความหลากหลายในองค์กร บอกว่า การพูดคุยอย่างเป็นระบบระหว่างหัวหน้าและลูกน้องจะช่วยให้ทีมมีความมั่นใจเมื่อเจออุปสรรคระหว่างทาง พวกเขาจะรู้ว่า ต้องตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างไรโดยไม่ต้องรอคำสั่งจากหัวหน้าเพียงอย่างเดียว
ขั้นตอนการพูดคุยที่ ‘Tulgan’ เน้นย้ำว่า ต้องมีการวางระบบอย่างชัดเจน แบ่งออกเป็น 3 ส่วนใหญ่ ๆ ทั้งยังมีเช็กลิสต์รายละเอียดปลีกย่อยเล็ก ๆ ที่หากหัวหน้าทำทั้งหมดนี้ได้ ก็จะช่วยให้ ‘Flow’ การทำงานในทีมเป็นไปอย่างราบรื่น จะมีอะไรบ้างนั้น ‘CREATIVE TALK’ สรุปมาให้ผู้อ่านแล้ว ดังนี้
🗂️ จัดการ ‘โหลดงาน’ ของทีมอย่างใกล้ชิด เยอะไปก็ต้องเอาออก
ยิ่งอยู่ในองค์กรที่มีโครงสร้างสลับซับซ้อน บางครั้งทีมของคุณอาจถูกดึงไปช่วยโปรเจกต์อื่น ๆ สถานการณ์เช่นนี้ทำให้หัวหน้าไม่เห็นงานที่แต่ละคนถือ ท้ายที่สุดเราอาจเป็นอีกคนที่แจกงานให้ลูกน้องเพิ่มจนพวกเขาแบกรับไม่ไหว ฉะนั้น อย่างแรกให้ติดตามงานที่แต่ละคนถืออย่างใกล้ชิด เช็กดูขีดความสามารถในการรับงานของแต่ละคน หรือที่เรียกว่า ‘Capacity’ ว่า มีอยู่เท่าไหร่ และยังรับงานเพิ่มได้อีกหรือไม่
ขั้นตอนต่อมา เช็กให้แน่ใจว่า เราไม่ใช่หัวหน้าที่เป็นด่านหน้ารับทุกอย่างมาถือคนเดียวโดยไม่แจกจ่ายงานให้ทีมเลย เพราะบ่อยครั้งตัวหัวหน้าเองนี่แหละที่มักจะใจเร็วให้คำมั่นสัญญากับเจ้านาย กลัวว่า ลูกน้องจะเหนื่อยเกินไป คุณอาจลืมไปว่า หน้าที่ของหัวหน้าไม่ใช่การรับงานทั้งหมดมาเก็บไว้กับตัว แต่เป็นการกระจายงานโดยพิจารณาตามความสามารถของทีมต่างหาก
ส่วนสุดท้าย หากดูแล้วว่า ทีมกำลังแบกงานปริมาณมากเกินไป ให้พูดคุยด้วยบทสนทนาปกติ ไม่ได้เป็นโทนของการต่อว่าหรือแสดงความเห็นอกเห็นใจ ให้มู้ดแอนด์โทนเป็นไปอย่างกลาง ๆ สื่อให้รู้ว่า คุณกำลังเข้ามาช่วยจัดสมดุล ลำดับความสำคัญ โดยจะคอยสนับสนุนอยู่ข้าง ๆ เมื่อพวกเขาต้องการ
🗃️ งานไหนที่ยังทำไม่เสร็จ งานไหนที่อาจช้ากว่ากำหนด?
ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้คุณถามลูกน้องด้วยคำถาม 2 ข้อ เริ่มต้นด้วยข้อแรก “งานไหนที่อาจจะทำไม่เสร็จ?” และข้อที่สอง “งานไหนที่อาจส่งช้า?” ถ้าคำตอบที่ได้เริ่มสะท้อนถึงความไม่มั่นคง ให้หัวหน้าช่วยเหลือพนักงานในการตัดสินใจเลือกทันที
อาจเสนอแนวทางเป็นข้อ ๆ ถ้าเป็นงานในทีมยังไม่เท่าไหร่ แต่หากเป็นโปรเจกต์ที่ลูกน้องถูกดึงตัวไปช่วยเหลือ เราในฐานะหัวหน้าอาจเข้าไปเจรจากับทีมอื่นเพื่อลำดับความสำคัญงานกันใหม่ อันไหนไม่รีบ อันไหนสำคัญน้อยกว่า ขอเลื่อนออกไปก่อน หาแผนสำรองเพิ่มเติมให้กับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น หรือถึงที่สุดแล้ว อาจหาตัวช่วยด้วยการขอพักครึ่ง ‘เปลี่ยนตัว’ เพื่อแบ่งเบาภาระงานบางส่วนออกไป
ขณะเดียวกันงานที่มากเกินไปจนเข้าขั้น ‘Overload’ อาจเป็นโอกาสอันดีที่คุณจะนำข้อมูลตรงนี้ไปรายงานต่อผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อขอให้จัดสรรสมาชิกใหม่เข้ามาเสริมทัพ แต่ต้องระวังไว้สักนิดเพราะในช่วงเวลาเร่งด่วน คุณต้องสื่อสารกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้บริหารอย่างรอบคอบ หากเร่งรีบมากเกินไปอาจกลายเป็นการดึงตัวคนทำงานจากฝ่ายอื่น แทนที่จะเป็นการเปิดรับคนใหม่เข้ามา
📁 ใช้ประโยชน์จากข้อมูลข่าวสารในฐานะ ‘แนวหน้า’
ระดับหัวหน้าทีมต้องมีการประชุมกับทีมผู้บริหารบ้างเป็นครั้งคราว คุณมีโอกาสรู้ความเคลื่อนไหวว่า องค์กรกำลังจะมีแผนการอย่างไรในอนาคต พูดแบบนี้ไม่ได้แปลว่า เราสนับสนุนให้ทุกคนกอสซิปเสียเมื่อไหร่ แต่หากสามารถคาดการณ์ได้คร่าว ๆ ก็จะทำให้คุณจัดการเวลา จัดหาแนวทางการทำงานให้ทีมเพื่อรองรับงานในอนาคตได้อย่างเหมาะสม
ที่สำคัญ อย่าลืมหาช่วงเวลาในการแบ่งปันความสำเร็จให้บอร์ดบริหารรับทราบว่า ทีมของคุณแต่ละคนมีผลงานอะไรอยู่บ้าง จะช่วยให้ผู้บริหารเล็งเห็นถึงความใส่ใจในตัวเองคุณ รวมถึงความตั้งใจของทีม เพื่อสะท้อนว่า คุณเองก็เป็นหัวหน้าที่มองเห็นคุณค่าในสิ่งที่ลูกน้องกำลังเรียนรู้ ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของคนเป็นหัวหน้า และเป็นภารกิจสำคัญนอกเหนือจากการจัดการงานส่วนตัวด้วย
แปล เรียบเรียง: กองบรรณาธิการ CREATIVE TALK
ที่มา
- Managers, Are You Aligned With Your Team?
- Every new manager should focus on this crucial factor (and it’s not strictly collaboration)
