งานนี้ก็สำคัญ งานนั้นก็สำคัญ เวลามีเท่าเดิมแต่ต้องทำงานเพิ่ม จะทำยังไงให้ทัน?
นี่คือหนึ่งในตัวอย่างของ ‘ภาวะความสำคัญเฟ้อ (Priority Inflation)’ ที่ลีดเดอร์เจอ คือภาวะที่ทุกอย่างดูสำคัญเท่ากันไปหมด จนไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญในการทำได้ เพราะงานนี้เลื่อนไปไม่ได้ งานนั้นก็หยุดไม่ได้ มีแต่ ‘ต้องทำ’ ให้เสร็จให้ทันอย่างเดียว
การรับงานมาทำเองในช่วงแรก ๆ อาจเป็นเรื่องที่ลีดเดอร์ยังสามารถควบคุมได้ แต่พอนาน ๆ ไปมันจะทำให้ลีดเดอร์ต้องใช้เวลาว่างในการพัก หรือการคิดเชิงกลยุทธ์มาทำงานที่ล้นจนไม่มีเวลาคิด หรือพักผ่อนอย่างเต็มที่
ทางออกที่ดูจะจำเป็นที่สุดก็คือการมอบหมายงานให้ทีมทำ แต่คำถามก็คือ ในช่วงที่ทีมเองก็มีงานเยอะอยู่แล้ว การมอบหมายงานให้ทีมเพิ่มอาจเป็นการโยนภาระงานหรือเปล่า
พอมีความคิดแบบนี้เกิดขึ้น เลยทำให้ลีดเดอร์หลาย ๆ คนรู้สึก ‘เกรงใจ’ จนไม่กล้ามอบหมายงานให้ทีมทำ แต่การทำแบบนั้นยิ่งทำให้งานที่กองอยู่ใหญ่ขึ้นกว่าเดิม เพราะลีดเดอร์เองก็ติดคอขวดจนไม่แบกงานไว้ทำเองได้ แล้วถ้าเป็นแบบนี้ลีดเดอร์จะจัดการกับงานยังไงได้บ้าง
รวม 5 เทคนิคจัดการงานเพิ่มยังไง แบบไม่ทำให้ทีมพัง
1. จัดลำดับงานใหม่ ด้วยการถามความคิดเห็นของทุกคนในทีม
การจะแบ่งงานให้ทีมทำโดยไม่เป็นการรู้สึกโยนภาระ เริ่มแรกที่ต้องทำคือการเรียกทีมทุกคนมารวมตัวกัน เพื่อปรึกษาวางแผนจัดลำดับงานของแต่ละคนให้เห็นว่า ถ้างานใหม่เข้ามา จะสามารถแทรก หรือเอาไปให้ใครคนไหนทำได้บ้าง
เช่น ลีดเดอร์อาจจะลองเปรย ๆ กับทีมด้วยคำพูดง่าย ๆ ว่า ทีมเราจำเป็นต้องแทรกงานใหม่เข้ามาจริง ๆ ต้องการความเห็นของทุกคนเลยว่า มีงานไหนบ้างไหมที่พักได้ ลดคนลง หรือตัดออกเพื่อมาทำงานนี้ได้บ้าง และปล่อยให้สมาชิกในทีมแสดงความเห็นและ task งานของตัวเอง
แต่ถ้าตกลงกันแล้วผลออกมาว่า ไม่มีงานไหนที่สามารถพัก ลดคน หรือตัดออกได้เลย สิ่งที่ลีดเดอร์ต้องทำต่อไปคือการคุยกับผู้บริหารข้างบนเพื่อหาทางออกของเรื่องนี้ เช่น อาจจะเป็นการพูดคุยถึงการเลื่อนเวลา, การจ้าง Outsource ในการทำ หรือการยืมคนจากแผนกอื่น ๆ มาช่วยทำโปรเจกต์นี้ เพื่อเป็นการหาทางออกในเวลาที่มีคนจำกัด
Harvard Business Review แนะนำว่า การทำทุกอย่างต้องแจ้งและบอกผู้บริหารให้ชัดทุกขั้นตอน เช่น “ทีมคอนเทนต์จะขอดึงทีมโปรดักชันหนึ่งคน ออกจากงาน A เพื่อมาช่วยโปรเจกต์ B ที่ต้องเสร็จภายในสิ้นเดือนนี้” การแจ้งทั้งผู้บริหารและหัวหน้าทีมจะช่วยป้องกันไม่ให้ถูกตั้งคำถาม และยังแสดงถึงความซื่อสัตย์ และโปร่งใสในการทำงานด้วยเหมือนกัน
🔑 ถ้าต้องแบ่งงานให้คนในทีม ลองถามความคิดเห็นสมาชิกทุกคนถึงเรื่องการทำงาน และถ้าไม่มีใครสามารถทำงานที่แทรกเข้ามาได้ ลีดเดอร์จำเป็นต้องพูดคุยกับผู้บริหารเพื่อหาทางออกอื่น ๆ แบบไม่ฝืนยัดงานให้คนในทีมตัวเอง จน flow ของการทำงานพัง
2. ส่งต่อเป้าหมายงานอย่างเดียวไม่พอ ต้องส่งต่อวิธีคิดด้วย
ในกรณีที่ทีมมีพื้นที่ว่างสามารถช่วยรับงานแทรกจากลีดเดอร์ไปทำได้ สิ่งที่ต้องบอกทีมไม่ใช่แค่ว่า เป้าหมายของงานชิ้นนี้คืออะไร แต่ต้องวิธีคิดของการทำงานชิ้นนี้ไปด้วย
ไม่ว่าจะเป็นเกณฑ์การตัดสินใจ, เรื่องที่ให้ความสำคัญมาก ๆ และเรื่องที่สามารถปล่อยผ่านได้ไม่ต้องลงรายละเอียดเยอะ วิธีคิดพวกนี้คือสิ่งที่ลีดเดอร์สามารถบอกทีมได้เลยในตอนที่มอบหมายงาน เพื่อให้ทีมรู้ถึงข้อจำกัด และให้การทำงานออกมาราบรื่นที่สุด ซึ่งสามารถเริ่มบอกได้จาก 2 เรื่องนี้
- เกณฑ์การตัดสินใจ > ข้อมูลที่ต้องรู้มีอะไรบ้าง หลักการวิเคราะห์คืออะไร ต้องปรึกษาใครถ้าเรื่องนี้ติดขัด
- มาตรฐานของงาน > งานที่ออกมาจะเป็นระดับไหน แบบไหนถือว่าผ่านมาตรฐาน
เช่น ถ้าต้องทำงานคอนเทนต์โปรโมตอีเวนต์ด่วนที่ต้องลงวันนี้ นอกจากบอกเป้าหมายของโพสต์ว่าเป็นการสร้าง Awareness แล้ว ลีดเดอร์ต้องบอกกรอบวิธีคิดชัดเจนว่า งานนี้ขอเน้นความเร็ว ความถูกต้องของข้อมูลเป็นหลัก เรื่องภาพให้ใช้ Template เดิมได้เลย ไม่ต้องทำใหม่ เพราะจะได้ลงได้ทันเย็นวันนี้ การระบุอะไรแบบนี้ก็จะช่วยให้ทีมสามารถเอาไปทำต่อได้รวดเร็วมากขึ้น
🔑 กุญแจสำคัญของการทำให้งานรีบเสร็จได้ ไม่ได้มีแค่ความเร็ว แต่ต้องมีความเข้าใจ ดังนั้นถ้าลีดเดอร์สามารถส่งต่อสิ่งที่คิด และเกณฑ์มาตรฐานของงานได้ ก็จะช่วยให้ทีมเห็นภาพ และทำงานออกมาได้เร็วมากขึ้น
3. อย่าให้แค่ทีมทำงาน แต่ต้องให้อำนาจทีมในการตัดสินใจ
คอขวดที่เกิดกับลีดเดอร์บ่อย ๆ เป็นเพราะทีมคนอื่น ๆ ไม่มีอำนาจในการตัดสินใจในงานนั้น ๆ พอทำเสร็จก็ส่งให้ลีดเดอร์เป็นคนตรวจ ต่อให้ทีมทำเสร็จเร็วแค่ไหน ถ้าลีดเดอร์ยังไม่ว่างตรวจ งานก็มากองตรงคอขวดอยู่ดี!
วิธีแก้ของเรื่องนี้ก็คือการยกอำนาจให้สมาชิกในทีมเป็นคนตัดสินใจได้เอง ซึ่งไม่ใช่การโยนภาระงาน แต่เป็นการเปิดโอกาสให้ทีมเป็นส่วนหนึ่งของงาน การทำแบบนี้จะยิ่งทำให้ทีมรู้สึกได้รับความไว้วางใจ และจะทำให้มีไฟในการทำงานมากขึ้น กว่าการที่ลีดเดอร์แค่ให้ทำงานให้เฉย ๆ
แต่สิ่งสำคัญก็คือ ลีดเดอร์ยังจำเป็นต้อง ‘เลือก’ คนที่มีประสบการณ์ที่สามารถไว้ใจได้ ในการตัดสินใจงานที่มอบหมายให้ไปด้วยเหมือนกัน ไม่ใช่โยนไปแบบ 100% แบบไม่ดูไม่เช็กอะไรเลย
เช่น ถ้าต้องทำคอนเทนต์ข่าวแบบด่วนมาก แทนที่จะให้ทำเสร็จแล้วส่งมากองรอลีดเดอร์ตรวจ ลีดเดอร์สามารถมอบหมายงานให้นักเขียนที่มีประสบการณ์ทำข่าว พร้อมให้สามารถลงข่าว ตามกรอบที่ตกลงกันไว้ได้เลย การทำแบบนี้ จะทำให้งานไม่ไปกองที่คอขวด และสามารถส่งต่อได้จริง
🔑 ไม่อยากให้การทำงานต้องมาติดคอขวด ลีดเดอร์ต้องกล้ามอบอำนาจในการตัดสินใจให้ทีม เมื่อทีมได้ตัดสินใจเองก็จะรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของงาน และมีแรงไฟในการทำงานเพิ่มมากขึ้น แต่อย่าลืมว่าต้องเลือกให้ดี ไม่ใช่ให้อำนาจการตัดสินใจแบบไม่เช็ก
4. สร้างแรงจูงใจให้ทีมรู้สึกมีไฟอยากทำ
ลีดเดอร์ต้องสร้างแรงจูงใจในทีมให้ได้ เพื่อให้ทีมรู้สึกว่างานที่ทำอยู่ทำด้วยความเต็มใจ และไม่ใช่การจำใจ ซึ่งลีดเดอร์สามารถทำให้เหมือนเป็นการแลก Benefits ร่วมกันได้
เช่น งานนี้จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับเพจของเรา และงานเขียนที่มียอดติด AI Search หรือ SEO ก็จะยิ่งช่วยให้ลูกค้าเห็นเรามากขึ้น และอาจมาจ้างเราทำงาน จนสามารถ Hits เป้าของทีมในปีนี้ได้ หรือ ถ้าหากทีมทำงานนี้ ก็อาจจะมีโอกาสในการได้โปรโมตเพิ่มขึ้น หรือได้เลื่อนตำแหน่ง
แบบนี้จะยิ่งทำให้ทีมมีแรงจูงใจในการทำงานมากยิ่งขึ้น ซึ่งต่อให้ไม่ได้เป็นเรื่องของการเติบโต ลีดเดอร์เองก็สามารถสร้างแรงจูงใจให้ทีมได้ด้วยการมอบรางวัลเล็ก ๆ เป็นการตอบแทน
Melody Wilding (Executive Coach) แนะนำว่า ลีดเดอร์ควรบอกด้วยว่าการทำงานเพิ่มในส่วนนี้ จะส่งผลต่อPerformance Review ยังไงบ้าง เพื่อให้ทีมรู้สึกว่านี่คือหนึ่งในแรงขับเคลื่อนของการทำงาน
เธอยกตัวอย่างว่าให้ลองใช้คำพูด เช่น รู้ว่ามันเยอะมาก แต่ถ้าเราทำได้ตามตัวเลขเป้าหมาย เราจะมีโอกาสเพิ่มพนักงานในทีมปีหน้าได้ เป็นต้น
🔑 อย่าให้ทีมรู้สึกว่าการทำงานเป็นส่วนหนึ่งของภาระ แต่ต้องสร้างแรงจูงใจให้ทีมทำอย่างเต็มใจ และมอบผลตอบแทนบางอย่างให้ทีมรู้สึกว่าการทำงานที่เพิ่มขึ้นมาเป็นหนึ่งในสิ่งที่ผลักดันให้ทีมเติบโตขึ้น
5. อย่าใช้แรงกดดันเพื่อให้งานเสร็จทัน แต่ต้องใช้ความเข้าใจให้ทีมเดินไปพร้อมกัน
บางงานที่ลีดเดอร์มอบให้ทีม มักมาพร้อมความคาดหวังที่กดดันคนทำงานพอสมควร ลีดเดอร์ต้องยืนอยู่ข้างทีมเพื่อคอยสนับสนุน หรือให้คำปรึกษาบางอย่างในการทำงานชิ้นนี้ให้ออกมาได้ดีในเวลาที่จำกัด
แต่ลีดเดอร์ไม่ควรที่จะไปเร่ง หรือรีดงานจากทีมมากเกินไป เพราะนั่นจะยิ่งทำให้ทีมรู้สึกไม่อยากทำ หรือรู้สึกโดนบังคับให้ทำงาน ดังนั้นลีดเดอร์ต้องใช้ความเข้าอกเข้าใจ ความประนีประนอมเข้าไปพูดคุยกับทีม ไม่ใช่ใช้ความดุดัน
เช่น ลองบอกทีมว่า งานนี้เวลาน้อยมาก เข้าใจว่าทุกคนเหนื่อยเพิ่มขึ้น แต่จะไม่ปล่อยให้ลุยกันเองแน่นอน ถ้ารู้สึกติดขัดตรงไหน หรือต้องการให้ไปช่วยเรื่องอะไร ให้รีบบอกได้เลย พร้อมช่วยแก้ปัญหาให้ทันที การทำแบบนี้ก็จะทำให้ทีมรู้สึกว่าไม่ได้โดนทิ้ง เพราะยังมีแรงสนับสนุนจากลีดเดอร์อยู่กลาย ๆ นั่นเอง
การแสดงจุดยืนด้วยความเข้าอกเข้าใจ พร้อมใช้ความประนีประนอมจะช่วยปลุกพลังของการทำงานให้ออกมาได้แบบไม่รู้ตัว ซึ่งจะทำให้การมอบหมายงานเสร็จได้อย่างราบรื่น และรวดเร็วขึ้นนั่นเอง
🔑 ลีดเดอร์ต้องใจเขาใจเรา เข้าใจความรู้สึกของทีมให้มากที่สุด อย่าใช้ความดุดันในการทำให้งานเสร็จ แต่ต้องใช้ความประนีประนอม และคอยสนับสนุนทีม เพื่อให้ทีมรู้สึกสบายใจในการทำงานมากขึ้น
ภาวะงานล้น คนไม่พอเป็นเรื่องที่แก้ได้ยาก แต่ 5 วิธีนี้คือสิ่งที่จะช่วยให้ลีดเดอร์สามารถมอบหมายงานให้ทีมได้ แม้ทีมจะมีงานอยู่ในมือ
แปล เรียบเรียง: ธัญวรัตน์ ปกรณ์รัศมี
ที่มา
