หลายครั้ง เรามักจะรับพนักงานโดยไม่ประเมินศักยภาพหรือตอนนั้นเขาบอกว่าทำได้ แต่พอทำจริงกลับทำไม่ได้ นั่นจึงเป็นเหมือนกับการที่ได้พนักงานที่ไม่ตรงปกเข้ามาในองค์กร ซึ่งเป็นปัญหาใหญ่ที่หัวหน้าหลายคนต้องเผชิญ
การจัดการกับพนักงานที่ไม่ตรงปก เป็นงานละเอียดที่ต้องใช้วิธีการวางแผนอย่างรอบคอบ รวมถึงพูดคุยกันด้วยความเข้าใจ เพราะสำหรับหัวหน้าแล้ว การต้องพูดคุยกับพนักงานถึงประเด็นนี้เป็นเรื่องท้าที่ทายอย่างมาก ซึ่งหลายคนก็ไม่อยากให้เกิดความไม่สบายใจกับลูกน้องตามมา
ในบทความของ Harvard Business Review ได้อธิบายไว้ว่า การจัดการกับลูกทีมที่ไม่ตรงปก เป็นปัญหาที่ลีดเดอร์หลายคนต้องเผชิญ แม้ลูกทีมจะมีประสิทธิภาพต่ำ แต่เขาก็ไม่อยากให้การพูดคุยกับลูกทีมนั้นมีปัญหา ฉะนั้นเพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ในบทความจึงแนะนำวิธีการพูดคุยเพื่อแก้ปัญหาด้วยการ ‘ให้ลูกทีมประเมินตนเอง’ เพื่อหาแนวทางแก้ปัญหาที่ต่างออกไป
เมื่อจะเริ่มพูดคุยถึงการแก้ปัญหา เราควรเริ่มการสนทนาโดยขอให้พนักงานแต่ละคนมาประเมินผลงานของตนเอง เพราะแทนที่จะกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่เราไม่รู้ การประเมินตนเองจะช่วยป้องกันไม่ให้เราถูกมองแย่ ๆ จากลูกทีมได้ โดยข้อมูลจากแบบประเมิน ทำให้เราสามารถตัดสินได้ว่าจะรับมือกับพวกเขาอย่างไรในขั้นต่อไป
นอกเหนือจากการประเมินแล้ว เราควรเริ่มต้นการพูดคุยด้วยการถามลูกทีมว่า พวกเขาคิดว่าตนเองสามารถบรรลุเป้าหมายได้ยังไง ซึ่งเราสามารถขอให้ลูกทีมเขียนตัวชี้วัด รวมถึงประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา ซึ่งการรับรู้ว่าพวกเขาพลาดอะไร จะเป็นตัวชี้วัดว่าเราจะต้องสื่อสารอะไรต่อไป
ในกรณีที่ดีที่สุด ลูกทีมจะเข้าใจตรงกันกับเราว่าพวกเขาควรปรับปรุงอะไร นั้นทำให้เราสามารถไปยังขั้นตอนถัดไปได้อย่างรวดเร็ว แม้ในบางครั้งเราอาจเห็นด้วยกับที่พวกเขาพูด แต่เราก็ไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยทั้งหมด เพียงแค่ชี้ให้เห็นจุดอื่น ๆ ที่เราคิดว่าพวกเขาควรปรับปรุงก็เท่านั้น
ทว่าในบางกรณีที่ลูกทีมอาจคิดว่าตัวเองไม่เป็นไร หรือไม่รู้ว่าตนมีปัญหา เราสามารถแชร์พวกเขาได้ด้วยการบอกว่า เราดีใจมากที่ลูกทีมทำผ่านโปรเจกต์มาได้ แต่น่าเสียดายที่อาจมองข้ามไปบางอย่าง ซึ่งหัวหน้าสามารถบอกให้ลูกทีมแชร์ข้อมูลเพิ่มเติมว่า พวกเขาทำสิ่งนั้นได้ยังไง แล้วมาพูดคุยเพื่อหาทางออกร่วมกันว่า พวกขาดอะไรไปที่ทำให้เราไม่สามารถรับรู้ว่าเขาทำได้ดี
ต่อจากนั้น เราจึงคุยเพื่อชี้แจงเรื่องที่ไม่สามารถเจรจาต่อรองได้ เมื่อเราได้พูดคุยกันแล้วว่าประสิทธิภาพการทำงานของลูกทีมต้องได้รับการปรับปรุง เราสามารถจัดทำตารางความคาดหวังอย่าง KPI รวมถึงขอบเขตที่ไม่สามารถเจรจาต่อรองได้
ท้ายที่สุดเมื่อเรากับลูกทีมได้คุยกันแล้ว ให้สรุปการประชุม โดยถามพวกเขาว่าวางแผนที่จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานตรงตามเป้าได้ยังไงบ้าง จากนั้นเราก็เติมช่องว่างตามสิ่งที่พวกเขาแบ่งปัน และตกลงเรื่องไทม์ไลน์ รวมถึงแผนการสื่อสาร นอกจากนั้น อย่าลืมบอกพวกเขา ถึงเดดไลน์ที่ลูกทีมคนนั้นต้องใช้ในการบรรลุข้อตกลง และจะเกิดอะไรขึ้นถ้าหากพวกเขาทำตามเป้าหมายไม่ได้
ครั้งต่อไปที่ ถ้าเราพบว่าตัวเองมีปัญหาในการเผชิญหน้ากับลูกทีมที่ไม่ตรงปก ลองเริ่มด้วยการขอให้พวกเขาประเมินผลงานของตนก่อน เพราะการมีส่วนร่วมในการเจรจาแทนที่จะออกคำสั่ง จะช่วยลดงานของเราลงไป จนท้ายที่สุดพนักงานของเราก็จะประทับใจที่ได้รับคำเชิญให้ร่วมมือกันปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงมีส่วนร่วมในการค้นหาวิธีแก้ปัญหา ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะเป็นการส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความรับผิดชอบ และความสำเร็จขององค์กรได้
แปล เรียบเรียง: พีรพล สดทรัพย์
ที่มา
- How to Talk to an Employee Who Isn’t Meeting Their Goals
- How Leaders Can Push Employees Without Stressing Them Out
