🌏 เราอยู่ในยุคที่อะไร ๆ ก็ต้องเร็วไปซะทุกอย่าง ทุกวันนี้การจัดลำดับความสำคัญของงานแทบจะเป็นกระบวนการท้าย ๆ ของใครหลายคน เพราะเราต่างก็ต้อง…..
😤 วิ่งวุ่นแก้ปัญหา เสมือนคนยุ่งอยู่ตลอดเวลา
😤 ทำงานหนักมาก แต่คุณภาพงานกลับไม่ได้สร้างอิมแพค
😤 บางคนมีเป้าหมายระยะยาว แต่ไม่รู้จะทำให้มันคืบหน้าหรือสำเร็จยังไง
😤 บางคนเป็นเดอะแบก ไม่กล้าปฏิเสธ ไม่สามารถจัดลำดับงานสำคัญได้
ทำไมการจัดลำดับความสำคัญ (Prioritization) ถึงสำคัญ!
✅ ทำให้เราเห็นเป้าหมายที่ชัดเจนในปัจจุบัน รู้ว่าอะไรควรทำก่อน-หลัง
✅ สามารถวางแผนการทำงาน เห็นภาพหลักวัน, เดือน ไปจนถึงหลักปี
✅ ช่วยจัดการความคิดที่วุ่นวาย ทำให้เรารู้ว่าอะไรเร่งด่วน อะไรไม่เร่งด่วน
✅ มองเห็นภาพใหญ่ รู้ว่าเรื่องไหนสำคัญ เรื่องไหนต้องให้คนอื่นทำถึงจะดีกว่า หรือแม้กระทั่งเรื่องไหนไม่จำเป็นต้องทำ
หนึ่งในเทคนิคที่อธิบายเรื่องนี้ได้ดีที่สุดคือ ‘Eisenhower Matrix’ ซึ่งเป็นการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยมุ่งเน้นไปที่การพิจารณาผลลัพธ์ในระยะยาวของงานประจำวัน ที่เราทำกันอยู่ทุกวัน เพื่อเน้นไปที่เรื่องของประสิทธิผล หรือคุณภาพของงานให้ออกมาดีที่สุด ไม่ใช่แค่ทำงานได้มากที่สุด ซึ่งจะช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมงานทั้งหมดของตัวเอง
Eisenhower Matrix ในอดีตนั้นเรียกได้ว่าเป็นเทคนิคชั้นครูของประธานาธิบดีคนที่ 34 อย่างคุณ Dwight D. Eisenhower ซึ่งเป็นทั้งผู้คิดค้น และถูกพัฒนาต่อยอดมาจนถึงปัจจุบัน
🎯 Eisenhower Matrix ฉบับลงมือทำจริง!
เรื่องสำคัญก่อนจะไปทำความเข้าใจ Eisenhower Matrix ที่อยากให้ทุกคนโฟกัสคือ ต่อให้งานจะเร่งด่วนขนาดไหน แต่หากเราสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ เราจะสามารถเอาชนะทุกความเร่งด่วนได้ในที่สุด เพราะการที่เรา Prioritization ได้ ปลายทางของเรื่องนี้จะส่งผลถึง “เราจะทำงานได้อย่างมีความสุข และคนรอบข้างก็จะมีความสุข เก่งขึ้นไปพร้อม ๆ กับเราได้ในที่สุด”
🎯 Eisenhower Matrix (จากภาพ) มี 4 รูปแบบ
การทำ Prioritization ให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด ควรหยิบ “Brain Dump” ออกมาทำก่อนเสมอ เพราะการทำ Brain Dump จะช่วยให้เราหยิบเรื่องที่อยู่หัวออกมาเขียน แล้วเราค่อยนำเรื่องที่เขียนมาจัดลำดับความสำคัญ (Prioritization) นั่นเอง โดย Eisenhower Matrix แบ่งออกเป็น 4 รูปแบบ ดังนี้
1. งาน ➡️ เร่งด่วน (Urgent) ➡️ สำคัญ (Important) 🟰 ต้องทำ (Do)
งานไหนที่เร่งด่วน แล้วมีความสำคัญ หยิบมาใส่ช่องนี้ได้เลย เพราะงานประเภทนี้ต้องทำโดยด่วนเป็นฉันเท่านั้นที่ต้องทำ! เหตุผลก็เพราะงานกลุ่มนี้ส่วนใหญ่อาจเกิดจากความกะทันหัน หรืออะไรก็ตามที่มีความสำคัญมากที่สุดในเวลานั้น ซึ่งงานประเภทนี้ส่วนใหญ่มีการกำหนด deadline ไว้ชัดเจน
2. งาน ➡️ ไม่เร่งด่วน (Not Urgent) ➡️ สำคัญ (Important) 🟰 วางแผนจะทำ (Schedule)
งานไหนไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ แสดงว่าสิ่งนี้ยังไม่ได้จำเป็นต้องรีบทำจนเกินไป กระบวนการนี้จึงนำไปสู่ การวางแผนจะทำ (Schedule) โดยคำแนะนำสำหรับข้อนี้คือ เราต้องกำหนด Goal ให้ชัดในการวางแผน เช่น
- งานระยะสั้น (ต้องเห็นผลลัพธ์ใน 1-3 เดือน)
- งานระยะกลาง (ต้องเห็นผลลัพธ์ใน 6เดือน - 1 ปี)
- งานระยะไกล (ต้องเห็นผลลัพธ์ใน 1-3 ปี หรือ 5 ปีขึ้นไป)
3. งาน ➡️ เร่งด่วน (Urgent) ➡️ ไม่สำคัญ (Not Important) 🟰 ให้คนอื่นทำ (Delegate)
งานไหนเร่งด่วน แต่กลับไม่ได้สำคัญมากนัก เราสามารถให้คนอื่นทำได้ (Delegate) บางครั้งงานประเภทนี้เราสามารถให้น้อง ๆ ในทีม หรือคนที่มีความเชี่ยวชาญกว่าเรามาทำได้ เพราะไม่แน่ว่างานที่เราใช้เวลาเยอะ แต่กับบางคนอาจจะใช้เวลาได้เร็วกว่าเรา เพราะเขาถนัด แถมยังมีโอกาสที่จะต่อยอดให้เขาทำงานนี้ แล้วเกิด Value กับตัวงานได้เช่นกัน
4. งาน ➡️ ไม่เร่งด่วน (Not Urgent) ➡️ ไม่สำคัญ (Not Important) 🟰 ไม่ต้องทำ (Delete)
งานไหนไม่เร่งด่วน และไม่สำคัญ เราไม่ควรจะทำเด็ดขาด เพราะงานประเภทนี้ไม่ได้ตอบโจทย์ทั้ง Value ของเรา รวมถึงเป้าหมาย (Goal) เราจะเรียกสิ่งนี้ว่า “Not-To-Do List” โดยก่อนจะทำทุกครั้ง เราควรคำนึงและประเมินจาก 3 เรื่องนี้เสมอ
4.1 สิ่งไหนไม่สำคัญกับเรา (ทบทวนคุณค่าของงาน (Value) และเป้าหมาย (Goal) ของเรา)
4.2 ใช้เวลาเยอะ แต่ผลลัพธ์น้อย (ทบทวน รอได้, รอไม่ได้)
4.3 ถ้างานเก่ายังไม่จบ งานใหม่อย่าเพิ่งรับ ถ้าจำเป็นต้องรับจะกระทบแน่นอน ดังนั้นต้องมีคนแบ่งเบา (ควรทบทวนปริมาณ และความเป็นไปได้)
หวังว่าทุกคนจะเห็นภาพของการจัดลำดับความสำคัญ (Prioritization) แล้วนำไปปรับใช้กันนะ ส่วนใครที่จำ Brain Dump ไม่ได้ หรือใครยังไม่ได้อ่าน สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่
สุดท้ายนี้เมื่อเราได้รู้วิธีการจัดลำดับความสำคัญ (Prioritization) และ การระบายความคิด (Brain Dump) รู้แล้วอยากให้ทุกคนได้เริ่มลงมือทำทันที ซึ่ง CREATIVE TALK เองก็ได้จริงจัง และใส่ใจกับการทำสิ่งที่เรียกว่า “The Organice Planner by CREATIVE TALK” โดยเป็นการ Collab กันระหว่าง CREATIVE TALK และ ZEQUENZ เพราะเรารู้ว่าการจัดการเวลาในแต่ละวันไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เราจะนำเครื่องมือช่วยจัดลำดับความสำคัญ และลับคมความคิด ให้ทุกคนได้กระตุ้นสมอง
Planner ที่จะมาช่วยคุณจัดการความคิดและกระตุกไอเดียสร้างสรรค์ได้ในทุก ๆ วัน ที่มีจำกัดเพียงแค่ 500 เล่มเท่านั้น!!
📖 สมุดเล่มนี้ทำอะไรได้บ้าง? 📖
- ลับคมความคิด ผ่าน Creative Exercise 12 รูปแบบ เลือกทำเดือนละครั้ง
- About Yourself คุณรู้จักตัวเองดีแค่ไหน? รู้จักตัวเอง เพื่อทบทวนความคิดอยู่เสมอ
- ติดตามอารมณ์ บันทึกอารมณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ด้วยการกำหนดสีแทนอารมณ์
- จัดระเบียบงาน เริ่มต้นด้วยการดึงทุกสิ่งที่อยู่ในสมองของเราออกมาวางไว้ด้านนอก
- จัดการงานได้มีประสิทธิภาพ ด้วย Brain Dump, Prioritize, Monthly Planner และ Weekly Planner และพื้นที่จดไดอารี่บันทึกเรื่องราวประจำวัน
- สมุดแพลนเนอร์ แบบไม่ระบุวันที่ ผลิตจากกระดาษคุณภาพดีปราศจากสิ่งปนเปื้อนหรือสารเคมี
- เปิดกางได้ 360 องศา สันโค้งมน ยืดหยุ่น ตามแบบฉบับ ZEQUENZ
- มาพร้อม Magnetic Bookmark สำหรับคั่นหน้ากระดาษ มีให้เลือก 2 สี คือ สีขาว (White) หรือ สีชมพู (Magenta)
เปิดให้ทุกคนจับจองกันแล้ว! จำนวนจำกัดเพียง 500 เล่มเท่านั้น
✱ ราคาเล่มละ 750 บาท (ค่าจัดส่งแบบ EMS เริ่มต้นที่ 50 บาท) ✱
สั่งซื้อได้ทาง Facebook inbox : m.me/zequenz
เรา CREATIVE TALK และ ZEQUENZ เชื่อว่า Planner เล่มนี้จะช่วยเปลี่ยนชีวิต ความคิด และการจัดการ ทำให้คุณรู้สึกดีได้ในทุกวัน
แปล เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
ที่มา
- The Eisenhower Matrix
- Beginner’s Guide to the Eisenhower Matrix
- เราไม่จำเป็นต้องทำทุกเรื่อง เรียนรู้เทคนิค NOT TO-DO LIST เช็กลิสต์รายการสิ่งที่ไม่ต้องทำ จากรายการ The ORGANICE
