การลำดับความสำคัญ ปัญหาที่ทุกคนต้องเคยเจอ 😤
เชื่อเลยว่าหัวหน้าหลายคน มักจะเจอปัญหาเรื่องลูกทีมมักขาดความเข้าใจ ในการลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำ ตัวอย่างเช่น เราเพิ่งกำหนดเวลาประชุมที่สำคัญ ซึ่งเราเคลียร์นัดทุกอย่างเพื่อนำประชุมนี้มาคุยกับทีม ทว่าลูกทีมบางคนกลับไม่สามารถที่จะเข้าประชุมนี้ได้ เพราะกำลังติดงานอื่น
ปัญหาเหล่านี้ต่างทำให้เราประหลาดใจว่า ทำไมเรื่องง่าย ๆ อย่างการลำดับความสำคัญนั้น ลูกทีมกลับทำไม่ได้ ซึ่งเอาเข้าจริงเรื่องหนึ่งที่ต้องยอมรับคือ บางคนทำไม่ได้ก็เพราะช่องว่างทางทักษะของสมาชิกในทีมต่างกันเกินไป คนนึงบริหารบางจุดได้ช้า อีกคนบริหารบางงานได้ไว ทว่านอกเหนือจากนั้น อีกสาเหตุหนึ่งที่เรามักมองข้ามไป คือเราเผลอสร้าง ‘วัฒนธรรมแห่งความเร่งด่วน’ ขึ้นมาโดยไม่รู้ตัว
ความถี่ ปริมาณ และความคาดหวังขององค์กรนั้นคือปัจจัยที่ทำให้เกิดวัฒนธรรมแห่งความเร่งด่วนขึ้นมา โดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งขัดขวางความสามารถในการลำดับความสำคัญของคน
วัฒนธรรมแห่งความเร่งด่วน ก็คือการส่งต่องานที่องค์กรหวังความรวดเร็ว สั่งวันนี้เอาเมื่อวาน หรือเราคาดหวังว่าลูกทีมจะแอ็กทีฟกับงานทันที ซึ่งมันทำให้ Work-flow การทำงานนั้นเร็วก็จริง แต่ขณะเดียวกันลูกทีมบางคนก็ได้รับปริมาณงานยิบย่อยเข้ามา อาทิอยู่ ๆ เพื่อนก็ฝากให้ช่วยเช็กงาน, อยู่ ๆ ลูกค้าก็โทรมาคุย ทำให้ตารางถูกแทรกโดยไม่ได้ตั้งใจ พอสะสมเข้าก็ทำให้หลายคน ขาดความเข้าใจในการลำดับความสำคัญของงาน
สิ่งเหล่านี้ทำให้พนักงานตกอยู่ในสถานการณ์ลำบาก เพราะเราให้ความสำคัญกับการตอบสนองอย่างรวดเร็ว จนลูกทีมรู้สึกกดดัน จนบางครั้งการลำดับที่ผิดพลาดนี้ก็ทำให้เขาพาลเข้าใจหัวหน้าไม่ดีอีก ฉะนั้นแล้วสิ่งที่จะช่วยเราได้มากขึ้นคือ การที่หัวหน้าต้องคอย Remind ลูกทีมเป็นระยะ ซึ่งจะช่วยบีบเวลางานให้เสร็จ และขับเคลื่อนโปรเจกต์จนจบได้
แต่เชื่อเถอะว่าการคอยตามตลอด นอกจากจะทำให้เราเหนื่อยมากขึ้นแล้ว ยังทำให้ลูกทีมอึดอัด เพราะเราอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ทุกสิ่งถือเป็นเรื่องเร่งด่วน ฉะนั้นแล้วไม่ว่าจะอายุเท่าไหร่ หลายคนก็ยังประสบปัญหาในการจัดลำดับความสำคัญอยู่เสมอ
แล้วเราจะจัดการเหตุการณ์นี้ยังไงดี ซึ่งในเว็บไซต์ LinkedIn ก็ได้มีคนออกมาแชร์เทคนิคในการช่วยให้ลูกทีมลำดับความสำคัญของงานได้ด้วย
🌟 1. ชมให้บ่อย ขอฟีดแบ็กอย่าให้ขาด 🌟
การสื่อสารไม่ชัดเจนถือเป็นต้นตอของหลายปัญหา ยิ่งคนที่ Work From Home ก็ยิ่งควรตระหนัก ว่าทำไม เราถึงควรสร้างวัตถุประสงค์ที่ทำให้การสื่อสารเป็นไปในทิศทางที่ราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยถึงเป้าหมาย ความคาดหวัง และผลลัพธ์อย่างสม่ำเสมอ
หัวหน้าควรให้ข้อเสนอแนะ อัปเดต และชมลูกทีมเป็นประจำ ซึ่งการสนับสนุนให้พวกเขาร่วมแชร์ความเห็น จะช่วยลดข้อกังวลใจของลูกทีม และหลีกเลี่ยงการเข้าใจผิดได้
🤝 2. เจรจาหาจุดตรงกลาง 🤝
ขั้นตอนต่อมาคือการเจรจากับประนีประนอม เราควรรับทราบ และเคารพมุมมองที่แตกต่างกันของพวกเขา ซึ่งหัวหน้าต้องหาจุดร่วมที่อยู่ตรงกลางกับความต้องการของทุกคน ในแบบที่สามารถยืดหยุ่น และปรับตัวได้
💪 3. กระจายงานตามจุดแข็ง 💪
ขั้นสุดท้ายของการลำดับความสำคัญของทีม คือการกระจายงานกับมอบอำนาจตัดสินใจให้พวกเขา ซึ่งเราควรมอบหมายงานตามทักษะ จุดแข็ง และความชอบของทีม โดยให้อิสระพวกเขาในการทำให้เสร็จสิ้น
นอกจากนั้นหัวหน้าควรจัดหาทรัพยากร การสนับสนุน และคำแนะนำที่จำเป็นให้ลูกทีม เราเองก็ต้องไว้วางใจให้พวกเขาแก้ไขปัญหา ซึ่งการสนับสนุนให้พวกเขาทำงานร่วมกันตามความเชี่ยวชาญ จะช่วยปั้นไอเดียที่ดีออกมาได้
และสิ่งหนึ่งที่เราต้องไม่ลืมคือ ‘หัวหน้าก็สามารถขอความช่วยเหลือเรื่องการลำดับความสำคัญได้เช่นกัน’ 😉
บ่อยครั้ง คำแนะนำในข้อต่าง ๆ มักไม่ถูกนำมาใช้ เพราะลำพังหัวหน้าเองก็บริหารได้ยาก หรือองค์กรมีขนาดใหญ่เกินไป
ทว่าสิ่งที่สามารถทำได้คือ เราอาจจะขอประชุมเฉพาะระดับหัวหน้าด้วยกัน โดยมีวัตถุประสงค์ในการหาวิธีแก้ปัญหาต่าง ๆ อาทิ ประชุมหัวหน้าเรื่องวิธีช่วยให้ลูกทีมลำดับความสำคัญ ก็ต้องมีการพูดถึงปัญหา วิธีแก้ และสิ่งที่ทุกคนต้องปฏิบัติร่วมกัน เพื่อช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานได้ดีขึ้น
สิ่งสำคัญคือ หัวหน้าอย่างเราควรรับฟังพวกเขาให้มาก หมั่นติดตามงาน และคอยอัปเดตอยู่เสมอ ซึ่งการให้พวกเขารับผิดชอบงานตามเวลา จะช่วยให้ลูกทีมเข้าใจความสำคัญของการลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้นเลยล่ะ
แปล เรียบเรียง: พีรพล สดทรัพย์
ที่มา
- How can you manage a team with conflicting priorities?
- Leaders: This Is Why Your Team Doesn’t Know How to Prioritize Its Work
- The prioritization problem
