ทำไมช่วงเวลา Deadline เรามักจะปั่นงานเสร็จทันอยู่เสมอ เรื่องนี้มีเหตุผลทางจิตวิทยาซ่อนอยู่
🎯 Yerkes–Dodson Law
กฏของเยอร์คส-ด็อดสัน (Yerkes-Dodson) ได้รับการพัฒนาโดยนักจิตวิทยา Robert M. Yerkes และ John Dillingham Dodson ในปี 1908 ว่าด้วยเรื่องของความสัมพันธ์ระหว่างความเครียด ความกดดัน และงานที่รับผิดชอบ ซึ่งอาจจะมาในลักษณะของสถานการณ์ของความยากลำบาก, อันตราย หรือมีความท้าทายที่เราไม่เคยไปถึงมาก่อน โดยสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้จากภาวะตื่นตัว (Arousal Theory) เป็นภาวะที่สมองพร้อมที่จะคิด กล้ามเนื้อพร้อมที่จะเคลื่อนไหว มนุษย์มีการตื่นตัว 3 ระดับ ซึ่ง 'ระดับกลาง' ถือว่าดีที่สุด
👉 การตื่นตัวระดับสูง
คือสภาวะที่เราตื่นเต้น หวาดกลัว หรือตกใจอะไรบางอย่าง เช่น ตกใจจากเสียงดัง, มีสถานการณ์ฉุกเฉิน, หวาดกลัวอะไรบางสิ่ง เป็นต้น ซึ่งจะส่งผลทำให้เกิดการขาดสติ โดยสภาวะการตื่นตัวระดับสูงมักจะสามารถทำงานที่ง่ายไม่ซับซ้อนได้ดี แต่อะไรที่ยาก ซับซ้อน หรือใช้สติมาก ๆ ระดับนี้จะไม่ตอบโจทย์ และลดประสิทธิภาพการทำงานลง
👉 การตื่นตัวระดับกลาง
เป็นการตื่นตัวที่ดีที่สุด! คือสภาวะของการมีสติ มีสมาธิ มีเรี่ยวแรงในการทำงาน โดยสภาวะการตื่นตัวระดับกลางจะส่งเสริมทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุด มักเกิดในช่วงที่เราต้องโฟกัสงานอย่างจริงจัง เช่น Deadline พรุ่งนี้แล้วดังนั้นต้องรีบเคลียงานให้เสร็จ หรือมีโปรเจกต์สำคัญ ๆ ที่ต้องใช้การโฟกัสรายละเอียด เป็นต้น โดยส่วนใหญ่จะเกิดจากการฝึกฝนควบคุมอารมณ์ ควบคุมสติให้ดี
👉 การตื่นตัวระดับต่ำ
สภาวะนี้เรียกง่าย ๆ ว่า ร่างกายไปต่อไม่ไหวแล้ว โดยเกิดจากร่างกายอ่อนแอ อ่อนเพลีย ต้องการพักผ่อน ไม่มีสมาธิในการทำงาน แต่ในบางกรณีก็สามารถทำงานที่ยากให้สำเร็จได้ เพราะสภาวะการตื่นตัวระดับต่ำสามารถควบคุมได้ง่ายผ่านการกระตุ้น เช่น เมื่อเราง่วง เราอาจจะลุกไปล้างหน้าล้างตา ก็สดชื่นขึ้น กลับมาทำงานต่อได้ แต่กลับกันถ้าหากป่วย หรืออ่อนล้าจากการทำงานสิ่งสำคัญคือหยุดพัก แล้วค่อยกลับมาเริ่มใหม่ในสภาวะที่สมองและร่างกายพร้อมลุย
โดยกฏของเยอร์คส-ด็อดสัน (Yerkes-Dodson) นี้จะมีลักษณะเป็น The Inverted-U Model หรือตัว U กลับด้าน ซึ่งแสดงถึงสถานะของประสิทธิภาพการทำงาน และการตื่นตัว
เหตุผลที่คนเราทำงานเสร็จทันในช่วงเส้นตาย
มีงานวิจัยกล่าวถึงงานต่าง ๆ ต้องการระดับความตื่นตัวที่แตกต่างกันเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด เช่น เอาว่ะ! เดดไลน์อีก 2 ชม. ต้องจบงานนี้ให้ได้ โดยการกระตุ้นลักษณะนี้จะทำให้เรามีสติขึ้นมา และมีกำหนดเวลาชัดเจนต้องแข่งขันกับเวลา ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่เราต้องเอาตัวรอด สิ่งนี้จะถูกความเครียดกระตุ้นให้เราสามารถข้ามผ่านไปได้ เสมือนอยู่ ๆ งานก็สำเร็จ ไอเดียผ่านเข้ามาแบบไม่ทันตั้งตัว
แต่ก็ใช่ว่าจะมีแต่ข้อดี ในแง่ของระดับแรงกระตุ้นต้องได้รับการกระตุ้นที่เหมาะสม เพราะถ้าหากแรงกระตุ้นที่เกิดจากความเครียดมากเกินไป ประสิทธิภาพในการทำงานก็จะลดลง แต่ถ้าหากงานนั้นง่าย ดูชิล ๆ สบาย ๆ เกินไป เราก็จะไม่สนใจในการทำงานและหลุดโฟกัสได้
โดยสรุปแล้ว
สิ่งสำคัญมาก ๆ ของการเข้าใจจิตวิทยา Yerkes–Dodson Law นี้คือต่อให้เราสามารถทำงานในช่วงเวลาขับคันได้ดีแค่ไหนก็ตาม แต่ภายในลึก ๆ เราอาจจะสะสมความเครียดโดยไม่รู้ตัวได้เช่นกัน ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อการทำงานแน่ ๆ
แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ เมื่อเราเครียด เราจะสามารถรับมือ หรือเข้าใจระดับความเครียดที่เหมาะสมที่สุด และนี่คือ 5 เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อลดความเครียดที่มากจนเกินไป
🎯 1. Highlight Negative Consequences of Delays
การใช้คำพูดเชิงผลกระทบ ช่วยกระตุ้นการทำงานได้
การทำให้คนเครียดจากการถูกตำหนิไม่ใช่ทางออกที่ถูกต้อง แต่ต้องทำให้เกิดการ ‘ตระหนักรู้’ ถึงผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น คุณเก่งมาบรีฟคุณโจ้ว่า อยากให้คุณโจ้อัปเดตข้อมูลตัวเลขในไฟล์ภายในวันศุกร์นี้ เพื่อให้คุณเก่ง สามารถนำตัวเลขที่คุณโจ้อัปเดตไปเสนอลูกค้าภายในวันจันทร์ และต้องตรวจทานเช็กให้เรียบร้อย เพราะตัวเลขเหล่านี้คือข้อมูลสำคัญมาก ๆ ในการไปอัปเดตให้กับลูกค้า
จะเห็นว่าผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นถ้าเราเป็นคุณโจ้ เราเครียดแน่นอนเพราะเวลาทำงานก็มีไม่มาก Deadline คือศุกร์ฉันยังไม่เริ่มอะไรสักอย่าง แถมยังกดดันเรื่องตัวเลขต้องถูกต้องอีก แต่สิ่งที่สำคัญคือคุณโจ้เห็นคุณค่าของการทำงาน เห็นถึงผลกระทบที่เกิดขึ้น เห็นถึงเป้าหมายในการทำงานร่วมกัน
🎯 2. Co-Establish Deadline
Deadline เป็นสิ่งที่ต้องกำหนดร่วมกัน
ไม่ว่าจะตั้งเป้าหมายอะไร ควรตั้งบนหลักเหตุและผลเสมอ เพราะการตั้งเป้าหมายที่สูงเกินไปอาจทำให้เกิดความเครียดสะสมได้ ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน
Bill Treasurer ผู้บริหารของ Giant Leap Consulting ผู้เชี่ยวชาญด้านความเป็นผู้นำได้บอกไว้ว่า ‘คนที่อยู่ในระดับสูงมักจะไม่เข้าใจกระบวนการทีมทำงาน และกำหนดเส้นตาย หรือ Deadline แบบไม่เข้าใจในเนื้องาน’ สิ่งสำคัญของผู้นำที่ดีคือต้องรวมบุคลากรที่เกี่ยวข้อง และกำหนดเนื้องานไปพร้อม ๆ กันทั้งทีม มีการถามความเห็น ความเป็นไปได้ด้วยหลักเหตุผลโดยอิงจากเนื้องาน ไม่ใช่ความปรารถนาของตัวเอง
เพราะเมื่อไหร่ที่ทีมทำงานมีสิทธิ์มีเสียงได้บริหารชิ้นงานตัวเองมากขึ้น จะเกิดการมีส่วนร่วม รักในผลงานที่ทำ และมีแนวโน้มเพื่องานออกมาอย่างมีคุณภาพมากขึ้น แถมยังเป็นการลดความขัดแย้งระหว่างผู้นำ และทีมเช่นกัน
🎯 3. Prioritize tasks
ลองเริ่มต้นจากการ ‘จัดลำดับความสำคัญของงาน’
โดยมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความสำคัญสูงที่สุดก่อน และใช้พลังทุ่มไปกับงานนั้น เพราะช่วงเวลานี้ กฏของเยอร์คส-ด็อดสัน (Yerkes-Dodson) จะทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพในช่วงเวลาที่มีความเครียดเพิ่มขึ้นอย่างเหมาะสม เพราะสมาธิเราจะพุ่งเป้าเพียง 1 เรื่องเท่านั้น
ส่วนงานไหนที่มีความสำคัญน้อยลงมา เราค่อยกลับไปทำงานชิ้นนั้น โดยไม่ต้องเครียดกับงานมาก แต่ยังคงใส่ใจกับการทำงานทุกชิ้น สิ่งสำคัญคือเราไม่ควรทำงานพร้อมกันทีละ 2 อย่าง หรือ 3 อย่างพร้อมกันในเวลาเดียวกัน เพราะจะทำให้ประสิทธิภาพลดลงทันที
🎯 4. Hitting the ‘Sweet Spot’
หาจุดกลมกล่อม ความพอดีให้กับการทำงาน
Sweet Spot หมายถึง “จุดกลมกล่อม” คือ จุดที่พอดีที่สุดของตัวเราเอง โดยแต่ละคนก็มีจุดที่พอดีแตกต่างกันไป ในมุมของการทำงาน บางครั้งบรรยากาศในการทำงานอาจจะพามาสู่ความเครียด, เรากำลังเผชิญหน้าอยู่กับปริมาณงานที่มากจนเกินไป สิ่งเหล่านี้จะทำให้ความสมดุลของการทำงานลดลง
ในฐานะผู้นำ เราต้องใส่ใจสิ่งเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ อะไรที่มากเกินไป ให้พิจารณากระจายออกไปบ้าง หรือถ้าอันไหนไม่สำคัญตัดออกได้ควรรีบทำ เพื่อลดภาระหน้าที่บางอย่างลง และไปเสริมงานที่สำคัญให้ทีมได้ทำงานอย่างเต็มที่ รวมถึงมอบหมายงานและกรอบเวลาให้ชัดเจน ส่วนในมุมของลูกทีมอย่าอายที่จะขอความช่วยเหลือ และอย่าลังเลที่จะขอคำปรึกษาจากหัวหน้า เพราะยิ่งเราปล่อยให้ปัญหาเรื้อรัง ตัวเราเองนี่แหละที่จะไม่ค้นพบจุดกลมกล่อม หรือความพอดีในการทำงานนำไปสู่ความเครียดที่มากเกินไป
🎯 5. Practice self-care
อย่าให้การทำงานเป็นข้ออ้างของการไม่ดูแลสุขภาพ
คนที่ชอบอยู่กับ Deadline ทุกวันมักส่งผลเสียทางความเครียดมากกว่าคนทั่วไป โดยเฉพาะเรื่องของสุขภาพกาย และสุขภาพใจ การดูแลสุขภาพกาย และสุขภาพใจสำคัญมาก ๆ เช่น ออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ, นอนหลับให้เพียงพอ หลับให้ลึกไม่เครียดระหว่างนอน, ฝึกให้ตัวเองผ่อนคลายอยู่เสมอ อย่าจมอยู่กับความเครียด อาจจะลองหาอะไรกินเพื่อเพิ่มความสุขให้กับตัวเอง, เดินเล่นพักผ่อนบ้าง หรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานเรื่องทั่วไปที่ไม่เกี่ยวกับงานก็ได้เช่นกัน เรื่องนี้ต้องใช้เวลาฝึกให้เกิดนิสัยใหม่!
หวังว่าเคล็ดลับจิตวิทยากฏของเยอร์คส-ด็อดสัน (Yerkes-Dodson)
จะช่วยจัดการกับความเครียดได้ดียิ่งขึ้น เพื่อนำไปปรับใช้กับการทำงานของทุกคนน๊า 😊✌️
แปล เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
ที่มา
- 5 Psychology-Backed Ways to Get Your Team to Respect Deadlines
- The Yerkes-Dodson Law Of Arousal And Performance
- Here's What Really Happens When You Extend a Deadline
- The Yerkes-Dodson Law: How Understanding Your Optimal Stress Level Can Boost Your Performance
- Arousal and performance: How does the Yerkes-Dodson Law influence peak performance at work?
- Yerkes–Dodson law
