ไม่ปล่อยให้คนอื่นจัดการ จนงานกระจุกเป็นคอขวด เผยเหตุผลสำคัญ ทำไมลีดเดอร์มักเผลอรับภาระงานมากเกินไป

ผู้นำคือหัวใจสำคัญของทั้งโปรเจกต์ เมื่อทำงานมาได้สักระยะหนึ่ง เราจะพบเจอกับช่วงเวลาที่องค์กรมักเติบโตเร็วกว่าพนักงาน จนทักษะ ความเชี่ยวชาญ หรือรูปแบบความสามารถของลูกทีมอาจไม่เพียงพอที่จะทำให้งานเสร็จสิ้นตามกำหนด หรือได้ผลลัพธ์งานออกมาเป็นที่น่าพึงพอใจนัก นั่นจึงทำให้ลีดเดอร์มักจะเผลอลงไปจัดการด้วยตัวเองจนเกิดปัญหาที่ไม่คาดคิด

ด้วยความเป็นคนประเภท Perfectionism นี่แหละ ที่ทำให้เราคันไม้คันมือ ‘เพราะเมื่อเห็นอะไรที่ผิดพลาด เรามักจะรีบตรงปรี่เข้าไปแก้ไข’ หากเป็นตอนที่งานไม่เยอะ มันก็ไม่เป็นไร แต่ในช่วงที่งานเยอะนี่สิ เรามักจะลืมประเมินเลยว่าปัญหาจุกจิกเหล่านั้น ก็มากซะจนทำให้งานอื่นไม่เดิน สิ่งเหล่านี้นำไปสู่ 🧴‘ปรากฏการณ์คอขวด (Bottleneck Syndrome)’🧴 ที่เราไม่สามารถปล่อยมือได้ เพราะทุกการตัดสินใจต้องผ่านมือเรา ถ้าเราตัดสินใจพลาด มันก็อาจส่งผลเสียต่อทั้งองค์กร

การเรียนรู้ที่จะปล่อยคันบังคับให้ลูกทีมเป็นคนขับนั้นเป็นเรื่องยาก แต่หัวหน้าก็ควรทำเพื่อให้ธุรกิจเติบโต และให้ลูกทีมได้เติบโตด้วยเช่นเดียวกัน

ปัญหาของปรากฏการณ์คอขวด คือสถานการณ์ที่ผู้นำกลายเป็นปัจจัยที่จำกัดความก้าวหน้าของทีม เพราะหลายครั้ง เรามักจะลงไปจัดการเองจนขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของลูกทีมโดยไม่ได้ตั้งใจ แน่ล่ะว่าผู้นำควรชี้แนะเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีม แต่ถ้าเรายกทุกการตัดสินใจมาไว้บนบ่า มันจะไปขัดขวางความคิดสร้างสรรค์กับความเป็นอิสระของลูกทีมจนพวกเขาไม่สามารถเติบโตได้ และงานก็อาจจะไม่เดินอีกด้วยเพราะต้องรอเราอยู่ในทุกกระบวนการ

หนังสือ ‘One Minute Manager Meets the Monkey’ อธิบายปรากฏการณ์คอขวด ได้อย่างยอดเยี่ยมผ่านคำเปรียบเปรยถึง ‘ลิง’ กับ ‘ปัญหา’ ซึ่งการรับงานของบุคคลอื่นคือการรับ ‘ลิง’ ของพวกเขา นั่นทำให้เราอาจรู้สึกหนักใจเมื่อต้องแบกลิงไว้บนหลังมากเกินไป โดยการเป็นเจ้าของปัญหา และการยอมรับความรับผิดชอบ เป็นผลที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของการเอาลิงมาไว้บนหลัง ไม่ว่าจะโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม

ผู้นำที่เข้มแข็งจะรับเฉพาะลิงที่ตกลงจะจัดการเท่านั้น เราจะต้องละทิ้งการควบคุม 'ลิง' ที่ไม่จำเป็น มุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบในระดับที่สูงกว่า โดยการมอบหมายงาน และเพิ่มขีดความสามารถให้กับสมาชิกในทีม ซึ่งการรู้จักวิธีสังเกตลิงที่เข้ามาหาจะทำให้เราสามารถจัดการลิงที่ชาญฉลาดได้

🐵 ลีดเดอร์ที่เก่งจะจัดการลิงได้อย่างไร 🐵

สิ่งสำคัญของการจัดการลิง คือการสร้างแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับการจัดการความรับผิดชอบ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เราควรให้อำนาจ และพัฒนาความสามารถของทุกคนในองค์กรเพื่อให้สามารถจัดการกับลิงของตัวเองได้ด้วยกฎ 4 ข้อที่ใช้จัดการกับลิง

🐵 1. อธิบายลิง 🐵

ผู้นำ และสมาชิกในทีมต้องกำหนด และเข้าใจขั้นตอนถัดไปสำหรับแต่ละงานอย่างชัดเจน ก่อนที่จะมอบหมายหรือแยกย้ายไปทำงานของตน

🐵 2. มอบหมายลิง 🐵

ความเป็นเจ้าของทำให้ลูกทีมรู้สึกมีความภาคภูมิใจ เราควรมอบความเป็นเจ้าของแต่ละงานให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งอย่างชัดเจน เพื่อสร้างความรับผิดชอบให้แก่เขา

🐵 3. ประกันลิง 🐵

ผู้นำให้อำนาจสมาชิกของทีมในการตัดสินใจ เราสามารถมอบสิทธิ์ และเสรีภาพที่จำเป็นให้ลูกทีมด้วยการประกันภัยสองระดับ (แนะนำพวกเขาแล้วค่อยดำเนินการ, ดำเนินการก่อนแล้วจึงค่อยแนะนำ) โดยสามารถยืดหยุ่นได้ตามความซับซ้อนของงาน

🐵 4. ตรวจสอบลิง 🐵

แม้เราจะปล่อยให้ลูกทีมทำงานด้วยตัวเอง แต่ก็ควรมีระบบที่สามารถเช็กความคืบหน้าได้ ซึ่งเราควรสร้างการสนทนาที่ติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์ รวมถึงให้คำแนะนำกับลูกทีมเมื่อจำเป็น

ลองนึกภาพลีดเดอร์ที่เป็นคอขวดในกระบวนการตัดสินใจของบริษัท ทุกการตัดสินใจต้องผ่านเรา ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้า และความหงุดหงิด การนำเทคนิคนี้มาใช้ ทำให้เราสามารถเปลี่ยนแปลงคอขวดได้ด้วยการตัดสินใช้กระบวนการใหม่

เราอาจเริ่มต้นด้วยการสร้างทีมที่เชื่อถือได้ ซึ่งทีมนี้มีหน้าที่รวบรวมข้อมูล และให้คำแนะนำในการตัดสินใจที่สำคัญ จากนั้นหัวหน้าก็ต้องพบปะกับทีมเป็นประจำเพื่อหารือการแก้ปัญหากับการตัดสินใจ โดยเราควรมอบอำนาจให้สมาชิกในทีมมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในทีมสามารถตัดสินใจได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องรอการอนุมัติจากเรา

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ทำให้ลีดเดอร์สามารถมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจที่สำคัญที่สุด ซึ่งทำให้กระบวนการตัดสินใจของบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังที่เห็นเลยว่าการเอาชนะปรากฏการณ์คอขวดไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้นำที่ต้องการประสบความสำเร็จ ด้วยการทำตามคำแนะนำทั้ง 4 ข้อจะทำให้ผู้นำสามารถลดความเสี่ยงในการกลายเป็นจุดคอขวดของทั้งองค์กร และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมได้

แปล เรียบเรียง: พีรพล สดทรัพย์

ที่มา

• Are You The Bottleneck?
• Hey, CEO - Are You The Bottleneck?
• What is a bottleneck in project management? 3 ways to identify them
• Leadership and Mood