การมีทีมที่แข็งแกร่ง ต่างคนต่างรับผิดชอบหน้าที่ได้ตรงตามมาตรฐาน เป็นสิ่งที่หัวหน้าพึงปรารถนาอยู่แล้ว แต่ขึ้นชื่อว่าการทำงานก็คงจะไม่ได้โรยด้วยกลีบกุหลาบเสมอไป บางครั้งหัวหน้าอาจเจอโจทย์ที่ท้าทายโดยเฉพาะประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของคน ยิ่งเป็นคนทำงานใต้บังคับบัญชาด้วยแล้ว ยิ่งมีปัจจัยแวดล้อมอื่น ๆ เข้ามาพัวพันอีกสารพัด
ยกตัวอย่างเช่น หากวันหนึ่งคุณพบว่า ลูกน้องในทีมเป็นคนทำงาน ‘Underperformer’ หรือทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐาน-ความคาดหวังที่ตกลงกันไว้ คุณจะเลือกอะไรระหว่างแก้ไขปัญหาที่ต้นตอทันที หรือเก็บรักษาไว้โดยเลือกที่จะมองข้อดีอื่น ๆ ประกอบกัน แม้ว่าลูกน้องคนนี้เข้ากับคนอื่นได้ง่าย อัธยาศัยดี ใครเห็นก็เอ็นดู แต่พาร์ทการทำงานกลับต้องให้เพื่อนร่วมทีมเป็น ‘เดอะแบก’ คำถามก็คือคุณจะยังเสี่ยงเก็บคน ๆ นี้ไว้หรือไม่?
คำแนะนำจาก ‘แครอล เจ. เกฟเนอร์’ (Carol J. Geffner) โค้ชและที่ปรึกษาด้านการทำงาน ผู้เขียนหนังสือ ‘Building a New Leadership Ladder’ บอกว่า การรักษาพนักงาน ‘Underperformer’ มักแลกมาด้วยต้นทุนราคาแพงเสมอ อาจดูเหมือนคน ๆ เดียวเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการ แต่หากคนทำงานร่วมทีมสังเกตเห็นจนเริ่มเกิดความไม่พอใจที่ต้องทำงานหนักขึ้น นั่นแปลว่า คุณในฐานะอาจกำลังเดินทางมาถึงจุดเสี่ยง ที่สำคัญที่สุด วัฒนธรรมของทีมอาจสั่นคลอนจนยากเกินแก้ ในมุมของ ‘เกฟเนอร์’ นี่จึงเป็นการตัดสินใจที่ไม่คุ้มค่าเอาเสียเลย
เธอแนะนำ 5 ขั้นตอนเพื่อดีลกับสถานการณ์เมื่อต้องเจอกับลูกน้อง ‘Underperformer’ ไล่เรียงกันไปตั้งแต่ขั้นตอนเบื้องต้นจนถึงวิธีการท้ายสุด
1. ฟีดแบ็กและชี้แจงความคาดหวัง
ในฐานะหัวหน้าเราหารครึ่งความผิดพลาดของลูกน้องเสมอ สิ่งแรกที่ต้องทำ คือการให้ฟีดแบ็กที่ชัดเจนพร้อมแจ้งความคาดหวัง ไม่แน่ว่า ลูกน้องของคุณอาจไม่เคยรู้ตัวมาก่อนเลยก็ได้ว่า ตนเองกำลังตกที่นั่งลำบาก และถูกจับตาในฐานะ ‘Underperformer’ ก่อนจะบุ่มบ่ามว่ากล่าวหรือแอคชันอะไรออกไป การฟีดแบ็กคือแนวทางที่ต้องทำ
อธิบายแจกแจงตามความเป็นจริง โดยไล่เรียงชุดข้อมูลตั้งแต่เรื่องของผลงานที่ไม่ได้ตามมาตรฐาน จากนั้นให้พูดคุยเพื่อหาข้อสรุปร่วมกันว่า เพราะเหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น ถ้ามีการวัดผลด้วย KPI ก็จะยิ่งเห็นภาพชัดว่า คนทำงานผ่านหรือไม่ผ่านเกณฑ์ไหนบ้าง และส่วนไหนที่ยังก้าวข้ามไปไม่ได้ เมื่อเห็นภาพของเหตุปัจจัยแล้ว ให้สรุปแนวทางที่ต้องดำเนินการในขั้นตอนต่อไป โดยเฉพาะเกณฑ์ชี้วัดและมาตรฐานที่เราต้องการ รวมถึงกรอบเวลาที่ชัดเจนว่า หลังจากพูดคุยกันแล้ว จะกลับมาหารือกันอีกครั้งเมื่อไหร่
2. ทำบันทึกเพอฟอร์แมนซ์ของพนักงานอย่างละเอียด
ความพยายามใด ๆ ก็ตามที่ลูกน้องทำ ให้จดบันทึกโดยละเอียด อะไรที่มีแนวโน้มดีขึ้น อะไรเป็นสิ่งใหม่ที่คุณไม่เคยเห็นจากเขามาก่อน เมื่อบันทึกเชิงคุณภาพแล้ว อย่าลืมวัดผลในเชิงปริมาณด้วย เพื่อให้มีข้อมูลที่เป็นรูปธรรม มีตัวเลขหรือเกณฑ์ชี้วัดที่ชัดเจนไปพูดคุยกัน ข้อมูลที่วัดผลได้จะช่วยให้บทสนทนากระจ่างชัดและถูกตั้งคำถามน้อยกว่า
3. โฟกัสกับแผนตรงหน้า
คุยอะไรกันไว้ตั้งแต่เริ่มก็ให้ยึดสิ่งนั้นเป็นแบบแผน แม้ว่าท้ายที่สุดแล้วลูกน้องของคุณจะตกเกณฑ์ และดูมีวี่แววว่าต้องเก็บกระเป๋ากลับบ้าน แต่นั่นแหละคือแผนที่มีการพูดคุยและรับรู้ทั้งสองฝ่ายแล้ว แม้จะเป็นเรื่องยากที่ต้องตัดสินใจขั้นเด็ดขาดในการเลิกจ้าง แต่ลองคิดถึงการทำงานระยะยาวที่ไม่ได้กระทบแค่เราคนเดียว หากปล่อยไว้นานกว่านี้คุณในฐานะหัวหน้าอาจต้องเจอกับความยากลำบากในการจัดการปัญหาในอนาคตที่ยากกว่าเดิม
4. หัวหน้าไม่จำเป็นต้องไร้ความรู้สึก
บทความจากเว็บไซต์ Harvard Business Review เปิดมุมมองเกี่ยวกับการเลิกจ้างพนักงานไว้ว่า เจ้านายที่ดีไม่ใช่หุ่นยนต์ พวกเขาไม่จำเป็นต้องกดเก็บอารมณ์เสมอไป เป็นธรรมดาที่หัวหน้าจะรู้สึกไม่สบายใจเมื่อต้องเดินทางมาถึงจุดที่ต้องบอกลาลูกน้องในทีม ตั้งใจฟังสิ่งที่พวกเขาพูด และตอบกลับไปอย่างระมัดระวัง ซึ่งการพูดคุยในเชิง ‘Deep Talk’ เช่นนี้ ควรอยู่ในพื้นที่ส่วนตัว ไม่ทำให้อีกฝ่ายรู้สึกแปลกแยกหรือเป็นอื่น
5. ยื่นมือซัพพอร์ตเท่าที่จะทำได้
ไม่ได้มาตรฐานสำหรับที่นี่ ไม่ได้แปลว่า เขาจะเป็นคนไร้ความสามารถ ไม่ได้แปลว่าล้มเหลวไปตลอด ในสถานการณ์นี้หัวหน้าสามารถให้การสนับสนุนจนสุดมือเอื้อมได้หลายรูปแบบ ทั้งการช่วยหางานใหม่ที่ลูกน้องสนใจและตรงกับความถนัด หรือมีส่วนช่วยในการผลักดันเขาไปทำในที่ ๆ เหมาะสม
อย่างไรก็ตาม ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณอาจต้องเผชิญกับความอึดอัดใจไปบ้าง แต่สิ่งที่เราในฐานะหัวหน้าควรมีและทำให้ได้ คือการยึดมั่นในความโปร่งใส ยุติธรรมเท่าเทียม และเห็นอกเห็นใจให้มากที่สุด 3 ข้อนี้จะช่วยให้คุณผ่านพ้นช่วงเวลาที่ยากลำบากไปได้
แปล เรียบเรียง: กองบรรณาธิการ CREATIVE TALK
ที่มา
