Solution Design Framework ตัวช่วยโน้มน้าวอย่างมีข้อมูล เพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับไอเดีย

เชื่อว่า ‘คนทำงาน’ หลายคน ต้องเคยผ่านเหตุการณ์เหล่านี้มาบ้าง

😵‍💫 หัวหน้าช่างไอเดีย สั่งงานเก่งเป็นที่หนึ่ง
😵‍💫 ลูกค้าอยากได้งานด่วน งานเร่ง ต้องรีบเสกให้ทัน
😵‍💫 โจทย์ไม่ชัด เป้าหมายไม่เคลียร์ ทำงานยาก
😵‍💫 อยากขายไอเดียให้หัวหน้าซื้อ ให้ลูกค้าซื้อ แต่ทำไม่ได้สักที!

จากคำถามคาใจของใครหลายคน เราจะมาแถลงไขเพื่อหาคำตอบของปัญหาเหล่านี้ไปด้วยกัน ซึ่งเทคนิคที่ทุกคนจะได้เรียนรู้ต่อจากนี้ เรียกว่า ‘Solution Design Framework’ โดย คุณหยก - นารีรัตน์ แซ่เตียว CEO & Co-Founder, InsightERA จะมาบอกเทคนิคคิดงานขายงานอย่างไรให้เจ้านาย และลูกค้าซื้อ!

🎯 Solution Design Framework แบ่งออกเป็น 5 Step ใหญ่ ๆ เริ่มจาก 🎯

🔸 Step 1: Objective Define

ต้องเข้าใจก่อนว่า ‘วัตถุประสงค์’ ที่เจ้านายสั่ง หรือลูกค้าอยากได้ มันคืออะไร นี่คือโจทย์แรกสุดที่สำคัญที่สุด

• โดย Objective มีได้ทั้ง Short-term goals และ Long-term goals
• สิ่งสำคัญคือ ต้องรู้ว่า End goals ของเขาคืออะไร เพราะการขายงานไม่ผ่าน บางครั้งมันอาจจะติดตั้งแต่ Step นี้เลย คือเราไม่เข้าใจเป้าหมายที่แท้จริงของโปรเจกต์ที่กำลังทำอยู่นั่นเอง

🔹 คำแนะนำ! 🔹

กรณีถ้าเจอโจทย์จากหัวหน้า หรือลูกค้า ที่ชอบงานด่วน งานเร่ง! มี 2 เทคนิคเพื่อตอบ Objective เหล่านี้ได้

1. เทคนิค Quick Win
   เทคนิคนี้คือการทำให้เจ้านาย หรือลูกค้า เห็นผลได้ไวขึ้น โดยเน้นไปที่การโฟกัสเรื่องใดเรื่องหนึ่งเป็นหลัก หรือจัดการ Checklist ภายในโปรเจกต์เราที่เป็นเรื่องใหญ่ ๆ มีไม่กี่อัน ตัวอย่างเช่น ถ้าเราทำโปรเจกต์เกี่ยวกับ AI โดยต้องใช้ระยะเวลา 3 เดือน ลองนั่งทำ Checklist ว่าเรื่องไหนสามารถทำได้ก่อนแล้วสำคัญ! ถ้าสิ่งนี้ทำได้ก่อนและเป็นเรื่องสำคัญ ก็จะเร่งทำได้ เพื่อให้เกิด Quick Win หรือความสำเร็จระยะสั้น

2. เทคนิค Phasing ช่วยได้
   Phasing คือการจัดลำดับความสำคัญให้กับตัวงาน เพื่อให้หัวหน้า หรือลูกค้า เห็นภาพมากขึ้น เช่น กรณีต้องทำโปรเจกต์ 3 เดือน ลองเปลี่ยนจากคำว่าทำไม่ได้ เป็นคำว่า ให้เขาเห็นความคืบหน้าสัก 30 วันก่อน เพื่อให้เห็นความคืบหน้า อีกสิ่งที่จะช่วยได้ดีของการแบ่ง Phasing คือบางครั้งโปรเจกต์ที่เป็น Long-term อาจทำในระยะยาวแล้วไม่เวิร์ก การค่อย ๆ ทำไปเพื่อเห็นความคืบหน้าจะได้ผลที่ดีกว่า ถ้าเกิดทำสักเดือนแล้วไม่เวิร์กจริง ๆ ก็จะได้ไหวตัวทันไม่เสียงบประมาณที่มากจนเกินไปนั่นเอง

🔸 Step 2: Requirements Analysis

คือการเริ่มมาค้นหา ปัญหาคืออะไร เพื่อเริ่มวิเคราะห์ข้อมูล โดยมีสารตั้งต้นมาจาก Objective เช่น ถ้าเปรียบร่างกายเราเป็นบริษัท แล้วหัวหน้าอยากให้พนักงานออกไปวิ่ง เพื่อเป้าหมายที่ทำให้ร่างกายแข็งแรง แต่กลับกันการที่จะร่างกายแข็งแรง มันก็ไม่ได้หมายถึงการวิ่งเพียงอย่างเดียว ดังนั้นเราต้องมาวิเคราะห์ต่อว่า แล้วเราจะไปสู่เป้าหมายด้วยรูปแบบไหนบ้าง

• ค้นหา Pains เพื่อนำไปสู่การแก้ปัญหาของเป้าหมายเรา ซึ่งการรู้ปัญหาจะทำให้เรารับมือ และไปให้ถึงเป้าหมายได้
• Stakeholders หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับบริษัทเรา เพื่อค้นหาข้อจำกัดที่มี เราไม่ได้ทำงานคนเดียว ดังนั้นใน 1 โปรเจกต์ เราจะต้องเลือกว่าโฟกัสไปที่ไหน เขามีปัญหาอะไร เพื่อเลือกให้ถูกในการหยิบมาใช้
• Constraints หรือ ข้อจำกัด บางครั้งถ้าปัญหานี้เกี่ยวกับคนทำงาน มันก็มีเรื่องที่เขาทำไม่ได้ การที่รู้ว่าเรามีข้อจำกัดอะไรบ้าง จะทำให้เราแก้ไขปัญหาได้ถูกทาง

🔸 Step 3: Research & Explore

ขั้นตอนต่อมาเมื่อเรารู้ถึง Objective และรู้ถึง Requirements มาแล้วก็ไม่ได้หมายความว่าจะใช้ได้เลย แต่มันต้องผ่านกระบวนการ Research & Explore ก่อนเสมอ ขั้นตอนนี้นับว่าสำคัญเช่นกัน เพราะบางครั้งการที่เรามีโปรเจกต์ หรือมีสิ่งที่ต้องไปพรีเซนต์ กับเจ้านาย และลูกค้า ‘แล้วเขาไม่เลือก’ ก็อาจจะเกิดจากข้อมูลเราไม่หนักแน่นพอ ซึ่งสิ่งสำคัญคือเราต้องนำ Solutions Compare ให้เป็น

• รูปแบบแรก: Pros vs. Cons เราจะต้องทำ Option มาเสนอว่า Pros และ Cons ซึ่งอาจจะเป็นคุณสมบัติของสินค้า หรือบริการ มันแตกต่างกันอย่างไร เช่น แบบ A มันดีมากเลยนะ แต่ใช้เวลาพัฒนานาน หรือ แบบ B ดีน้อยลงมาหน่อย แต่ทำได้ไว เหตุผลของเรื่องนี้คือการหา Solution ที่แท้จริงของหัวหน้า และลูกค้า ทำเปรียบเทียบให้เขาเห็นว่าเรา Research มาแล้ว เรามีข้อมูลที่มากพอ เพื่อช่วยให้หัวหน้าหรือลูกค้า Make Decision หรือตัดสินใจได้

• รูปแบบสอง: Cost vs Benefits รูปแบบนี้ก็คล้าย ๆ กัน คือทำให้เห็นในเชิงของค่าใช้จ่าย เช่น แบบ A ใช้ Cost เยอะหน่อย แต่จ่ายครั้งเดียวอยู่ได้ยาว ๆ หรือ แบบ B จ่ายน้อยหน่อย แต่อาจจะมี Manual บางอย่างต้องทำ เพราะในแต่ละองค์กรมีความจำเป็น หรือความต้องการแตกต่างกัน การมี Solutions Compare ให้เขาเห็นชัดเจน จะช่วยเรื่องการตัดสินใจ และซื้อไอเดียของเราได้มากขึ้น

🔸 Step 4: Solution Design

เมื่อเปรียบเทียบได้แล้ว เราถึงค่อยมาทำ Solution Design โดย Step นี้จะเริ่มลงลึกมากขึ้น ถึงเรื่อง….

• Components ถ้าจะทำท่านี้ ต้องมีส่วนประกอบสำคัญอะไรบ้าง เช่น มี Tools สำหรับใช้งาน หรือระบบ Software
• Process แล้วถ้าจะทำ ต้องมี Process ในขั้นตอนนี้อย่างไร เริ่มอย่างไร และนำไปสู่ปลายทางอย่างไร
• People แล้วถ้าเริ่มทำสิ่งนี้ คนทำงานพร้อมหรือยัง เช่น ถ้าจะทำเรื่อง AI ในองค์กร มันมีอะไรต้องเติมคนไหม หรือต้องอัปสกิลคนไหม รีสกิลคนไหม ต้องคิดให้รอบด้านว่าจะปรับอย่างไร เกี่ยวข้องกับใครบ้าง
• Measurement (Objectives vs Results) เพราะว่าถ้าเราทำทั้งหมดไป แล้วมันไม่มี Measurement ที่ดี มันก็จะตกม้าตายได้ เพราะสรุปแล้วเราทำสิ่งนี้ไปเพื่ออะไรกันนะ ซึ่งรวมไปถึง KPI ของคนทำงานด้วย ถือเป็นขั้นตอนปราบเซียน ยิ่งถ้าเป็นโปรเจกต์ที่เปลี่ยนแปลงการทำงานขององค์กร การจะวัด KPI ต้องกลับไปดูด้วยว่า KPI เดิมเป็นอย่างไร แล้วถ้าปรับเปลี่ยนใหม่ มันจะปรับเปลี่ยนอย่างไร นี่คือคีย์สำคัญของการทำ Solution Design อยากได้ผลลัพธ์ใหม่ที่ดีกว่า ห้ามวัดผลแบบเดิม ๆ ที่เคยทำอยู่
• และสุดท้าย เรื่อง Budget ต้องเกี่ยวกับใครบ้าง ใช้อะไรบ้างในโปรเจกต์นี้ Budget เป็นอย่างไร

🔸 Step 5: Execution Plan

เราจะเรียนสิ่งนี้ว่ามันคือการทำ Plan ออกมา ซึ่งประกอบด้วย

• Action items เช่น มีการ Setup Team สำหรับโปรเจกต์ใหม่นี้
• Stakeholders ในแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างไร ต้องจัดการอย่างไร
• Timeline แพลนให้ชัดว่าแต่ละช่วงมีความคืบหน้า และจะจบอย่างไร
• Milestones จะคล้าย ๆ กับ Phasing คือการถามความคืบหน้า เพื่อกำหนดงานให้เห็นได้ว่าในระหว่างการดำเนินหรือการพัฒนา Project จะมีงานส่วนใดที่จะเสร็จในระหว่างการพัฒนาบ้าง
• DoD หรือ Definition of Done หมายถึง การทำงานเสร็จแล้วของแต่ละทีมย่อยไม่เหมือนกัน บางครั้งเสร็จตาม Task แต่ยังไม่ได้เสร็จตามการคาดหวังของคนทำ Solution มันอาจจะคนละแบบ ดังนั้นมันต้องมีการวัดผล DoD เป็นการบอกถึงความรับผิดชอบร่วมกันของทีม ไม่ใช่เป็นความรับผิดชอบของคนใดคนหนึ่ง เพื่อวัดผลแต่ละ item กำหนดข้อตกลงร่วมกัน เพื่อให้ชิ้นงานที่ผลิตถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น
• Quick Win ขั้นตอนนี้คล้ายกับที่เล่าไปเมื่อต้นของบทความ เพราะบางครั้ง Timeline Execution Plan มันอาจจะยาวมาก ดังนั้นถ้าเราจะโน้มน้าวเจ้านาย หรือลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องมี Result หรือผลงานที่จับต้องได้ การมีทั้ง Quick Win และ Milestones เป็นสิ่งสำคัญมาก

🔹 คำแนะนำ! 🔹

ส่วนใหญ่ Step 1-3 สำคัญที่สุดในด้าน ‘ความชัดเจนของคนสั่ง’ ถ้าคนสั่งมีภาพในหัว อยากได้อะไร จะช่วยให้การทำงานไวขึ้น แต่ถ้าเขาไม่มีภาพในหัว การหา Reference หรือ Case Study จะช่วยให้คนสั่งงานเห็นภาพชัดเจน ตัวอย่างเช่น ถ้าทำ AI เกี่ยวกับ Food เราไปทำการบ้านให้ชัด แล้วนำมาเสนอ เพื่อให้เขาเห็นว่า ภาพที่เขามอง มันคือภาพนี้ไหม การหา Reference จะช่วยลดเวลาได้ และได้น้ำหนักความน่าเชื่อถือเพิ่มขึ้น เพราะสิ่งที่หามาก็อยู่ในอุตสาหกรรม มีการใช้จริงแล้ว ทำให้หัวหน้า หรือลูกค้า เชื่อเรามากขึ้น เห็นภาพมากขึ้นในการตัดสินใจ

หวังว่า Solution Design Framework จากคุณหยก จะช่วยให้ทุกคนได้รับ Solution ไปต่อยอดในการขายงานกับหัวหน้า และลูกค้าได้อย่างมั่นใจขึ้น คีย์สำคัญคือเราต้องฝึกบริหารจัดการ Expectation หรือความคาดหวังของอีกฝ่ายให้ได้ ซึ่งการจะทำสิ่งนั้นได้ องค์ประกอบต้องเกิดจาก Solution Design Framework ทั้ง 5 Step นั่นเอง

ที่สำคัญเทคนิคนี้ยังสามารถนำไปปรับใช้ในองค์กร ปรับใช้กับทีม เพื่อสร้างความชัดเจนให้กับคนทำงาน เมื่อคนสั่งงาน สั่งอย่างเข้าใจและแม่นยำ คนทำงานก็จะชัดเจน และเผลอ ๆ อาจจะต่อยอดให้เขามีความคิดสร้างสรรค์ นำเสนออย่างมั่นใจเพิ่มเติมได้อีกเช่นกัน

เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ