ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา เราใช้เวลาในการสื่อสารเพื่อทำงานเพิ่มขึ้นกว่า 50% แต่ส่วนใหญ่กลับยังทำได้ไม่ดีนัก!
การสื่อสารในที่ทำงานส่วนใหญ่เรามักจะมองข้ามรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน เช่น การขาดบริบท, น้ำเสียง, ภาษากายในการสื่อสาร หรือการทำงานจากระยะไกล ก็ยิ่งทำให้การสื่อสารยากขึ้น และนำไปสู่การเข้าใจผิดอยู่บ่อยครั้ง
โดยในบทความของ Harvard Business Review พบว่า 69% ของผู้จัดการ บอกว่าพวกเขารู้สึกไม่สบายใจเวลาสื่อสารกับพนักงาน แต่ลองคิดกลับกันสิ ถ้าบทบาทนี้ถูกสลับกันเป็นพนักงานบ้าง ตัวเลขนี้ก็คงสูงมากเช่นกัน และจากการศึกษาผ่านบทความอีกชิ้นของ Harvard Business Review ยังระบุอีกว่า 80% ของวันเรามักจะหมดไปกับการประชุม, คุยโทรศัพท์, ตอบอีเมล ซึ่งเทียบกันแล้วเราแทบไม่ได้ทำงานที่สำคัญ และยิ่งถ้าการสื่อสารเกิดปัญหาตามมา ประสิทธิภาพของงาน และเวลาที่เสียไปก็จะมากขึ้นเข้าไปอีก ซึ่งในระยะยาวมันอาจจะส่งผลเสียต่อบริษัทได้ในที่สุด
เรื่องของ ‘การสื่อสาร’ สำคัญมาก เป็นเรื่องที่เราไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด โดยเฉพาะกับคนทำงานทุกระดับ เพราะทุกตำแหน่ง ทุกอาชีพ เราไม่ได้ทำงานกับคอมพิวเตอร์ หรือ AI เพียงอย่างเดียว แต่การทำงานของเราต้องสื่อสารกับคนหลากหลายรูปแบบ ดังนั้นแล้วเราจะรับมือเรื่องได้อย่างไร ?
รู้เขา รู้เรา เพราะการสื่อสารที่ดีเริ่มต้นจาก ‘Needs’ หรือความต้องการของผู้ฟัง ซึ่งประกอบไปด้วยคน 4 แบบ
โดยในบทความนี้อยากจะพาทุกคนไปรู้จักรูปแบบการสื่อสาร 4 แบบ โดยคุณ Mark Murphy ผู้เขียนหนังสือขายดีและโค้ชด้านการเป็นผู้นำ ได้อธิบายการเข้าใจรูปแบบการสื่อสารของคนทำงานส่วนใหญ่ ซึ่งมีทั้งหมด 4 แบบ (The 4 Main Communication Styles) ลองมาดูกันดีกว่าว่า เราเป็นคนแบบไหน อยู่ในกลุ่มไหน เพื่อนอกจากจะเข้าใจว่าเราเป็นคนแบบไหนแล้ว ยังทำให้เราเข้าใจการสื่อสารของคนกลุ่มอื่นมากขึ้น เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
❤️ Analytical (ผู้วิเคราะห์)
คนกลุ่มนี้ตรงตามชื่อเลย คือเป็นนักสื่อสารสายวิเคราะห์ ชอบเรื่องของข้อมูลที่มีความชัดเจน ตรงไปตรงมา เน้นตัวเลขสถิติต่าง ๆ อย่างเห็นได้ชัดจับต้องได้ พวกเขามักจะระมัดระวัง หรือตั้งคำถามชวนสงสัยคนที่ไม่มีข้อเท็จจริง หรือสื่อสารแบบคลุมเครือ พูดง่าย ๆ ก็คือใครอธิบายไม่ชัดเจน ไม่มีเหตุผล น้ำหนักไม่มากพอ
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องไปคุยเรื่องสถิติยอดขายปีนี้เพิ่มขึ้น แต่ถ้าหากคุณพูดไม่ครบว่ายอดขึ้นเท่าไหร่ คนกลุ่มนี้ชัดเจนมากว่า ‘คำว่ายอดขายเพิ่ม คือกี่เปอร์เซ็นต์’ เพิ่ม 5% หรือ 10% แล้วปัจจัยอะไรที่ทำให้ยอดขายนี้เพิ่ม เรียกง่าย ๆ ว่าคุณต้องชัดเจน มีข้อมูล กับการสื่อสารมาก ๆ เวลาคุยกับคนกลุ่มนี้
❤️ ข้อดีของ Analytical
ข้อดีมาก ๆ ของคนกลุ่มนี้คือ ไม่มีอารมณ์ร่วม แต่ใช้หลักการและเหตุผลในการสื่อสารเป็นส่วนใหญ่ ดังนั้นคนกลุ่มนี้จึงมักจะแก้ปัญหาได้เก่ง มองสิ่งต่าง ๆ อย่างมีเหตุและผล ไม่เอนเอียงต่ออารมณ์ แต่ใช้ความถูกต้องของข้อมูล, สถิติ, ตัวเลข และแหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้มาประกอบการตัดสินใจ
❤️ ข้อเสียของ Analytical
แน่นอนว่าพอเราขาดเรื่องของ Emotional การสื่อสารของคนกลุ่มนี้ก็เลยจะเย็นชา ดูไม่ใส่ใจ เป็นกลุ่มที่คนทำงานมักไม่ชอบ เพราะรู้สึกว่าคนกลุ่มนี้ไม่กันเอง เป็นพวกที่ชวนให้หงุดหงิด และเกิดการไม่พอใจได้บ่อยครั้ง
❤️ เทคนิคในการรับมือกับ Analytical
- การสื่อสารที่ดีเริ่มต้นจากความชัดเจน หากต้องคุยกับคนลักษณะนี้ การให้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ตั้งแต่ครั้งแรกสำคัญมาก ๆ
- นอกจากให้ข้อมูลที่มากพอแล้ว การให้ความคาดหวัง มีเป้าหมายที่ชัดเจน และให้พื้นที่ในการทำงานอย่างอิสระ คนกลุ่มนี้ก็จะชอบมาก ๆ เช่นกัน
- คนกลุ่มนี้เป็นผู้ฟังที่ดี เขาจะฟังสิ่งที่คุณพูด แล้วรอถามคำถามกับคุณหลังจากพูดจบ เพื่อให้เข้าใจที่มาที่ไป และบทสรุปว่าต้องการอะไร รวมไปถึงตรวจสอบข้อมูลซ้ำ เพื่อ Makesure ก่อนตัดสินใจอยู่เสมอ
- คำแนะนำคืออย่าใช้อารมณ์ในการตัดสินใจกับคนกลุ่มนี้ เช่น ผมคิดว่าสิ่งนี้ดี, ผมรู้สึกว่ามันต้องดี เพราะการที่คิดไปเองโดยไม่มีข้อมูลมารองรับ จะทำให้คนกลุ่มนี้รู้สึกไม่ถูกต้อง และสูญเสียความเชื่อมั่นทันที
- คนกลุ่มนี้เห็นเป็นคนเข้มงวดแบบนี้ แต่ก็ไม่ชอบการแสดงความคิดเห็นเชิงวิจารณ์ เพราะมันไม่ได้เกิดประโยชน์ต่องาน ดังนั้นถ้ามีการพูดคุยเชิงไอเดีย การเสนอความคิดเห็นเชิงสร้างสรรค์ให้งานเดินต่อไปได้ คนกลุ่มนี้จะ Appreciate มาก ๆ เพราะคุณใส่ใจ และเห็นเป้าหมายร่วมกัน
💛 Intuitive (ผู้หยั่งรู้)
คนกลุ่มนี้คือนักสื่อสารที่ชอบ ‘มองภาพรวม’ แต่ไม่ชอบรายละเอียดเล็กน้อย ยิบย่อย หากสังเกตดี ๆ เวลาเราจะไปสื่อสารกับคนกลุ่มนี้มักจะไม่ชอบฟัง หรือเมินเฉยคำอธิบายยาว ๆ หรือเป็นลำดับขั้น แต่กลับกันถ้าเราอธิบายแบบภาพรวม เน้นภาพกว้าง ๆ แล้วเข้าส่วนที่สำคัญที่สุดทันที กลุ่มผู้หยั่งรู้ จะสนใจคุณทันที
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องรายงาน Report เกือบ 50 หน้า ถ้าคุณมานั่งอธิบายทุกหน้าให้กับนักสื่อสารกลุ่มผู้หยั่งรู้ บอกเลยว่าเขาเดินหนีออกจากห้องอย่างแน่นอน แต่กลับกันถ้าคุณสามารถสรุปใจความสำคัญได้ใน 1-2 หน้า ทำให้เขาเห็นภาพกว้าง เห็นใจความสำคัญ คนกลุ่มนี้ไม่ใช่แค่จะแฮปปี้กับการพรีเซนต์ของคุณอย่างเดียว แต่เขาจะเคารพคุณมากเช่นกัน
💛 ข้อดีของ Intuitive
การที่คนกลุ่มนี้ไม่ยึดติดกับรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ หมายถึง การที่เขายอมรับว่าการสื่อสารต้องสั้น กระชับ ตรงประเด็น และรักษาเวลาซึ่งกันและกัน เพื่อนำไปสู่การแก้ไขปัญหา หรือหา Solution ที่เหมาะสม และนอกเหนือจากนั้นในอีกแง่มุม คนกลุ่มนี้จะสบายใจกับการคิดใหญ่ เมื่อเขามองเห็นภาพกว้าง จะยิ่งทำให้เขาชอบมองหาวิธีแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์ คิดแบบนอกกรอบ และท้าทายแนวคิดแบบเดิม ๆ อยู่เสมอ
💛 ข้อเสียของ Intuitive
เมื่อคนกลุ่มนี้ไม่สนใจรายละเอียดที่สำคัญ จึงทำให้รูปแบบการสื่อสารอาจส่งผลทำให้คนกลุ่มนี้มีลักษณะที่ขาดความอดทนในการจะรับฟัง ชอบเหม่อลอย และพลาดประเด็นสำคัญ หรือมองข้ามรายละเอียดปลีกย่อย โดยทั่วไปแล้วคนกลุ่มนี้มักมีปัญหามากที่สุดเมื่อทำงานกับคนที่ยึดติดกับกระบวนการ หรือมีแบบแผนเป๊ะ ๆ โดยเฉพาะกับ ‘Functional (ผู้ปฏิบัติเป็นขั้นตอน)’ นั่นเอง
💛 เทคนิคในการรับมือกับ Intuitive
- คนกลุ่มนี้ชอบเข้าเรื่องทันที พยายามหลีกเลี่ยงอะไรที่ไม่เกี่ยวกับประเด็น
- คนกลุ่มนี้ชอบอะไรไว ๆ เน้นกระชับ รวดเร็ว ตรงไปตรงมา และตัดสินใจได้ทันที
- คนกลุ่มนี้ไม่ชอบคนที่ผิดคำสัญญา ดังนั้นจะให้คำมั่นสัญญาอะไรก็ตามคุณต้องทำได้จริง
- เมื่อการสื่อสารมีความกระชับจนเกินไป จึงทำให้คนกลุ่มนี้มักจะถามบ่อย ดังนั้นการเตรียมคำตอบที่สั้น กระชับ และนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง คนกลุ่มนี้จะเคารพคุณมากขึ้น เพราะถือว่าคุณเตรียมข้อมูลมาดี
💚 Functional (ผู้ปฏิบัติเป็นขั้นตอน)
กลุ่มนี้เรียกได้ว่าตรงกันข้ามกับ ‘Intuitive (ผู้หยั่งรู้)’ โดยสิ้นเชิง เพราะพวกเขาชอบกระบวนการ ชอบรายละเอียด ชอบกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจน และแผนงานที่คิดมาอย่างดี เรียกง่าย ๆ ว่าเป็นกลุ่มที่ทำการบ้านล่วงหน้าดีมาก หากพูดถึงแนวคิดหรือโปรเจกต์ใด ๆ ที่ทำด้วยกับคนกลุ่มนี้ พวกเขาจะไล่เลียงทุกรายละเอียดทีละชิ้น ทีละชิ้น เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดใด ๆ ทั้งสิ้น
ตัวอย่างเช่น หากเราต้องนำเสนอพรีเซนต์โปรเจกต์ 50 หน้า คนกลุ่มนี้จะขอดูทุกหน้าว่าคุณมีแนวคิดอย่างไร, มีขั้นตอน มีกระบวนการ มีวิธีการ อย่างไรต่อสิ่งที่นำเสนอมา เพราะทุกรายละเอียดมีความสำคัญ และจะช่วยลดข้อผิดพลาดในทุก ๆ กระบวนการที่เกิดขึ้น
💚 ข้อดีของ Functional
คนกลุ่มนี้มักเป็นที่รักของคนระดับ Management เพราะพวกเขาสามารถพิจารณารายละเอียดทั้งหมดได้แบบไม่ตกหล่น เพราะคนกลุ่มนี้ให้ความสำคัญกับดีเทลเล็ก ๆ น้อย ๆ เรามักจะเห็นคนกลุ่มนี้ตั้งคำถามว่า ถ้าสิ่งนี้ผิดพลาดไปจะส่งผลอะไรกลับมา เพราะทุกทางเลือกและการตั้งคำถามเหล่านี้จะถูกนำไปแก้ไขปัญหาได้ในที่สุด
💚 ข้อเสียของ Functional
แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกคนจะชอบคนกลุ่มนี้ เพราะการลงดีเทลลึก ๆ ในรายละเอียดมากจนเกินไปก็อาจทำให้น่าเบื่อ หรือหมดความสนใจ ในขณะที่การใช้เวลาวางแผนนานเกินไป ก็อาจทำให้คนที่ชอบลงมือทำอึดอัดใจเช่นกัน
💚 เทคนิคในการรับมือกับ Functional
- คนกลุ่มนี้ชอบคนที่ Active listening เพราะเป็นคนที่กระตือรือร้นตอบสนองต่อการสื่อสารได้ดี และถามคำถามต่อเนื่อง เพื่อให้เห็นว่าเรากำลังเข้าใจแผนเดียวกัน เพื่อนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
- คนกลุ่มนี้ชอบเข้าโหมด What If...? มักจะตั้งคำถามเสมอว่า “ถ้าเกิดว่าสิ่งนั้นเกิดขึ้น” คุณจะแก้ปัญหาอย่างไร หรือเราจะมี Solution อะไรร่วมกัน ดังนั้นการเตรียมคำถามสำหรับคำตอบนี้จะมัดใจคนกลุ่มนี้ได้ดี
- คนกลุ่มนี้ไม่ชอบการเร่งรัด อะไรที่เร็วเกินไป จะทำให้เขาพลาดการตัดสินใจที่ดีที่สุด
- คนกลุ่มนี้ชอบให้คนมีความคิดเห็น เพราะไม่มีอะไร 100% ดังนั้นในทุก ๆ โปรเจกต์ต้องมีข้อผิดพลาดซ่อนอยู่ ดังนั้นถ้าหากประชุม หรือพูดคุยกับคนกลุ่มนี้ ควรโฟกัสที่เนื้องาน เพื่อช่วยกันคิดว่า อะไรที่จะทำได้ดีกว่านี้ หรืออะไรที่แก้ปัญหาแล้ว จะดีขึ้นได้อีก
💙 Personal (ผู้เป็นนักการทูต)
คนกลุ่มนี้คือคนที่มักมีอารมณ์ และความสัมพันธ์เป็นตัวตัดสินใจ และชอบการสื่อสารแบบส่วนตัว พวกเขาไม่อยากลงลึกในรายละเอียด หรือข้อมูลแน่น ๆ แต่อยากรู้จักไปที่ตัวบุคคล หรือวิธีคิดของคนสื่อสารด้วยกันมากกว่า ดังนั้นคนกลุ่มนี้จึงค่อนข้างเก่งมากในการแก้ไขสถานการณ์ยาก ๆ เรียกได้ว่านี่คือนักสื่อสารระดับนักการทูตประจำกลุ่ม
ตัวอย่างเช่น ถ้าเกิดมีคนทะเลาะกันในทีม คนกลุ่มนี้จะเข้าอกเข้าใจคนได้ดีกว่าไปถามหาเหตุผลว่าทะเลาะกันทำไม แต่เขาจะเลือกใส่ใจถึงความรู้สึกเพื่อเยียวยาให้การทะเลาะ เป็นทะเลที่เย็นสงบได้ในทันที คนกลุ่มนี้จึงเก่งมากในการแก้ปัญหาที่เป็นต้นตอของความรู้สึก!
💙 ข้อดีของ Personal
คนกลุ่มนี้มีวิธีการสื่อสารที่ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและลึกซึ้งกับผู้อื่นได้ดี เป็นตัวเต็งของการสื่อสารชั้นยอด ยิ่งถ้าคุณมีคนในทีมเป็นคนกลุ่มนี้ บอกเลยว่าคุณโชคดีมาก เพราะเขาจะเป็นกาวใจ เป็นที่ปรึกษา ที่เข้าอกเข้าใจอย่างดี เพราะเขาเข้าใจบริบทได้ดี ใส่ใจกับภาษากาย และน้ำเสียงจึงทำให้เขาเป็นคนที่เข้าใจคนอย่างลึกซึ้ง
💙 ข้อเสียของ Personal
ไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถทำแบบนี้ได้ โดยเฉพาะในที่ทำงาน การมีรูปแบบ Personal (ผู้เป็นนักการทูต) อาจทำให้คนมองว่าคุณใช้อารมณ์ตัดสินใจ มากกว่าเหตุและผลเกินไป กลายเป็นว่าอาจจะส่งผลกับงานที่ต้องใช้สถิติ ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ แต่คุณเลือกที่จะใช้ความรู้สึก หรือเซนส์มากจนเกินไปนั่นเอง
💙 เทคนิคในการรับมือกับ Personal
- คนกลุ่มนี้ไม่ชอบการเข้าหาแบบทางการ ดังนั้นใช้ความจริงใจในการเริ่มประโยคสนทนา
- ถ้าคนกลุ่มนี้อยู่ในห้องประชุม เขาจะใส่ใจกับรายละเอียด และข้อเท็จจริง ซึ่งเขาจะแฮปปี้มาก ๆ หากมีคนสรุปประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
- คนกลุ่มนี้มองโลกในแง่ดี ดังนั้นอะไรที่เป็นแง่ลบ เลี่ยงได้ควรหลีกเลี่ยง
- คนกลุ่มนี้ไม่ชอบให้ใครมากดดัน และไม่ชอบคำโกหก ดังนั้นข้อเท็จจริงสำคัญมากสำหรับคนกลุ่มนี้
และนี่ก็คือ The 4 Main Communication Styles ไหนใครเป็นคนแบบไหนถือเป็นอีกหนึ่งเคล็ดไม่ลับที่ทำให้เรา รู้เขา รู้เรา เมื่อเรารู้ว่าอีกฝ่ายเป็นนักสื่อสารแบบไหน และรู้ว่าเราจะรับมือกับสิ่งนี้อย่างไร ก็จะเป็นโบนัสให้เราในฐานะคนสื่อสารเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดออกมา และที่สำคัญยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคนทำงาน เพราะใคร ๆ ก็อยากเจอคนทำงานที่เก่ง และเป็นนักสื่อสารที่ใส่ใจ รู้ใจ และรู้เรื่องที่จะสื่อสารออกมานั่นเอง
แปล เรียบเรียง: กิตติภพ ปานล้ำเลิศ
ที่มา
- How to Navigate Different Communication Styles Across Multiple Teams
- Two-Thirds of Managers Are Uncomfortable Communicating with Employees
- Collaborative Overload
