เพื่อนๆ ทุกคนในที่นี้ น่าจะเคยผ่านการประชุม หรือการเข้าคลาสเรียน ที่เราต้องจดบันทึกเนื้อหาสรุปใจความต่างๆ จากกิจกรรมเหล่านั้น แล้วเพื่อนๆ เคยสงสัยกันหรือไม่ ว่าทำไมคนที่นั่งข้างเรา เขาถึงจดบันทึกได้เยอะ และยังอ่านได้เข้าใจง่ายกว่าของเราอีก ในขณะเดียวกันก็มีบางคนที่จดน้อย แต่อ่านเข้าใจง่าย
วันนี้เราอยากชวนทุกคนมาพูดคุยเรื่องใกล้ตัว ที่จะทำให้ชีวิตเราง่ายขึ้นมาก นั่นคือเรื่อง “การจดบันทึก” แม้การจดบันทึกจะเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ก็จริง แต่สามารถนำไปสู่สิ่งที่ยิ่งใหญ่ได้
ฝึกการจดบันทึกไปทำไม?
สาเหตุที่เราต้องเรียนรู้และฝึกฝนทักษะด้านการจด เพราะว่าปัญหาหนึ่งของมนุษย์คือ เราไม่สามารถจำทุกอย่างได้ภายในระยะเวลาอันสั้น การมีทักษะการจดบันทึกที่ดี จะช่วยแก้ปัญหานี้นั่นเอง ซึ่งในบทความนี้ เราแบ่งออกเป็น 2 หมวดหมู่ คือ เทคนิคการจดเพื่อการเรียนรู้ และ เทคนิคการจดเพื่อการทำงาน
4 เทคนิค สำหรับการจดเพื่อการเรียนรู้
เทคนิคที่ 1 การฝึกตั้งหัวข้อ
เป็นการทบทวนกับตัวเองว่า วันนี้ “คุณกำลังอยู่เรียนรู้เรื่องอะไร” ซึ่งทุกครั้งที่เราฟังบรรยายหรือประชุม คนพูดเขาจะบอกเสมอว่า เขาจะเล่าเรื่องอะไร สิ่งที่เราควรจะทำก็คือ จดตามหัวข้อเรื่องนั้นๆ เพื่อเป็นการเตือนสติตัวเอง ป้องกันการจดบันทึกเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อง
เทคนิคที่ 2 การจดแบบเป็น Flow
สาเหตุที่เราต้องจดเป็น Flow คือ จะทำให้เราสามารถเรียบเรียงเรื่องที่ซับซ้อน ให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ยกตัวอย่างเช่น การจดบันทึกเกี่ยวกับประเด็นทางประวัติศาสตร์ เช่น ประวัติศาสตร์ประเทศอเมริกาเกิดจากการอพยพจากที่หนึ่งมาสู่อีกที่หนึ่ง ซึ่งต้องมีเรื่องของการเคลื่อนที่และช่วงเวลามาเกี่ยวข้อง การจดแบบ Flow หรือเป็นแบบ Timline มองเห็นภาพได้ง่ายขึ้น
เทคนิคที่ 3 การจดแบบวาดภาพลดทอนรายละเอียด
ยกตัวอย่างเช่น ในขณะที่เรากำลังฟังผู้บรรยายพูดอยู่นั้น เราอาจจะถูกใจสไลด์หรือภาพในพรีเซนเทชั่น การหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาถ่ายรูปเก็บไว้ อาจจะช้าไปหรือทำให้เราเสียสมาธิ การจดแบบวาดภาพลดทอนรายละเอียด นอกจากจะไม่ต้องเสียสมาธิไปกับการหยิบโทรศัพท์แล้ว ยังช่วยให้เราทำความเข้าใจเนื้อหาในสไลด์นั้นๆ ได้ดีขึ้นอีกด้วย
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเรากำลังฟังบรรยายเกี่ยวกับการทำเว็ปไซต์ ในหัวข้อ “แบนเนอร์ที่โด่ดเด่น” แทนที่จะจดข้อความยาวๆ ว่า แบนเนอร์ต้องหน้าตาแบบไหน ใช้สีอะไร เราอยากให้เพื่อนๆ ลองใช้วิธีการวาดแบบลดทอนรายละเอียดแทนได้เลย วาดกล่องสี่เหลี่ยม กล่องยาวๆ วาดไม่เกิน 6-7เส้น ก็เสร็จแล้ว โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลายกกล้องขึ้นไปถ่ายเลย
เทคนิคที่ 4 การสรุปแบบ Visual Note
การจดแบบ Visual Note หรือเรียกอีกอย่างว่า การจดแบบวาดภาพ เป็นการผสมผสานทุกศาสตร์ของการจดเข้าด้วยกัน นิยมใช้ในงาน Conference เพื่อบันทึกสิ่งที่ผู้บรรยายพูดออกไป โดยใช้ภาพบวกกับข้อความสั้นๆ ที่อ่านแล้วเข้าใจได้ง่าย ถ้าผู้จดบันทึกทำออกมาได้ดี การจดแบบนี้สามารถเล่าเรื่องได้เลยทีเดียว
4 เทคนิค สำหรับการจดเพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
เทคนิคการจดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้เข้าใจงานที่ต้องทำ และไม่ให้พลาดสาระสำคัญในห้องประชุม
เทคนิคที่ 1 หาปัญหาให้เจอ
อันดับแรกเราต้องหาปัญหาให้เจอ และจดมันลงไป เช่น ในการประชุมเรื่องการทำเว็บไซต์ ปัญหาที่ต้องทำคืออะไร เช่น เว็บไซต์มีอยู่แล้ว แต่อยากทำให้ดูสวยขึ้น หรือที่ผ่านมาไม่มีเว็บไซต์เลย ลูกค้าหาข้อมูลไม่เจอ เป็นต้น จากนั้นจดเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับประเด็นนี้ลงไป
เทคนิคที่ 2 หาทางออกให้เจอ
เมื่อหาปัญหาเจอแล้ว เราต้องหาทางออก ขั้นตอนที่ 2 เป็นการจดวิธีแก้ปัญหา แล้วนำวิธีเหล่านั้นไปขยายความหรือทำงานต่อ ยกตัวอย่างเช่น “เราอยากจะมีเว็บไซต์ เพราะว่าอยากให้คนรู้จักและ หาข้อมูลในเว็บไซต์เราได้ง่ายขึ้น” ในระหว่างที่ประชุม ให้จดเฉพาะสิ่งที่จะแก้ปัญหาดังกล่าวได้ เช่น “ในเว็บไซต์จะต้องมีเมนู หรือมีช่อง search” เป็นต้น
เทคนิคที่ 3 จดสิ่งที่ต้องทำ ‘อย่างกระชับและแม่นยำ’
จดอย่างกระชับในที่นี้หมายความว่า สั้น อ่านแล้วเข้าใจทันที เช่น “จะต้องติดต่อใคร เรื่องอะไร ติดต่อผ่านช่องทางไหน”
หลายคนใช้การจดแบบ “บูโจ” หรือ “The Bullet Journal Method” จดบนสมุดโน้ต หรือแอปพลิเคชันต่างๆ โดยเทคนนิคนี้ จะแบ่งข้อความที่ต้องการจด ออกเป็น 3 ท่อน แต่ละท่อนถูกคั่นด้วยเครื่องหมายต่าง ๆ เราแนะนำว่า ให้ลองใช้ “ / ” “ : ” “ , ” และ “ l ”
ยกตัวอย่างเช่น “พรุ่งนี้ / ไลน์หาพี่เก่ง / เตือนให้โทรหาคุณตุลย์เรื่องคลาส”
เทคนิคที่ 4 จดแบบไทม์ไลน์
ในเทคนิคที่ 3 เราแบ่งข้อความออกเป็น 3 ท่อน โดยในเทคนิคนี้ เราอยากให้นำข้อความนั้น มาเรียบเรียงลำดับก่อน-หลัง วางออกมาเป็นไทม์ไลน์ เช่น งานนี้อยากจะจบภายใน 2 สัปดาห์ มีทั้งหมด 3 ขั้นตอน ขั้นที่หนึ่งจะอยู่ในช่วงไหนขั้นต่อไป เรื่องนี้ใครจะเป็นคนทำ ลิสต์ออกมาแบบนี้ เราจะได้ไม่เกิดความสับสน การทำงานก็จะเป็นระบบมากขึ้น
เช่น
“วันที่ 15 / ไลน์หาพี่เก่ง / เตือนให้โทรหาคุณตุลย์เรื่องคลาส”
“วันที่ 17 / ทำสรุปส่งหัวหน้า / เรื่อง ความรู้ที่ได้จากคลาสคุณตุลย์”
“วันที่ 20 / ตรวจงาน Presentation จากน้อง / เรื่องการโปรโมตคลาส”
เท่านี้เองสำหรับเทคนิคการจดอย่างมีประสิทธิภาพ แล้วครั้งต่อไปในการประชุมของคุณก็จะง่ายขึ้น ประชุมเสร็จยังได้เนื้อหาไว้เตือนความจำในการทำงาน ที่สำคัญคือประชุมครั้งต่อไป เราจะได้รู้ด้วยว่าครั้งที่แล้วเราคุยอะไรกันไปบ้าง พร้อมเริ่มการประชุมได้เร็วขึ้นอีกด้วย
เรียบเรียงจาก : The ORGANICE Podcast
เรียบเรียงโดย : สนธยา สุตภักดิ์
