กิจกรรมหลักของคนทำงานคือ ‘การประชุม’
ทุกการประชุม ต้องใช้ทักษะการสื่อสารอยู่เสมอ และเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องเผชิญอยู่ทุกวัน โดยหัวใจสำคัญของการ Communication in workplace คือ การที่จะช่วยให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจร่วม เห็นภาพเป้าหมายที่ชัดเจนร่วมกัน ไม่เช่นนั้นอาจจะเกิดปัญหาเหล่านี้ได้
- เข้าประชุมแล้วไม่รู้ว่าประชุมไปเพื่ออะไร
- คนทำงานไม่ได้รู้สึกอยากมีส่วนร่วมกับเป้าหมายองค์กร
- ทีมงานไม่คุยกัน ขาดการสื่อสาร ต่างคนต่างทำ
- หัวหน้าและลูกทีมไม่เข้าใจปัญหาของกันและกัน
- ทำงานโดยไม่รู้ว่า เรากำลังพัฒนา หรือเร่งทำงานให้จบไปวัน ๆ
องค์กรที่มีการสื่อสารที่ดี จะช่วยให้พนักงานเข้าใจเป้าหมาย ทำงานร่วมกันได้มีประสิทธิภาพ และเกิดสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อความสำเร็จ เพราะการสื่อสารที่ดี คือรากฐานขององค์กรที่แข็งแกร่ง!
ดังนั้นการสื่อสาร หรือการประชุมที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้จริง เพราะการที่จะทำให้คนทำงานเห็นภาพในองค์กรอย่างชัดเจนต้องเกิดจากสื่อสารที่ชัดเจนตั้งแต่ระดับ Leader ลงมา ทำให้ทุกคนเห็นถึงเป้าหมาย เห็นทิศทางที่เรากำลังจะไปอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งการจะทำสิ่งนี้ให้สำเร็จได้มันเกิดจากการเข้าใจเป้าหมายของการสื่อสาร ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ระดับ
ประชุมอย่างไรให้ได้ทั้งใจ และได้งาน ด้วยเทคนิคสื่อสารแบบสัตว์ 4 ประเภท
1. สื่อสารแบบเหยี่ยว (Townhall)
คือการสื่อสารจากระดับผู้นำ (Leader) ลงมายังองค์กร เน้นแสงถึงวิสัยทัศน์, ทิศทาง และเป้าหมายใหญ่ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรมองเห็นภาพเดียวกันทั้งหมด ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบของ Townhall ซึ่งจะต้องใช้การสื่อสารแบบ One Way Communication หรือการสื่อสารแบบทางเดียวที่ ‘ชัดเจน-กระชับ-ตรงประเด็น’ เน้นบอกทิศทางกำหนดเป้าหมาย เสมือนเหยี่ยวที่มีเป้าหมายชัดเจน สามารถมองเห็นเป้าหมายจากระยะไกลได้อย่างแม่นยำ
ข้อดีและประโยชน์ของการสื่อสารแบบเหยี่ยว
-
การสื่อสารประเภทนี้มักจะมีการนำสไลด์ และลำดับการเล่าเรื่องที่ชัดเจน เพื่อทำให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมายร่วมกัน (Alignment on Vision & Goals)
-
การสื่อสารแบบเหยี่ยวช่วยเรื่อง Inspiration & Motivation ได้ดี ช่วยให้ทีมงาน รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร เกิดแรงจูงใจในการทำงาน แถมยังช่วยกระตุ้นให้พนักงานรู้สึกว่า งานที่ทำมีความหมายต่อเป้าหมายใหญ่ขององค์กร
-
ช่วยเรื่องความไว้วางใจและความเป็นผู้นำ เพราะการที่การที่ผู้นำออกมาสื่อสารโดยตรง ด้วยความจริงใจ จะช่วยลดระยะห่างระหว่างระดับบริหารและพนักงาน ทำให้เกิดความไว้วางใจเพราะพนักงานก็จะรู้สึกได้ว่าผู้นำคนนี้เข้าถึงได้
2. สื่อสารแบบช้าง (Work in Progress)
คือการสื่อสารที่รองลงมาจากการสื่อสารแบบเหยี่ยว นั่นคือการติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์ (Work in Progress) โดยส่วนใหญ่การประชุมที่เน้นติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์เป็นระยะ จะเป็นการประชุมกัน ‘อาทิตย์ละ 1 ครั้ง’ โดยส่วนใหญ่มักจะเป็นการให้ Manager ของแต่ละทีมมาอัปเดต Work in Progress รายสัปดาห์ เพื่อจะได้ทราบถึงความคืบหน้าในแต่ละโปรเจกต์ โดยไม่ต้องลงรายละเอียดเชิงลึก แต่เน้นไปที่ความคืบหน้าว่าทำไปถึงไหนแล้ว เสมือนกับช้างเคลื่อนที่มันอาจจะไม่ได้เคลื่อนที่เร็ว แต่เมื่อไหร่ที่เคลื่อนที่จะเกิดอิมแพค เป็นการอัปเดตที่ไม่ได้ลงรายละเอียดเยอะมาก แต่เกิดอิมแพคต่อภาพใหญ่ของเป้าหมาย
ข้อดีและประโยชน์ของการสื่อสารแบบช้าง
-
การสื่อสารประเภทนี้จะช่วยให้ทีมเห็นภาพรวมของโปรเจกต์ได้ชัดเจน แม้จะไม่ลงลึกในรายละเอียด แต่การอัปเดตเป็นระยะทำให้ ทุกคน ทุกฝ่ายรู้ว่าตอนนี้โปรเจกต์อยู่ในจุดไหน
-
ช่วยลดปัญหาการทำงานแบบต่างคนต่างทำ เพราะทีมงานเข้าใจทิศทางร่วมกัน
-
ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นแนวโน้มของโปรเจกต์ ทำให้ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ ลดความเสี่ยงในการทำงานผิดพลาดได้ดี
-
ช่วยลดการประชุมถี่เกินไป แต่ก็ไม่ห่างจนเกินไป เน้นสื่อสารเฉพาะสิ่งสำคัญ ลดเวลาประชุมยืดยาว แต่ยังควบคุมภาพรวมโปรเจกต์ได้
3. สื่อสารแบบต้นไม้ (One-on-One)
คือการสื่อสารในลักษณะ One-on-One (1:1 Meeting) หรือการสื่อสารแบบหนึ่งต่อหนึ่ง เป็นการสื่อสารที่ไม่ได้จำเป็นต้องให้ทุกคนรับรู้ เน้นสื่อสารเฉพาะบุคคลมากขึ้น มีความเฉพาะทางมากขึ้น เสมือนต้นไม้แผ่กิ่งก้านสาขา เพื่อให้คนที่เราสื่อสารด้วยได้เติบโตอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นตัวจริงในงานที่ทำ สร้างความมั่นใจให้กับทีมงาน เป็นการซัพพอร์ตซึ่งกันและกัน
ข้อดีและประโยชน์ของการสื่อสารแบบต้นไม้
-
การสื่อสารประเภทนี้จะช่วยเสริมสร้างความไว้วางใจ เมื่อหัวหน้าและลูกทีมได้คุยกันแบบเปิดใจ ความไว้เนื้อเชื่อใจจะเพิ่มขึ้น ทำให้ทีมงาน กล้าพูดถึงปัญหา, ความต้องการ และข้อเสนอแนะ
-
การสื่อสารแบบตัวต่อตัวช่วยให้ เข้าใจจุดแข็ง, จุดอ่อน และเป้าหมายของแต่ละคน รวมไปถึงหัวหน้าสามารถให้คำแนะนำที่ ตรงจุด เพื่อพัฒนาศักยภาพของพนักงานได้อย่างเหมาะสม
-
สร้างพื้นที่ปลอดภัยในการพูดคุย เพราะต้องเข้าใจว่าพนักงานบางคนอาจไม่กล้าพูดในที่ประชุม แต่ One-on-One จะช่วยให้พวกเขากล้าสื่อสารมากขึ้น
4. สื่อสารแบบกระจก (Self Reflection)
การสื่อสารแบบกระจกคือ ‘การพูดคุยกับตัวเอง’ ซึ่งไม่ใช่เรื่องแปลก แต่เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้เรารู้เท่าทันความคิดและอารมณ์ของตัวเอง คล้ายกับการมองกระจกเพื่อสะท้อนตัวตนที่แท้จริง เพราะในแต่ละวันเรามักจะสื่อสารกับคนอื่นมากมาย แต่กลับละเลยการคุยกับตัวเอง หากวันนี้เหนื่อยเราก็ควรจะซื่อสัตย์กับตัวเองว่าเหนื่อย หาจังหวะพักบ้าง นับเป็นศิลปะแห่งการพูดคุยกับตัวเองอย่างหนึ่งที่ต้องฝึกฝน
ข้อดีและประโยชน์ของการสื่อสารแบบกระจก
-
การสื่อสารประเภทนี้ช่วยให้เรา เข้าใจตัวเองได้ดีขึ้น ทำให้รู้ว่าเรากำลังรู้สึกอย่างไร เหนื่อยไหม? กดดันไหม? หรือกำลังมีความสุขกับสิ่งที่ทำอยู่
-
ช่วยลดความเครียดได้ดี เพราะการคุยกับตัวเองจะช่วยปลดปล่อยอารมณ์และความกดดัน ทำให้เรามี Mindfulness หรือสติในการรับมือกับปัญหาได้ดีขึ้น
-
หากเราฝึกฝนบ่อย ๆ จะช่วยได้มากในเรื่องของ Self-Encouragement ในการให้กำลังใจตัวเอง คำพูดอย่างเราเก่งขึ้นนะ, เราทำได้นะ, พรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้นะ นอกจากจะเป็นกำลังใจสำคัญแล้วยังช่วยให้ตัวเรามั่นใจในตัวเองมากขึ้น
ทำไมการเข้าใจ ‘การสื่อสาร 4 แบบ’ ถึงสำคัญ ?
- ลดปัญหาการประชุมที่ไม่จำเป็น (ลดเวลาประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ)
- ช่วยให้ทีมงานเข้าใจว่าประชุมแต่ละแบบ มีเป้าหมายแตกต่างกัน
- ปรับรูปแบบการประชุมให้เหมาะสมกับสถานการณ์ และความต้องการของทีม
- ทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น ทุกคนเข้าใจตรงกัน และมองไปในทิศทางเดียวกัน
การสื่อสาร 4 ระดับ สามารถนำไปใช้ได้สถานการณ์ เช่น การสื่อสารแบบเหยี่ยว ไม่ได้หมายความว่าใช้ได้แต่กับ CEO แต่ในระดับ Manager ก็สามารถนำไปใช้ได้ เป็น Townhall เล็ก ๆ ภายในทีม แต่ยังคงโฟกัสเรื่องของเป้าหมายใหญ่ หรือ Self Reflection สามารถแชร์บอกคนรอบข้างได้ ด้วยการนำ What I Like สิ่งที่เราชอบ ประทับใจ หรือรู้สึกว่าน่าสนใจ & What I Learn สิ่งที่เราได้เรียนรู้ หรือข้อคิดที่สามารถนำไปใช้ต่อได้ ไปปรับใช้เช่นกัน
เพราะการประชุมที่ดี ไม่ใช่ประชุมโดยเน้นปริมาณ...แต่ต้องประชุมให้ตรงจุด!
เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
