ไม่มีองค์กรใดประสบความสำเร็จได้หากขาดพนักงานที่เป็นฟันเฟืองสำคัญ ยิ่งตำแหน่งสำคัญ ๆ ระดับ ‘หัวจักร’ ยิ่งต้องผ่านการคัดเลือก-พิจารณากันถี่ถ้วน
เพราะคนทำงานมีการผัดเปลี่ยนหมุนเวียนอยู่เสมอ ทั้งจากการสิ้นสุดวาระและโยกย้ายไปตามโอกาสที่ได้รับ จะดีกว่าหรือไม่หากการเติมเต็มตำแหน่งแห่งที่ มีการวางแผนสืบทอด หรือ ‘Succession Planning’ อย่างจริงจัง
‘Succession Planning’ ไม่ใช่ระบบลูกรักหรือการล็อบบี้คนทำงาน หากแต่เป็นการระบุตัวผู้สืบทอดที่มีความเหมาะสมทั้งวัยวุฒิและคุณวุฒิ เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนขึ้นรับตำแหน่งจริง ในกรณีที่รับทราบว่า ตำแหน่งระดับบริหารกำลังจะหมดวาระลงในไม่ช้า การวางแผนเชิงรุกให้กับผู้ที่จะขึ้นมารับไม้ต่อเป็นคนถัดไปจะช่วยให้การทำงานหลังจากนี้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
🤔 ประเมินความเหมาะสม ระบุความต้องการ พัฒนาคนทำงาน
ขั้นตอนแรกในการวาง ‘Succession Planning’ ให้พิจารณาจากเป้าหมายและกลยุทธ์โดยรวมของบริษัทก่อน เพื่อดูว่าแผนที่บริษัทกำลังจะไปเหมาะสมกับความสามารถของใครมากที่สุด หลังจากนี้อีก 5 ปี ต้องใช้ความสามารถแบบไหน ของใคร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น
ถัดมา ให้ประเมินความสามารถของกลุ่มบุคลากร ‘ผู้ถูกเลือก’ โดยเฉพาะทักษะปัจจุบันที่พวกเขามี ข้อดีและจุดแข็งตอนนี้คืออะไร รวมถึงจุดอ่อนที่ยังขาดหาย และต้องการการ ‘Uplift’ บางครั้งอาจเป็นทักษะข้ามสายงานที่ต้องการพี่เลี้ยงเข้ามาประกบอย่างเข้มงวดด้วย ตรงนี้ต้องโน้ตไว้ให้ดี ๆ เพราะอาจส่งผลกับคนทำงานใต้บังคับบัญชาเมื่อต้องขึ้นรับตำแหน่งในอนาคต
หลังจากกำหนดบทบาทหน้าที่ชัดเจน หากพนักงานคนดังกล่าวตอบรับพร้อมเข้าสู่ลานประลอง องค์กรต้องจัดตั้งคณะกรรมการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง เพื่อจับคู่พนักงานกับพี่เลี้ยงในการติดตามความคืบหน้า ส่วนระยะเวลาในการพัฒนาทักษะไม่ใช่แค่หลักเดือนเท่านั้น ผู้เชี่ยวชาญบอกว่า แผนนี้ต้องวางกันยาว ๆ ฝึกไปตั้งแต่ 1 ปี ไปจนถึง 5 ปี เพื่อให้พนักงานตระหนักถึงศักยภาพของตัวเอง และสามารถตอบโจทย์ความต้องการของตำแหน่งแห่งที่ในอนาคตด้วย
🤔 อย่าทำให้เป็นความลับ อย่าพึ่งพา HR มากเกินไป
ข้อควรระวังสำหรับการทำ ‘Succession Planning’ ไม่ใช่การเก็บแผนเป็นความลับ แต่คือการไม่เปิดเผย และทำให้เป็นเรื่องเฉพาะกลุ่มมากจนเกินไป ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่า การเปิดเผยแผนสืบทอดตำแหน่งในที่แจ้งให้พนักงานคนอื่น ๆ ได้รับรู้ความเคลื่อนไหวจะช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับคนทำงานต่อบริษัทมากขึ้น
ดีเสียอีกที่พนักงานได้รับรู้ว่า คนในสังเวียนคือเพื่อนร่วมงาน คือคนที่เขาเห็นหน้าอยู่ทุกวัน กำลังจะได้รับการโปรโมตและต้องเรียนรู้งานอย่างแข็งขัน เพราะนั่นกำลังสะท้อนว่า บริษัทให้ความสำคัญกับคนทำงานข้างในมากกว่าการซื้อตัวผู้บริหารจากออฟฟิศอื่น ๆ มารับช่วงต่อ ตรงนี้จะยิ่งสร้างขวัญและกำลังใจ ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้น
ที่สำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน คือการพึ่งพากระบวนการของ HR หรือฝ่ายทรัพยาบุคคลมากเกินไป แม้ว่าการวางแผนสืบทอดตำแหน่งจะเป็นทักษะของ HR แต่อย่าลืมว่า รายละเอียดหลาย ๆ อย่าง โดยเฉพาะขั้นตอนการทำงาน และความรู้เฉพาะทางของตำแหน่งนั้น ๆ เป็นเรื่องที่คนทำงานในส่วนงานดังกล่าวมีความรู้ความเข้าใจดีกว่า
และเมื่อกำหนดแคนดิเดตเสร็จแล้ว อย่าลืมวางแผนติดตามผลการดำเนินงานอย่างใกล้ชิด เพื่อให้แน่ใจว่า แผนดังกล่าวได้ผลลัพธ์ตามต้องการ เพื่อให้ทราบว่า พนักงานได้รับการเทรนนิ่งในทักษะที่จำเป็นครบถ้วนแล้วหรือไม่ เพราะการวางแผน ‘Succession Planning’ เป็นรากฐานสำคัญของการพัฒนาทางวิชาชีพ เป็น ‘กระดูกสันหลัง’ ของบริษัทแทบทุกแห่ง นอกจากจะช่วยให้พนักงานได้ใช้ศักยภาพที่มีเต็มประสิทธิภาพแล้ว ยังช่วยเติมเต็มตำแหน่งงานที่ขาดหายไปอีกด้วย
แปล เรียบเรียง: กองบรรณาธิการ CREATIVE TALK
ที่มา
