หลายคนพยายามช่วยทีมโดยไม่รู้ตัวว่ากำลัง Micromanagement อยู่
หัวหน้าหลายคนคงเคยเจอกับปัญหานี้ เหตุผลไม่ใช่ความไม่เชื่อใจ แต่คือความเป็นห่วง อยากให้ทุกอย่างออกมาดี บางครั้งจึงกลายเป็นหัวหน้าที่จุกจิกไปโดยไม่รู้ตัว ในบทความนี้เราจึงจะมาเล่าว่า จะหลีกเลี่ยงการจุกจิกอย่างไรได้บ้าง เพื่อช่วยให้สภาพแวดล้อมในการทำงานดีขึ้น และยังช่วยให้ทีมพัฒนาตนเองได้มากขึ้น
บทความของ Harvard Business Review จาก Colin M. Fisher, Teresa M. Amabile และ Julianna Pillemer แสดงให้เห็นว่า พนักงานไม่ชอบและหงุดหงิดต่อความช่วยเหลือที่ไม่จำเป็น หรือไม่ได้ขอให้ช่วย กลับกันหากหัวหน้าเข้ามาช่วยเหลือที่มาในเวลาที่เหมาะสม และตรงกับปัญหาจริง ๆ ก็จะส่งผลดีมากกว่า ในบทความยังกล่าวถึงคำของ พลเอก George S. Patton แห่งกองทัพสหรัฐฯ ที่เคยพูดไว้ว่า “อย่าบอกคนอื่นว่าควรทำอย่างไร แค่บอกให้รู้ว่าให้ทำอะไร แล้วเขาจะทำให้คุณประหลาดใจด้วยความคิดสร้างสรรค์ของเขาเอง”
มีอีกหนึ่งบทความจาก Forbes โดยคุณ Mark Samuel ได้กล่าวว่า “สิ่งที่ผู้หัวหน้ากังวลมากที่สุดคือ การเสียการควบคุมผลงาน โดยเฉพาะเมื่อมีประวัติพลาดกำหนดเวลาหรือคุณภาพไม่สม่ำเสมอ” จึงคิดว่าวิธีเดียวที่จะรับประกันความสำเร็จคือการจับตาดูทุกสิ่งที่ทีมทำ ซึ่งในความจริงมันกลับกลายเป็นวิธีคิดที่ผิด และส่งผลเสียมากกว่าเดิมเสียอีก
ถึงแม้จะรู้อยู่แล้วว่า Micromanagement เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ แต่บางทีหัวหน้าอาจไม่รู้ตัว จึงต้องสังเกตตัวเองบ่อย ๆ ว่า เราเริ่มจะจู้จี้จุกจิกเกินความจำเป็นแล้วหรือเปล่า เช่น การอธิบายงานแบบละเอียดเกินความจำเป็น การเช็กงานกับทีมบ่อย จนทีมไม่ได้ตัดสินใจเอง รวมถึงการไม่ให้อิสระต่อทีม ปิดโอกาสรับฟังแนวคิดใหม่ ๆ ซึ่งส่งผลกระทบร้ายแรงต่อทีมและอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟได้
3 กลยุทธช่วยหัวหน้าในการหลีกเลี่ยง Micromanagement
1. จังหวะเวลาที่เหมาะสม
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ จังหวะที่เหมาะสม หัวหน้าไม่จำเป็นที่จะต้องพุ่งเข้ามาแก้ปัญหาทุกครั้งที่เห็น แต่ควรรับฟัง และรอให้ท่าที และเข้าไปให้คำแนะนตอนทีมแสดงว่าต้องความช่วยเหลือ ซึ่งนอกจากจะเป็นการให้ทีมได้แก้ปัญหาเองแล้ว ยังเป็นการแสดงความเคารพซึ่งกันและกันอีกด้วย เช่น ฝ่ายออกแบบกำลังถกเถียงกันเรื่องธีมของงานที่จะจัด หัวหน้าอาจไม่เข้าไปแทรกบอกว่าควรทำอย่างไรในทันที แต่รอเมื่อถึงเวลาที่ทีมอยากได้คำแนะนำ และเสนอมุมมองใหม่ต่อทีม ซึ่งทำให้ทีมผ่อนคลาย และต่อยอดงานได้ดียิ่งขึ้น
2. ชัดเจนในจุดยืน
ต้องย้ำจุดยืนชัดเจนว่าที่หัวหน้ากำลังทำอยู่ไม่ใช่การ ‘ตรวจสอบ’ แต่เป็นการ ‘สนับสนุน’ เพราะถ้าหากไม่แสดงให้ชัด ทีมอาจคิดว่าถูกจับตามอง เลยเกิดความกลัว ไม่กล้าขอความช่วยเหลือ ซึ่งอาจส่งผลเสียในแง่ประสิทธิภาพและความคิดสร้างสรรค์ เช่น หากทีมกำลังเตรียมข้อมูลสำหรับการประชุมครั้งต่อไป แล้วหัวหน้าเดินผ่านมามองหลายครั้ง โดยไม่พูดอะไร อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ ดังนั้นหัวหน้าควรพูดไปเลยเลยว่า “สงสัยอะไรก็ถามได้เลยนะ” หรือ “ไม่เข้าใจตรงไหนหรือเปล่า” ทำให้ทีมผ่อนคลายและเปิดใจมากขึ้น
3. เข้าใจจังหวะของทีม
ปัญหาบางเรื่องที่ต้องใช้เวลาในการเข้าใจ ซึ่งกลยุทธ์นี้ความช่วยเหลือจะเปลี่ยนไปตามสถานการณ์ ว่าทีมต้องการคำแนะนำแบบเข้มข้นในระยะสั้น เช่น หัวหน้าเข้ามาช่วยเรื่องการออกแบบ โดยการนั่งฟังก่อน ค่อยเสนอไอเดีย เพื่อให้ทีมได้งานเพิ่มไปต่อยอด หรือแค่การช่วยเคลียร์ทางเป็นระยะในระยะยาว เช่น ทีมยุ่งมากจนไม่มีเวลาจัดการงานประชุมรวมถึงคุยกับลูกค้า หัวหน้าอาจเข้ามาช่วยประชุมแทน คุยกับลูกค้าแทน เป็นต้น
การบริหารอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่การควบคุม หรือจับตามองทุกอย่าง
แต่คือการช่วยเหลือและสนับสนุนให้ทีมทำงานได้ดีที่สุดในแบบของตัวเอง เมื่อหัวหน้าเข้าใจและนำกลยุทธ์ไปปรับใช้ ที่ทำงานจะกลายเป็นพื้นที่ที่มีพลัง สร้างผลงานที่ดี และทุกคนอยากอยู่ต่อ
ที่มา
- Three Steps To Drive Results Without Micromanagement
- Micro Managing Meaning and How to Avoid It at Work
- How to Help (Without Micromanaging)
