“ปัญหาทั้งหมดของมนุษยชาติ มาจากการที่มนุษย์ไม่สามารถนั่งเงียบ ๆ ในห้องตามลำพังได้”
นี่คือคำกล่าวของ ‘แบลส ปาสคาล’ (Blaise Pascal) นักปรัชญาชาวฝรั่งเศส ที่แม้เวลาจะล่วงเลยมาหลายร้อยปี บริบทจะแตกต่างกันไปมาก แต่ ‘แดน เซียมปา’ (Dan Ciampa) อดีตผู้บริหารและที่ปรึกษาผู้นำองค์กรระดับโลกมองในมุมกลับและนำคำกล่าวที่ว่ามาปรับใช้กับตัวเอง
เขาบอกว่า ความหมายของการนั่งเงียบ ๆ ไม่ใช่การอยู่หน้าแลปท็อปเพื่อรอตอบอีเมลตลอดทั้งวัน แต่เพราะความคิดที่ดีที่สุด เป็นระบบระเบียบมากที่สุดจะเกิดขึ้นได้ต้องมาจากการไตร่ตรองอย่างมีโครงสร้าง และวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้เกิดสิ่งนั้นคือการ ‘จดบันทึก’
‘เซียมปา’ ระบุว่า ปัญหาของคนระดับผู้บริหารมีความซับซ้อน รูปแบบการทำงานเรียกร้องให้คนกลุ่มนี้ใช้เวลาเรียนรู้เพื่อพิชิตเป้าหมายในเวลาอันจำกัด โดยเฉพาะการต้องรับมือกับ ‘Unrealistic Expectations’ หรือความคาดหวังที่ไม่สมเหตุสมผล ทั้งจากตัวเองและคนรอบข้างที่คอยจับตามอง
ผู้นำไม่สามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์เหล่านี้ไปได้ ต้องหาทางควบคุมและเตรียมการตอบกลับ ยิ่งถ้าเป็นผู้บริหารหน้าใหม่ที่ไม่ได้เติบโตจากคนตัวเล็กในองค์กรมาก่อนยิ่งต้องรอบคอบมากขึ้น ‘เซียมปา’ บอกว่า เขาเริ่มจดบันทึกครั้งแรกเมื่อ 12 ปีที่แล้ว หลังจากเข้ามารับตำแหน่งผู้บริหารบริษัทซอฟต์แวร์ และเมื่อมีการผลัดใบผู้บริหารแผนกอื่น ๆ สิ่งที่เขาแนะนำคนเหล่านั้นเป็นอย่างแรก คือการทำ ‘Journal’
เหตุผลที่ ‘Journal’ ช่วยให้เราเรียนรู้และควบคุมสิ่งรอบตัวได้ เนื่องจากการจดบันทึกมีวิธีคิดคล้ายกับการ ‘รีเพลย์’ เล่นแผ่นเสียงเดิมซ้ำ ๆ ในสมอง ซึ่งเป็นคีย์หลักที่ทำให้สมองสามารถบันทึกเหตุการณ์และวางแผนรับมือได้แม่นยำ จะรู้ว่าอะไรสำคัญจนถอดบทเรียนได้ต้องเกิดขึ้นหลังจากทราบข้อเท็จจริงจนกระจ่าง หากใครยังไม่เคยจดบันทึกแบบเงียบ ๆ คนเดียว ลองอ่านบทความนี้แล้วนำไปปรับใช้ดูได้เลย
✍️ จดที่ดี คือจดให้ละเอียดไปถึงอารมณ์ ณ ขณะนั้น
เมื่อพูดถึงการจดบันทึกทำ ‘Journal’ เราไม่ได้หมายถึงการเขียนแบบตรง ๆ ว่า วันนี้ตื่นมาทำอะไร จบวันด้วยกิจวัตรแบบไหน แต่การจดบันทึกที่ได้ผลชะงัดต้องลงรายละเอียดไปถึงอารมณ์ในเหตุการณ์นั้น ๆ ด้วย การเขียนลงไปจะทำให้บันทึกชัดเจน โดยเฉพาะปัญหาละเอียดอ่อนที่ไม่สามารถพูดคุยกับใครได้ บันทึกจึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่เราจะกลับมาตกตะกอน ทบทวนความคิด-การกระทำ นัยหนึ่งก็เป็นการทดสอบตรรกะด้วย เมื่อได้มาอยู่กับตัวเองเราเลือกที่จะเขียนอะไรลงไป เขียนเรื่องจริงที่เกิดขึ้นทั้งหมดหรือปรุงแต่งเหมือนที่เล่าให้คนอื่นฟังในบางครั้ง
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด การจดบันทึกควรเกิดขึ้นหลังจากเหตุการณ์นั้นทันที หากเกิน 24 ชั่วโมง อาจทำให้ตกหล่นรายละเอียด-ขาดความเฉพาะเจาะจง ทั้งสาเหตุและความแตกต่างที่ค่อย ๆ เลือนรางออกไปจากระยะเวลารอคอย
✍️ เริ่มบรรทัดแรกด้วยการสรุปใจความสำคัญ
ตั้งบรรทัดแรกด้วยการสรุปเป็นพาดหัวที่กระชับ รวบรวมใจความสำคัญเอาไว้ จากนั้นบรรทัดต่อมาค่อย ๆ ลงลึกถึงเหตุผลสำคัญที่ทำให้เกิดเหตุการณ์นั้น เมื่อได้สาเหตุมาแล้วสิ่งที่จะปรากฏชัดลำดับถัดมา คือการปิงปองกับตัวเองด้วย ‘Why’ หรือการตอบคำถามด้วยคำถามอีก 5 ชั้น ยกตัวอย่างเช่น สาเหตุที่งานไม่เสร็จเพราะไม่อยากทำงานร่วมกับ A คำถามต่อมา คือแล้วทำไมจึงไม่อยากทำงานกับ A จากนั้นให้ถามด้วย ‘Why’ จากคำตอบที่ได้จนครบ 5 ครั้ง เพื่อคลี่ปมให้เห็นถึงสาเหตุลงลึก
ในกระบวนการนี้อย่าลืมที่จะระบุให้ชัดด้วยว่า เราได้เรียนรู้อะไรจากประสบการณ์ทั้งหมด และถอดบทเรียนอีกครั้งเป็นการปิดท้ายว่า ครั้งหน้าหากเจอเหตุการณ์ในลักษณะคล้ายกันนี้เราจะเลือกทำอย่างไรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต่างออกไป
✍️ จดมือไม่เหมือนจดบน iPad เป้าหมายคือผลลัพธ์ ไม่ใช่ความเร็ว
หลายคนเลือกที่จะจดบันทึกลงในอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อย่าง ‘iPad’ หรือแท็บเล็ตมากกว่า เพราะด้วยประสิทธิภาพและความสะดวกสบาย แต่อดีตผู้บริหารบอกว่า ใจความสำคัญของการทำ ‘Journal’ ไม่ใช่ประสิทธิภาพของการบันทึก แต่เป็นจุดประสงค์เพื่อการสะท้อนและชะลอสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้และประโยชน์สูงสุด ข้อมูลจาก ‘Harvad Business Review’ อ้างอิงถึงบทความจากแม็กกาซีนข่าว ‘Newsweek’ ที่ระบุว่า การเขียนด้วยลายมือมีส่วนร่วมกับสมองมากกว่าการพิมพ์ การเขียนลงบนกระดาษช่วยให้เราจดจำสิ่งต่าง ๆ ได้ดีมากกว่า
✍️ ประโยชน์เยอะ แต่คนทำน้อย เพราะเวลาเป็นของมีค่า
เพราะการเขียน ‘Journal’ ให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด ต้องใช้เวลาไตร่ตรอง ต้องการความเงียบสงบ และที่สำคัญ มันเรียกร้องเวลาจากเราไปมากพอสมควร สำหรับผู้บริหารระดับสูง ‘เวลา’ เป็นของมีค่ายิ่งกว่าเงินทองเสียอีก ด้วยเหตุนี้เราจึงเห็นว่า หลาย ๆ ครั้ง ผู้นำมักตัดสินใจเดินเกมอย่างรวดเร็วโดยไม่ได้ผ่านการใคร่ครวญอย่างถี่ถ้วนนัก แต่การทำสิ่งต่าง ๆ ช้าลง จะนำไปสู่ความคิดที่ดีกว่า การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น จะทำให้ผู้นำรู้ว่า ต้องทำอะไรมากกว่านี้และควรเปลี่ยนแปลงอะไร
แปล เรียบเรียง: กองบรรณาธิการ CREATIVE TALK
